8.5. Системы серии «Референт»

Системы семейства «Референт» состоят из оболочки и инфор­мационных модулей. В настоящее время наибольшей популярно­стью пользуется оболочка «Референт-2000». Она позволяет одно­временно работать с локальными базами данных и с Интернет-серверами правовой информации, а также создавать внутри обо­лочки собственную базу данных с мощным редактором и инстру­ментами администрирования.

Основные модули системы «Референт» подразделяются на груп­пы федерального и регионального законодательств, электронные издания и справочники, документы пользователей. Базы «Рефе­рента» поставляются и в профильных специализированных паке­тах, различающихся количеством документов.

Справочные правовые системы семейства «Референт» имеют удобный дружественный интерфейс и реализуют все основные функции традиционных правовых баз по поиску документов, а также по работе со списком и текстом документов (рис. 6.4).

Интерфейс «Референта» максимально приближен к Windows, благодаря чему пользователю не потребуется тратить много вре­мени на освоение программы. «Референт» поддерживает функцию Drag and Drop, позволяющую при формировании запроса для поиска документов перемещать информацию по экрану при по­мощи мыши.

Встроенный редактор документов позволяет не только редактировать тексты, но и создавать карту документа, вносить комментарии, а также вставлять графические изображения, в том числе и анимированные (движущиеся), и расставлять гипертек­стовые ссылки.

Еще одной особенностью оболочки «Референт» является воз­можность создания и ведения собственной базы документов, со­держащей до 200 документов, включая графику и видео. Эта функ­ция особенно интересна для фирм с небольшим документооборо­том и численностью.

Крупным фирмам предлагается система хранения документов объемом до 65 000 документов.

«Референт-Сервис» активно развивает свою деятельность в об­ласти информационных технологий и работы в сети Интернет, а также сотрудничает с издательствами «Современная экономика и право» и «Дело и Сервис». Результатом этого сотрудничества яв­ляются полные электронные версии большого количества журна­лов этих издательств.

Для обеспечения удаленных пользователей возможностью по­лучения правовой информации из системы «Референт» предус­мотрена работа в режиме Клиент-Сервер.

9.6. Интегрирование бухгалтерских программ и правовых баз

Интегрирование правовых баз и специализированных бухгал­терских программ — это новое направление в развитии информа­ционных технологий для бухгалтера и экономиста. Такой подход позволяет использовать учетную бухгалтерскую систему и право­вую базу как две, дополняющие друг друга программы.

Это решение позволяет бухгалтеру, не прерывая расчетов, уто­чнить информацию по интересующей теме, например при изме­нениях в бланках отчетности можно одновременно ознакомиться с инструкцией по заполнению этих бланков.

Организация поиска документов в СПС. Приведем некоторые общие рекомендации по поиску документов в СПС.

1. При формировании запроса поиска старайтесь заполнять ми­нимальное число полей, поскольку чем больше полей заполнено, тем больше риск потерять нужный документ по причине неверно­го задания его реквизитов.

2. Помните, что самый быстрый поиск происходит при наборе номера документа, поэтому, если вы знаете о документе все, вклю­чая его номер, то прежде всего наберите номер. Вполне возмож­но, что другие реквизиты для поиска документа вам не потребу­ются.

3. Следует формировать несколько вариантов запроса как пу­тем заполнения различных полей запроса поиска, так и выбирая различные значения в конкретном поле.

4. При полнотекстовом поиске документов желательно задавать несколько синонимов интересующего вас термина, поскольку в различных документах авторы зачастую используют близкие по значению, но не идентичные термины.

5. Вид документа следует задавать в случае полной уверенно­сти, что искомый документ имеет именно такой вид.

6. Заполнение карточки поиска проводите до тех пор, пока ко­личество найденных документов не станет приемлемым. Считает­ся, что поиск проведен хорошо, если сформированный список не превышает 30...50 документов.

7. Используйте системы фильтрации, ускоряющие процесс на­хождения нужных документов.

8. Большие списки найденных документов начинайте просмат­ривать с самых свежих по дате принятия — это позволит избежать просмотра устаревших актов.

9. Сохраняйте часто используемые документы в папках, а уста­новка электронных закладок поможет вам быстро найти нужное место в документе большого объема.

10. Используйте предварительный просмотр при печати доку­ментов.

Принципы выбора СПС. При принятии решения о выборе той или иной СПС, да и при использовании ее в работе встает воп­рос, на какие же ключевые свойства систем нужно обратить вни­мание в первую очередь. Единой шкалы оценки качества СПС не существует, поэтому пользователю целесообразно оценивать СПС по следующим критериям:

• источники информации для системы, которые обеспечивают достоверность и надежность информации, ее полноту;

• качество юридической обработки документов в системе;

• надежность работы системы;

• удобство работы с системой, поисковые и другие возможно­сти;

• гибкость информационных комплектов и условий поставки;

• возможность обучения работе с системой и широкий спектр оказываемых сервисных услуг.