Створення звіту в режимі конструктора

Режим конструктора надає найбільші можливості в створенні звіту (рисунок 13).

Рисунок 13 - Відображення звіту в режимі конструктора

Якщо звіт вже відкритий, то для переходу в режим конструктора натискуйте кнопку Вигляд на панелі інструментів. Частина форми, звіту або сторінки доступу до даних, наприклад, заголовок, примітка або область даних називається розділом. У режимі конструктора розміщувані в звіті розділи видно у вигляді смуг.

Розділи друкуються таким чином:

• Заголовок звіту (Report Header) — друкується у верхній частині першої сторінки звіту.

• Верхній колонтитул (Page Header) — друкується у верхній частині кожної сторінки. '

• Заголовок групи (Group Header) — використовується для виділення кожної групи, якщо передбачається групувати звіт, наприклад, по датах.

• Область даних (Details) — містить дані, які друкуються для кожного з тих записів в таблиці або запиті, на яких заснований звіт.

• Примітка групи (Group Footer) — поміщається в кінці групи або записів при роздруку таких розрахунків як проміжні або підсумкові суми.

• Нижній колонтитул (Page Footer) — відображується в нижній частині кожної сторінки. Зазвичай містить таку інформацію як номер сторінки, дата, інформація про автора.

• Примітка звіту (Report Footer) — друкується під нижнім колонтитулом на останній сторінці звіту.

Для створення зв'язку між звітом і його вихідними даними застосовуються елементи управління. Ними можуть бути поля, що містять імена або числа, написи для заголовків. Поля можна поміщати в будь-який розділ звіту, але, як правило, їх розміщують в області даних. Аби додати в полі рамку тексту, перетягнете її із списку полий таблиці або запиту, на підставі якого зроблений звіт, в звіт.

Спосіб відображення відомостей в кожному розділі визначається розташуванням елементів управління, такі як написи і поля. Виділите елементи управління: поле, прапорець, прямокутник або кнопка, які будуть розміщені в звіті. У, меню Формат (Format) виберіть команду Групувати (Group) . Відзначимо, що для створення групи потрібно виділити хоч би два елементи управління.

Створення подлагодженого звіту

Підлеглий звіт можна створити в існуючому звіті, можна додати існуючий звіт в інший звіт як підлеглий. Якщо підлеглий звіт має бути пов'язаний з головним звітом, то спочатку переконаєтеся в правильності встановлених зв'язків між таблицями. Зв'язок забезпечує відповідність записів, що виводяться в підлеглому звіті, записам в головному звіті. Для створення підлеглого звіту в існуючому звіті виконаєте наступні дії:

• перейдіть у вікно бази даних і на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виділите значок Звіти (Reports) . Клацніть в списку об'єктів в правій частині вікна звіт, яка використовуватиметься для головного звіту, і натискуйте кнопку Конструктор (Design View) на панелі інструментів;

• переконаєтеся, Що кнопка Майстра на панелі елементів натискує. Для того, щоб вивести або приховати панель елементів, виберіть в меню Вигляд (View) команду Панель елементів (Toolbox) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів;

• натискуйте кнопку Підлегла форма/отчет (Subform/Subreport) на панелі елементів;

• виберіть в звіті місце, в яке потрібно помістити підлеглий звіт;

• слідуйте інструкціям діалогових вікон майстра підлеглих звітів (рисунок 14);

• натискуйте кнопку Готово (Finish) для додавання в звіт елементу управління підлеглого звіту.

Рисунок 14 - Діалогове вікно майстра підлеглих звітів