VI 1лновка фонового рисунка

Обычный монотонный фон, контрастирующий с цветом текста (например, Ч»|шый текст на светлом фоне), чаще всего на практике является лучшим вариан- м 1м дизайна формы. Однако иногда форму может потребоваться немного облаго- |*шить, добавив в нее рисунок. Программа Access позволяет использовать в каче- t>l не фона как один большой рисунок, так и серию упорядоченных рисунков.

Чтобы в качестве фона формы использовать рисунок, выполните следую­щие действия.

I. Выделите форму. I 2. Откройте окно свойств

3. .Перейдите к вкладке Макет,

4. В строке Рисунок щелкните на кнопке с троеточием. Откроется лм.пнм

говое окно вставки рисунка.

3. Выберите файл рисунка, который собираетесь использовать в кач< < им* фона, и щелкните на кнопке ОК.

4. В строке Масштабы рисунка выберите одно из следующих значении

Фрагмент. Рисунок будет отображаться на форме в своих исхолньм размерах. Если его размеры превышают размер формы, рисунок Gyjiffl обрезан.

Вписать в рамку. Рисунок масштабируется таким образом, чтобы нН полнить собой всю форму независимо от исходных пропорций.

По размеру рамки. Рисунок масштабируется таким образом, чтоОЛ заполнить форму либо по вертикали, либо по горизонтали; при ним исходные пропорции рисунка сохраняются.

3. В строке Выравнивание рисунка выберите один из предлагаемых при граммой стилей (по центру, сверху слева и т.п.).

4. Если в строке Масштабы рисунка выбран пункт, отличный от пункт Вписать в рамку, в строке Мозаичное заполнение вы можете выбрит! значение Да. В этом случае рисунок будет повторен на форме столькв! раз, сколько нужно для заполнения всего ее пространства. В случае вы бора значения Нет рисунок будет одиночным.

5. Закройте окно свойств. Предупреждение

Так же как и в случае с выбором цвета фона, тщательно подходите к выбору ри сунка. Слишком сложный рисунок может сделать форму неудобной для работы.

ПРАКТИКУМ

Защита формы и данных от других пользователей

В производственной среде формы чаще всего создаются для использования в ка-1 честве интерфейса доступа к данным. Профессионально разработанная форма дает возможность обычному пользователю легко получить доступ к данным, в ю же время ограждая его от тех полей, смысл которых ему неизвестен (например, поля первичных ключей или конфиденциальных данных). Создание приличной бизнес-формы требует значительных усилий, так что если вы не хотите, чтобы ре-1 зультат вашего труда вследствие случайных или преднамеренных действий дру­гих пользователей подвергся изменению (уже не говоря о несанкционированном изменении данных), внимательно прочитайте изложенный ниже материал.

■роцммма Access способна помочь защитить как саму форму, так и связан- [ | ней данные. Окно свойств формы содержит ряд параметров, позволяю­щий» граничить состав действий, которые пользователи могут выполнять |ц форме (и с формой).

■Miniи.| защитить дизайн формы, вы можете воспользоваться следующими 1|р»'дствами.

Для защиты размеров формы от изменений. В окне свойств формы перей- \ дин' к вкладке Макет и в строке Тип границы выберите любое значение, отлич­ной от Изменяемая.

Для запрета максимизации и минимизации формы В окне свойств формы перейдите к вкладке Макет и в строке Кнопки размеров окна выберите значе­ние Отсутствуют. Если вы хотите разрешить только максимизацию окна, выбе­рите значение Развертывания; если же только минимизацию - Свертывания.

Для запрета перемещения формы. В окне свойств формы перейдите к нкладке Макет и в строке Допускается перемещение выберите значение Нет.

Для запрета использования другими пользователями отдельных пред­ставлений формы. В окне свойств формы перейдите к вкладке Макет и в сле­дующих строках установите значение Нет (для тех режимов, которые вы хотите 1апретить): Режим формы. Режим таблицы, Режим сводной таблицы, Режим сводной диаграммы

Для запрета изменения дизайна в представлении формы В окне свойств формы перейдите к вкладке Другие и в строке Разрешить изменения макета установите значение Только режим конструктора.

Предупреждение

Все описанные выше параметры способны защитить от вмешательства поль­зователей только некоторые аспекты конструкции формы (например, разме­ры и положение окна и т.п.) Если же вы хотите вообще запретить пользовате­лям доступ в режим конструктора, вам потребуется установить доступ к базе данных на уровне пользователей, а затем для конкретных учетных записей за­претить доступ к изменению форм. Для этого выберите в меню команду Сервис^Защита^ Мастер, после чего установите необходимые значения в окнах мастера, создав рабочую группу. После этого для работы с разрешениями выберите в меню команду Сервис^Защитам Разрешения В поле Тип объекта выберите значение Форма и снимите флажок в поле Изменение макета.

Чтобы защитить данные формы, воспользуйтесь следующими средствами.

• Для защиты данных от редактирования пользователями В окне свойств формы перейдите к вкладке Данные и установите в строке Разрешить изменение значение Нет.

Для защиты данных от удаления пользователями. В окне свойств формы перейдите к вкладке Данные и установите в строке Разрешить удаление значе­ние Нет.

Для защиты данных от добавления новых записей. В окне свойств формВ перейдите к вкладке Данные и установите в строке Разрешить добавления значение Нет.

Для запрета просмотра пользователями уже существующих данным

В окне свойств формы перейдите к вкладке Данные и установите в строке ВяоЛ данных значение Да. Этот параметр отличается от вышеупомянутого параметЯ Разрешить добавление тем, что в активном его состоянии при вызове фОрмн программа автоматически добавляет новую пустую запись. При этом полыЛ ватель не имеет возможности просматривать уже существующие записи. ЧюбИ пользователи не могли ни просматривать существующие записи, ни добавлять НЯ вые (другими словами, чтобы они вообще ничего не могли делать с данными фчр«| мы), нужно установить в строке Разрешить добавление значение Нет, а в строш Ввод данных - значение Да.

Для разрешения доступа к данным только для чтения. В окне свойств форм мы перейдите к вкладке Данные и установите в строке Тип набора записей значение Статический. Это идентично одновременной установке в значении Нет параметров Разрешить изменение, Разрешить удаление и Разрешив добавление.

Для запрета одновременного редактирования одной записи нескольким ми пользователями. В окне свойств формы перейдите к вкладке Данные и установите в строке Блокировка записей значение Изменяемой записи. (Еел|н вы хотите, чтобы во время открытия некоторым пользователем данной формы! все остальные пользователи не могли редактировать ни одной записи таблицы, установите в данной строке значение Всех записей.)

Что читать дальше

• Об особенностях работы с полями просмотра сводных таблиц речь ший в главе 5.

• Свободные элементы рассматриваются в главе 8.

• Особенности форматирования форм обсуждаются в главе 8.

• Способы определения горячих клавиш для элементов форм обсуждаю'Гч ся в соответствующем разделе главы 8.

• О создании вычисляемых элементов речь пойдет в разделе "ИспоЛ1. зование текстовых полей в качестве вычисляемых элементов" главы 8.

• Мастер форм позволяет выбирать поля из нескольких таблиц. Подро(У но этот вопрос рассмотрен в разделе "Создание форм и подформ с по мощью мастера" главы 11.

Установка правил проверки правильности заполнения форм данными обсуждается в разделе "Предотвращение ошибок за счет проверки дай ных" главы 9

.Работа с элементами форм

Итак, вы хотите организовать фор­му 1ИКИМ образом, чтобы она внешне Цкиоминала некоторый привычный j^lM пользователей бланк. К сожале­нии'. вам не поможет методика, изло- »i иная в предыдущей главе. К приме­ру, Мастер форм, несмотря на про- шшу и быстроту работы с ним, раз- IMHHhct элементы только в нескольких Предопределенных стилях. С помо­щью представления конструктора вы рпжете перетащить поля из списка К нюбое место формы, в то же время Ццультат этой операции вряд ли вас уш ншетворит. Все это происходит по- HiMy, что в дополнение к перетягива­нию полей требуется тонкая настройка §нгментов формы, включающая в себя И» перемещение, изменение размеров, Мне i ройку форматирования и многое крутое.

'•)той тонкой настройке элементов фирмы и посвящается настоящая I шла. Вы научитесь не только встав- И1 (ь в форму элементы и манипули­ровать ними — вы на практике пой- Мггс, как создавать два самых рас­пространенных типа элементов форм: текстовые поля и надписи.

Манипуляции с элементами форм

В главе 7 "Создание и использо- ипние форм" подробно описывалось, кик в форму можно добавить поля. I iii ввода и редактирования полей

В ЭТОЙ ГЛАВЕ

Манипуляции

Создание и использование форм 1

В ЭТОЙ ГЛАВЕ 1

|И< пользование инструмента «шгоформы 3

Создание простых форм с помощью мастера 7

Навигация в форме 9

Создание формы в конструкторе 10

Что читать дальше 21

.Работа с элементами форм 21

Манипуляции с элементами форм 21

Добавление в форму надписей 33

Г" 33

Добавление в форму текстовых полей 35

Что читать дальше 39

Предотвращение ошибок за счет проверки данных 42

Использование элементов управления, ограничивающих выбор вариантов данных 48

Ввод данных с помощью элементов ActiveX 60

Что читать дальше 64

Особенности создания деловых форм 65

.Использование форм на производстве 66

Десять советов относительно создания деловых форм 67

.Создание 84

.Ill 102

Создание и настройка отчетов 102

оСоздание и публикация отчетов 104

В ЭТОЙ ГЛАВЕ 104

ЯОсобенности создания деловь отчетов 130

В ЭТОЙ ГЛАВЕ 130

.Создание 156

расширенных 156

отчетов 156

14 156

В ЭТОЙ ГЛАВЕ 156

Процесс создания многоколоночных отчетов будет подробно описан в сле­дующей главе.Создание 175

В ЭТОЙ ГЛАВЕ 175

Настройка отчета на размещение начала секции в начале строки или столбца описана в соответствующем разделе главы 14.Предметный указатель 196

Вставка элементов в форму

Присоединенные элементы можно переносить в форму, просто перетяги йИ названия полей из списка (см. главу 7). Свободные элементы (т.е. те, котпркж можно связать с некоторыми полями впоследствии) нужно перетягивать с imHfl ли элементов. На этой панели содержатся все типы элементов, которые при грамма позволяет вставлять в формы. Некоторые из этих элементов (например комбинированный список, командная кнопка, переключатель и подформа) по нащены собственными мастерами, позволяющими пошагово их настраивать (К примеру, мастера элементов обычного и комбинированного списков поит ляют, кроме прочего, определять состав своих пунктов.)

Для добавления в форму любого элемента нужно выполнить следуюиш* действия:

1. Щелкнуть на кнопке, которую вы собираетесь использовать.

2. Если данный тип элемента имеет ассоциированный с ним Мастер, л им его включения или отключения вы можете щелкнуть на кнони Мастера (рис. 8.1).

3. Переместить указатель мыши на форму к тому месту, в котором должен I находиться левый верхний угол создаваемого элемента.

4. Щелкнуть мышью и растянуть отображаемый программой контур.

5. Когда размеры и форма контура вас устроят, отпустите кнопку мыши, Программа создаст выбранный вами элемент и присвоит ему имя но умолчанию (такое как Список/;, где п — порядковый номер на форме элемента данного типа).

6. Если вставляемый элемент имеет собственный мастер и активизирова­на соответствующая кнопка панели элементов, откроется первое диа­логовое окно мастера. Далее вы можете следовать инструкциям, пред лагаемым данным мастером, и отвечать на соответствующие вопросы. J

Иногда программа Access рядом со вставляемым элементом автоматически размещает его надпись. К примеру, при добавлении текстового поля эта над пись помещается слева от него.

Совет

I Вели требуется разместить на форме несколько экземпляров одного и того же I шемента, дважды щелкните на соответствующей кнопке панели элементов. Дан- I или кнопка будет оставаться нажатой, и вы сможете нарисовать любое количество I, алиментов. После того как размещение этих элементов завершено, вы можете од- I мим щелчком отжать данную кнопку.

Выделение элементов

Перед тем как начать работу с элементом, его нужно выделить, щелкнув на К нем мышью. Если же вы планируете вести одновременную работу с несколь- : ► ими элементами, можно использовать несколько приемов:

• Удерживая клавишу <Ctrl>, щелкать на каждом из нужных элементов.

• Можно ограничить нужную область выделяемых элементов, щелкнув мышью на форме и растянув отображаемый программой контур. Все элементы, попавшие вовнутрь созданной области, будут выделенными.

• Для выбора абсолютно всех элементов формы воспользуйтесь в меню командой Правка^Выделить все (или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+A>).

Для исключения некоторого элемента из состава выделенных достаточно, [ удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкнуть на нем мышью.

После выбора множества элементов можно для них всех одновременно на­строить параметры. Следует заметить, что при выделении разнородных эле­ментов в окне свойств будут отображены только общие для этих элементов на­стройки. К тому же при попытке перемещения, удаления или изменения раз­меров одного из выделенных элементов эти действия будут автоматически применены ко всем элементам.

Форматирование элементов

Все элементы формы можно форматировать с помощью одного из предопре­деленных в программе шаблонов стилей (Автоформат). Использование этого инструмента не представляет трудности, однако если получившаяся конфигура­ция вас не вполне устраивает или вы хотите создать собственный стилевой шаб­лон, придется все же прибегнуть к ручному форматированию элементов.

Подробное описание работы с автоформатом содержится в разделе "Примене­ние автоформата в режиме конструктора" главы 7.

В первую очередь проверьте, отображается ли панель инструментов форма­тирования. Если нет, выберите в меню команду ВидОПанели инструментов²^ Формат (форма/отчет).

Теперь вы можете форматировать любой элемент, просто выделяя его и используя кнопки и списки панели инструментов форматирования (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Для форматирования выделенных элементов можно воспользо­ваться списками и кнопками панели инструментов Формат (форма/отчет)

Условное форматирование

Программа Access позволяет автоматически применять определен им II шрифт, когда значения элементов достигают заданной величины. Эта фут. ция называется условным форматированием; она удобна, когда необходим ком троль над одним или несколькими значениями. К примеру, если форма lit] пользуется для ввода величин бюджета, можно сделать так, чтобы эти пиит выделялись особым шрифтом, когда их значения превышают заранее yi ы новленные нормы. Аналогично, если в форме вычисляются некоторые знвчс ния, может понадобиться выделять определенным форматом те значения, ко торые не достигают нужной величины. В том или другом случае можно при менить условное форматирование, скажем, для того, чтобы неудовлетворн тельные величины выделялись жирным шрифтом красного цвета на фоНЯ стандартного оформления всех остальных элементов.

Для применения условного форматирования нужно выполнить следуй» i им действия:

Рис. 8.2. Диалоговое окно условного форматирования исполь­зуют для изменения формата элемента при выполнении неко­торого условия

2. Если требуется определить формат, который будет применяться при не­выполнении задаваемых ниже условий, воспользуйтесь кнопками фор­матирования в верхней части окна.

При задании условия можно использовать следующие операнды, пред­лагаемые списком:

Значение поля. Условие будет применяться к текущему значению по­ля или свободного элемента. В данном случае можно использовать операторы сравнения (например, Равно или Меньше), предлагаемые вторым списком, далее вводя одно или два значения (в зависимости от типа оператора).

Выражение. В данном случае условие будет считаться выполненным, если значение введенного выражения будет True. К примеру, если в поле выражения ввести Date () =#23/8/2004#, форматирование бу­дет применяться только для даты 23 августа 2004 года. Фокус в поле. Это условие считается выполненным, когда на данное поле указывает курсор мыши.

4. В нижней части окна с помощью кнопок форматирования определите стиль, который будет применяться к элементу при выполнении ранее заданного условия.

5. Если вы хотите определить дополнительные условия, щелкните на кнопке Добавить и повторите действия 3—4.

6. Щелкните на кнопке ОК.

Изменение размеров элементов

Любой элемент окружает невидимый прямоугольник. При выборе элемен- щ программа отображает черные маркеры выделения в угловых и средних Гочках этого прямоугольника (рис. 8.3).

Рис. 8.3. При выборе элемента программа отображает его маркеры выделения

Размеры, а также форму любого элемента можно изменять. Для этого:

1. Выделите объект, размеры которого собираетесь изменять.

2. Переместите указатель мыши на тот маркер, который собираетесь ИШ пользовать (указатель примет форму двунаправленной стрелки). В i ц чае необходимости изменения размеров по вертикали или горизонннщН используйте маркеры в центрах ребер контура. Для одновременного hi менения размеров по обоим направлениям используйте маркеры и ml ответствующих углах контура выделения.

3. Щелкните на маркере и перетяните его в нужное место, таким обратим изменяя форму контура выделения.

4. Отпустите кнопку мыши. Программа перерисует выделенный объем,! вписав его в новые формы контура выделения.

Чтобы упростить работу дизайнера, связанную с размерами элемента программа Access предлагает ряд способов автоматического управления |м i мерами. Следующие несколько разделов будут посвящены именно этим функциям.

Привязка размеров к сетке

Когда некоторый элемент переносится на форму, программа автоматически й изменяет его размеры так, чтобы он вписался в ближайшие линии сетки. >iv функцию можно отключить, сняв отметку с пункта меню Формат^Привязлн. к сетке.

При отключенной автоматической привязке к сетке вы все равно можете I выполнить ее вручную. Для этого:

1. Выделите нужный элемент.

2. Выберите в меню команду Формат^ Размера По узлам сетки. Про грамма выровняет выделенный элемент по ближайшему узлу сетки.

шитике) по размеру данных

V^s It Оольшинстве случаев программа Access устанавливает такие размеры ■IfHriiM, что информация, содержащаяся и поле, видна не в полном объеме. Неособенно заметно, когда поля перетягиваются на форму непосредственно ■ пин ка. Вместо того чтобы заниматься каждым из таких полей вручную, ^мпю воспользоваться функцией автоматизации. Эта функция устанавливает ■киг размеры поля, чтобы информация в нем была видна полностью. Для »цо нужно:

I Выделить требуемый элемент. [ I, Выбрать в меню команду ФорматоРазмер^По размеру данных.