- •Ответы к экзамену по дисциплине «Теоретические основы управления документацией» специальности 221413 «Управление качеством» Оглавление
- •История развития письменности и документа. Основные задачи документоведения История развития письменности и документа.
- •Основные задачи документоведения
- •Законодательное регулирование документирования управленческой информации
- •Основные понятия документоведения
- •Связь информации и документа. Свойства документированной информации Понятия «информация» и «документ»
- •Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
- •Признаки документа
- •Функции документа
- •Информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
- •Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника)
- •Понятия «способ документирования», «средство документирования», «система документирования». Традиционные способы документирования. Развитие технических средств письменного документирования
- •Материальные носители информации
- •Формуляр документа
- •Юридическая сила документа
- •Понятие «Система документации». Виды усд. Унификация и стандартизация
- •Этапы и методы унификации управленческих документов. Основные формы представления унифицированных текстов: текстовый, трафаретный, таблица, анкета
- •Типовые тексты.
- •Трафаретные тексты
- •Правила оформления машинописного текста. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем
- •Правила письма текстового материала
- •Приемы выделения отдельных частей текста
- •Оформление диаграмм
- •Правила графического сокращения слов и словосочетаний. Оформление дат, периодов времени и цифровой информации в документах
- •Написание дат и периодов времени
- •Оформление в документах цифровой информации
- •Гост р 6.30-2003 как основной документ, регламентирующий оформление управленческой документации
- •Требования к бланкам документов. Виды бланков
- •Правила оформления реквизитов документов
- •Особенности официально-делового стиля. Морфологические особенности языка деловой документации. Синтаксические особенности языка деловой документации
- •Трудности в употреблении имен существительных
- •Трудности в употреблении прилагательных
- •Употребление количественных имен числительных
- •Построение предложений
- •Употребление слов в однотипных падежных формах
- •Употребление деепричастных оборотов
- •Использование предлогов
- •Словосочетания
- •Организационно-правовые документы. Правила оформления, назначение Назначение
- •Правила оформления
- •Состав распорядительных документов организаций, действующих на основе единоначалия. Правила оформления
- •Распорядительные документы, принятые коллегиальными органами. Правила оформления
- •Служебное письмо. Классификация, требования к оформлению
- •Коммерческие письма. Классификация, требования к оформлению
- •Коммерческий запрос
- •Ответ на запрос
- •Предложение- оферта
- •Ответ на предложение
- •Рекламация
- •Виды протоколов. Правила оформления Виды протоколов
- •Правила оформления
- •Виды актов. Правила оформления Виды актов
- •Правила оформления
- •Виды справок. Правила оформления Виды справок
- •Правила составления
- •Правила оформления и назначение докладной, служебной, объяснительной записки Докладная записка
- •Служебная записка
- •Объяснительная записка
- •Аналитическая документация: сводка, заключение, отзыв, перечень, список
- •Документы, передаваемые средствами электросвязи
- •Хранение документированной информации. Поиск документированной информации. Табель форм документов. Номенклатура дел
- •Виды доверенностей. Составление и оформление доверенностей
- •Правила оформления претензионных писем
- •Требования к оформлению исковых заявлений
- •Международные письма
- •Постскриптум
- •Оформление второго и последующих листов письма
- •Учредительные документы. Состав, требования к оформлению
- •Электронный документ
Служебная записка
Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей - обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.
Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем.
Аналитическая документация: сводка, заключение, отзыв, перечень, список
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.
В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой.
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или несколькими показателям.
Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другие организации - руководителем.
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, проекты стандартов и др.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, по которому оно подготовлено.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласен» или «По проекту... замечаний нет».
Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ; составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы.
Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечня требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.
Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.
Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.
Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем организации.