6. Що таке оригiнал управлiнського документа? копiя документа?

Оригінал - це документ, створений уперше і належним чином оформлений.

Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копія рівнозначні.

Копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику позначку “Копія” і завірена у певному порядку.

Розрізняють три різновиди копій: відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв’язку з втратою (чи з іншої причини) оригіналу. Дублікат має однакову зі справжнім документом юридичну силу.

7. Що таке реквiзит документа? Формуляр документа?

Реквізит - це обов'язковіш елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр документа – внутрішня структура, зміст і стилістичні особливості тексту документа, які вперше сформував французький ерудит – Жан Мабільон. Характерною рисою формуляра є сталість побудови. Розрізняють умовний (найзагальніша схема побудови документів в цілому), абстрактний (загальна схема побудови документів певного різновиду), конкретний (схематична структура певних груп документів усередині конкретного виду документів) та індивідуальний (схема побудови окремо взятого тексту) формуляри.

8. Що таке формуляр-зразок? Скiльки реквiзитiв формуляра-зразка для системи Скiльки реквiзитiв формуляра-зразка для системи ОРД пропонує ДСТУ 4163-2003? Який реквізит є нововведеним у порівнянні з ГОСТ 6.38-90?

Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.

8. Як оформити додаток до документа?

Складаючи основний документ (заява, стандартний договір, наказ тощо) потрібно пам'ятати, що при необхідності додатка до нього пояснюють і уточнюючих документів слід правильно їх оформити. Недотримання правил може зробити юридично недійсним і основний документ. Тому будьте уважні і пам'ятайте про те, що дії з оформлення додатків строго регламентовані і вимагають неухильного дотримання нормативів ГОСТу Р 6.30-2003.

1Для початку підготуйте документи, які повинні стати додатком до основного документу (листа, договору тощо). Це можуть бути графіки (таблиці, переліки, акти тощо), надруковані на окремих аркушах, скріплені по кілька листів в один документ або брошури.

Пронумеруйте їх відповідно до рекомендацій з оформлення додатків, перерахованими в Гості.

2На кожному з цих документів зробіть позначку про програму. На першому аркуші документа напишіть у верхньому правому куті "Додаток №" і поставте порядковий номер. Відразу під ним напишіть назву розпорядчого документа "до договору про надання послуг" та його реквізити (номер і дату підписання).

3Позначку про програму помістіть і в основний документ.

Це можна зробити в тексті у відповідному розділі розпорядчого документа. Наприклад, при перерахуванні прийнятих постанов зробити посилання в кінці кожного пункту з зазначенням номера програми, відповідного даного питання. Але в більшості випадків для переліку відводиться місце в кінці основного документа. В такому випадку розділ "Додаток" розміщують відразу під основним текстом, але до підписів.

4Безпосередньо після зазначення назви розділу помістіть перелік документів, оформивши його у вигляді пронумерованого списку. У ньому приведіть найменування, кількість аркушів та примірників, не забуваючи про дотримання нумерації. Кількість листів в брошурах не потрібно вказувати. Для документів, що мають власні програми, необхідно зробити про це відмітку. При цьому кількість аркушів вказати загальне, тобто "всього".