5. Яка відмінність між документами терміновими і нетерміновими?

За терміном виконання документи поділяються на термінові і нетермінові. Перші вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. Цю категорію становлять також ті з них, котрі є терміновими за способом відправлення або вручення (телеграми, фототелеграми, телефонограми, посвідчення про відрядження та таке інше), з позначкою “Терміново”,  “Дуже терміново”. Усі останні вважаються нетерміновими, їх виконують у разі необхідності у межах строків, установлених керівництвом.

6. Що таке бланк? Якi види бланкiв пропонують стандарти на документацію для установ, органiзацiй, пiдприємств? Чим рiзняться бланк листа I загальний бланк?

Бланк - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від 1 вересня 2003 року.

Він установлює такі види бланків:

- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листа;

- бланк листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

Послуговуючись загальним бланком організації, установи, розробляють бланки структурних підрозділів або бланки посадової особи, якщо ця особа мас право підпису документа.

Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити: (М, 02, fl3, 04" 06, 07, 08, 09, J4. Можна розміщувати обмежувальні позначення для реквізитів: Ц, 12,19, 20.

Бланк конкретного виду документа містить реквізити: 01,02, 03, 04, 05, 06,02, 0£, J0,14, а також обмежувальні позначення для реквізитів: 11,12,12,20.

Реквізити можуть розташовуватись одним із способів:

o центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

o прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Бланки виготовляють на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Реквізити друкують українською мовою.

Згідно із Законом України "Про мови в Українській PCP" суб'єкти України мають право реквізити 06,02, 0§, 09 друкувати українською мовою та мовою національних меншин на одному рівні поздовжнього бланка.

Установи, що листуються з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: українською (ліворуч), іноземною (праворуч).

Бланки можна облікувати, проставляючи порядкові номери нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому березі зворотного боку бланка.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату A4 (2І0 х297 мм) і А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати і папір формату A3 (297 х 420 мм) та А6 (105 х 148 мм).

Документи повинні мати такі береги (в мм):

o 30 - лівий;

o 10 - правий;

o 20 - верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.