22. Подписание и удостоверение управленческих документов

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А.Борисов
или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А.Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:     

Директор института	Личная подпись	М.В.Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В.Марьяш

     При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:     

Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по научной работе
Личная подпись	Ю.Г.Демидов	Личная подпись	К.И.Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:     

Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д.Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н.Сокова
	Личная подпись	А.С.Красавин
	Личная подпись	О.И.Рысков

23. Ограничение доступа к документу

На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу. Как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.

В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

24. Отметки на документе..

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

2.3.1 Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28)

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

2.3.2 Отметка для автоматического поиска документа (реквизит 29)

Если документ создан на компьютере, на нем делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество страниц, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.

2.3.4 Отметка о контроле (реквизит 18)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слова "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Ее цель- напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.3.5 Отметка об исполнении документа и направлении его

в дело (реквизит 27)

Завершающая отметка на документе - эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или - при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.

Например:

Сообщено по телефону О.Б.Павловой 12.05.99. В дело 03-13. И.Иванов. 14.05.2009

или:

Ответ направлен 17.06.2009 №01-13/184. Вдело 13-13. И.Иванов 19.06.2009

или:

Рассмотрено на заседании коллегии. Протокол коллегии от 12.08.2008№ 17. В дело 06-13. И.Иванов 15.08.2008

2.3.6 Отметка об исполнителе (реквизит 26)

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например,

Лопухова

Людмила Николаевна

15798 06 ,

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества, например:

Карпухин 1579806

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Семенова

Галина Константиновна

943 95 94

экз. № 1 - в адрес;

экз. №2-вотдел № 2;

экз. №3~в отдел № 10;

экз. № 4 - в дело 08.

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр. или с). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные - на обратной.

25. Оформление реквизита «текст». Таблица и анкета.

«Текст» — реквизит 19, отражающий основное смысловое содержание документа. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами), подзаголовки - с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Разделы, подразделы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов указывают с нового абзаца с красной строки. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. Первая часть содержит аргументирующую информацию (цели, задачи, причины создания документа, факты, описание ситуаций, ссылки на нормативные документы). Во второй части излагают позицию автора (выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т.д.). Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только вторую часть.

Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений.

Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов.

Текст унифицированных документов оформляют в виде: типового текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает выделение в нем постоянной и переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д.

Трафарет - форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном тексте оставляют пробелы.

Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма анкеты применяется для изложения информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении числовой или текстовой информации о нескольких объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа.

26. Назначение реквизита "резолюция", его состав и правила оформление

Реквизит “резолюция” проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами “адресат” и “текст” на первом листе документа.

Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Реквизит “резолюция” должен включать:

1. Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);

2. содержание поручения (конкретные действия);

3. срок исполнения;

4. личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

“Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.95″;

“Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.95″.

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке - поручении. Это нежелательно, т. к. в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена.

27. Язык и стиль служебных документов.

Язык и стиль служебных документов должен соответствовать требованиям делового стиля, особенностями которого являются:

- юридическая безупречность формулировок, не допускающая различных толкований и неясностей;

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность.

Нейтральный тон изложения является нормой делового стиля. Документ исходит от организации, поэтому личный, субъективный момент в тексте документа должен быть сведен к минимуму. Из языка официальных документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, образные слова и выражения. Следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов. Не употребляются эпитеты, гиперболы, метафоры.

Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру. Поэтому ему присущ безличный характер изложения текста. Это выражается в ограничении употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: «комиссией проведена проверка и установлено…», «акт подписан членами комиссии и утвержден руководителем».

Точность и ясность изложения текста документа достигаются употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов, ограниченной сочетаемостью слов, уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов, оговорок, четкой структуры предложения и текста в целом.

Требование лаконичности языка документа непосредственно связано с необходимостью уменьшения физических размеров текста и соответственно сокращения времени на обработку документной информации и ее восприятие. Требование краткости заставляет более четко продумывать и формулировать тему текста документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова и фрагменты текста, не несущие необходимой информации.

Для делового стиля характерно употребление специальных языковых средств. В документах широко используются:

1. Однотипные падежные формы взаимосвязанных имен существительных, так называемое нанизывание падежей. Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном.

Например, «предлагаем Вам варианты (чего?) решений (чего?) автоматизации (чего?) систем документационного обеспечения (чего?) органов государственного управления».

2. Ограниченная сочетаемость слов.

Например, глагол допустить во всех стилях речи может сочетаться только со словами, выражающими негативный результат деятельности: допустить просчет, допустить промах, допустить ошибку и др., но не со словами, выражающими положительное действие - допустить успех.

Наряду с этим существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля.

Например, в деловом стиле желательно использование следующих словосочетаний:

- предоставить в пользование (вместо предоставить для использования);

- направить на рассмотрение (вместо выслать на рассмотрение);

- оказывать содействие (вместо оказывать помощь);

- осуществлять контроль (вместо вести контроль);

- вносить предложения (вместо давать предложения);

- предоставить кредит (вместо выдать кредит);

- обладать правом (вместо владеть правом);

- вступать в силу (вместо входить в силу) и др.

3. Конструкции с отглагольными существительных в сочетании с полузнаменательным глаголом. Например:

- оказать содействие, а не посодействовать, помочь;

- произвести уборку, а не убрать;

- провести учет, а не учесть;

- оказать поддержку, а не поддержать;

- произвести ремонт, а не отремонтировать.

4. Преимущественно страдательные конструкции вместо форм действительного залога.

Например: «Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Министерством иностранных дел (а не: Министерство иностранных дел прорабатывает…)».

5. Применение так называемых универсальных слов, которые являются многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо однозначных определений.

Например: «До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту школьных зданий». Слово «слабо» одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо.

Из речевого состава современных служебных документов необходимо исключать:

1. Устаревшие выражения, вышедшие их активного повсеместного употребления (архаизмы или историзмы). Например:

- не «при сем направляем», а «направляем»;

- не «означенный» («вышеозначенный»), а «названный»;

- не «вышепоименованный», а «указанный» («названный»);

- не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»;

- не «настоящий акт составлен», а «акт составлен»;

2. Канцеляризмы, которые лишают тексты документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной.

Например: поставить во главу угла, в части удовлетворения запросов, обеспечить безусловное исполнение, взять под жесткий контроль, разработать планы конкретных мероприятий и т.д.

3. Слова-спутники, непременно сопровождающие какие-либо слова.

Например: критика - обязательно резкая, поддержка - всегда горячая, размах - обычно широкий и т.д.

4. Плеоназмы (от греч. pleonasmos - многословие) - слова, излишние для смысловой полноты высказывания. Не уточняя и не раскрывая мысли, они загромождают текст, затрудняют его понимание.

Например: в марте месяце, 10 человек рабочих, черновик первой версии проекта редакции и т.п.

5. Тавтологию - повторение того же другими словами, не уточняющими смысла.

Например: своя автобиография, хронометраж времени, свободная вакансия и т.п.

6. Однокоренные тавтологические выражения.

Например: следует отметить следующие недостатки, в целях улучшения работы целесообразно, объединить воедино и т.д.

28. Композиция текста управленческого документа.

Слово композиция восходит к латинскому composition, которое означает «составление, сочинение». То есть, под композицией понимается построение документа, соотношение его отдельных частей и отношение каждой части ко всему тексту как единому целому. Для наименования этого понятия наряду со словом композиция употребляются также близкие по смыслу слова построение, структура.

Композиция – в известной степени пространственная характеристика текста. Расположение долей информации, отвечающее требованиям коммуникативной задачи и определенным формальным требованиям, делает эту характеристику многозначной. Мы должны решить две, по крайней мере, задачи: что нужно и можно сказать в этом документе (определение смысла документа), и как это можно сказать, чтобы документ имел соответствующий статус. Обе задачи связаны с определением единиц, формирующими заданный текст. В число единиц, безусловно, войдут предложения, специфика которых в официально-деловом стиле – наличие большого количества устойчивых словосочетаний как опорных конструкций. Эти устойчивые словосочетания определяют композиционный каркас текста, его модальность и тональность.

В составе деловых документов отчетливо определяются границы между группами предложений, выполняющими определенную законченную функционально-смысловую роль. Микроконтекст с завершенной мыслью и направленностью, как компонент смысловой структуры документа, имеет различные наименования: «Сложное синтаксическое целое, сверхфразовое единство, компонент, прозаическая строфа» и др. Используя далее термин «сверхфразовое единство», заметим, что в текстах официально-делового стиля сложность предложений в коммуникативном отношении делает их эквивалентными сверхфразовым единствам. Прежде всего, в связи с рассмотрением сверхфразовых единств возникает проблема рубрикации – выделения в тексте документа составных частей.

Кроме точки – знака окончания предложения, очевидным способом внешнего выражения композиционной структуры текста будет использование абзаца. Так как сплошной текст тяжело воспринимается, его обычно разделяют на абзацы. Абзац – это простейшая рубрика, отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» также обозначают часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному.

Абзац позволяет зрительно выделять тематически и логически тесно взаимосвязанную совокупность предложений. Абзацы играют роль ступеней, по которым развивается мысль исследователя, поэтому в рамках одного параграфа или главы (при отсутствии параграфов) они должны быть последовательно связаны друг с другом по смыслу. Количество предложений в абзаце может широко варьироваться в зависимости от сложности раскрываемой мысли.

Абзац может состоять из одного предложения, если ему придается особенная важность, а может и из нескольких, если они последовательно раскрывают одну и ту же сложную мысль. Однако абзац является внутренне замкнутой смысловой единицей.

Логическому структурированию работы в большей степени способствует деление ее на главы, параграфы и другие части. Главы должны соотноситься с темой работы как часть и целое и, как правило, соответствуют поставленным исследователем задачам. Параграфы каждой главы также должны соотноситься с ней как часть и целое.

При разбивке текста на главы и параграфы необходимо соблюдать следующие правила:

1. Делимое должно быть равно сумме его частей. В этом случае по своему смысловому содержанию тема исследования кажется шире общего объема составляющих ее частей – глав. Возможна и другая ошибка, когда тема уже общего объема составных элементов.

2. Принцип деления должен быть един для всех частей. В этом случае члены деления будут частично совпадать друг с другом из-за смешения принципов классификации.

3. Члены деления не должны соотноситься между собой как часть и целое.

4. Непрерывность деления. В процессе деления нельзя перескакивать через ближайшие виды деления.

Эти более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются.

Например:

1. Общие положения.

2. Обязанности.

3. Права.

При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (допускается арабская нумерация или буквенная), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления (1.1.;2.1.;3.1. и т.д.).

При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться (1.1.1.; 1.1.2.; 2.1.1.; 2.1.2. и т.д.). Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава и т.д. В простейших случаях используются только однотипные знаки – обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют и абзацного членения, и нумерации.

Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Разделы должны иметь заголовки. Подразделы могут иметь их при необходимости.

В заголовках не допускается переноса слов, применения римских цифр, математических знаков и греческих букв. Точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой.

Заголовки глав и параграфов должны точно соответствовать содержащейся в них смысловой информации. В связи с этим, в заголовках нежелательными являются:

- слова, не проясняющие смысл заголовка;

- узкоспециальные термины;

- слова местного характера без разъяснения;

- сокращенные слова и аббревиатуры.

Заголовок должен отражать информацию, содержащуюся в тексте, поэтому нежелательны слишком короткие заголовки. Другой крайностью являются слишком объемные заголовки, затрудняющие смысловое восприятие. Наконец, заголовок должен соответствовать содержанию, быть кратким, недвузначным и непротиворечивым.

Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т.п.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы используются в плановых, отчетных, финансовых и других документах.

Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные тексты.

29. Организационные формы ведения делопроизводства

Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.д.

Существует 3 формы организации делопроизводства:

1. Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение.

Достоинства централизованной формы организации делопроизводства:

ü Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами.

ü Высокий уровень качества обработки документов.

ü Полная и равномерная загрузка работников.

2. Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте. Делопроизводство ведёт каждое подразделение отдельно (самостоятельно).

3. Смешанная. Применяется при большом документообороте. При данной форме часть работ выполняется одним отделом, а все остальные виды работ выполняют структурные подразделения.

Достоинства смешанной формы организации делопроизводства:

ü Полная механизация работы с документами.

ü Рациональное использование технических средств.

В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: машинописное бюро, копировально-множительный отдел, канцелярия, архив.

Основные функции службы документационного обеспечения управления:

ü Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования.

ü Разработка и внедрение рациональных форм документов, организация работы с документами с учетом ведомственной специфики.

ü Контроль за соблюдением стандартов на документы.

ü Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

ü Регистрация документов и учетно-справочная работа.

ü Контроль исполнения документов.

ü Формирование, оформление и хранение дел, выдача их для использования.

ü Оформление, издание и рассылка документов.

ü Машинописное изготовление, копирование и размножение документов.

ü Контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

30. Задачи и функции службы ДОУ.

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

• сокращение документооборота;

• унификация форм документов;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами. ⁵

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. ⁶

К технологическим функциям следует отнести:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• ведение информационно-справочной работы по документам организации;

• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

• разработка и проектирование бланков документов;

• подготовка документов к отправке. ⁷

Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;

• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

• организация хранения документов в структурных подразделениях;

• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

• организация делопроизводства по обращениям граждан;

• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. ⁸

К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

• контроль за сроками исполнения документов;

• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. ⁹

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

31. Структурные части службы ДОУ в организациях различных уровней управления. Должностной состав работников службы ДОУ.

От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Поэтому необходимо знать, из каких составляющих складывается организация делопроизводственной службы, как обеспечить ее эффективное функционирование, т. е. знать: - формы, структуру, функции и задачи делопроизводственных служб; - должностной состав; - квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

Слово «ОРГАНИЗАЦИЯ» (латинское "organism") означает соединение частей в одно целое и упорядочивание их.

В учреждении любой организационно-правовой формы и формы собственности обязательно создается специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия; иногда ответственность за ведение делопроизводства возлагается на одного сотрудника - секретаря руководителя. Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных организациях, а в негосударственных - их руководством. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) уточняет, что в совместных предприятиях решение этого вопроса осуществляет правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах -общее собрание членов кооператива. Делопроизводственные службы (службы ДОУ) рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций. В министерствах и ведомствах – это управление делами, которое, как правило, имеет структуру, показанную на рисунке 1. На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных заведениях создается отдел ДОУ или канцелярия. Их структурные подразделения могут называться отделом, сектором, группой. Названия этих подразделений показаны на рисунке 2. Ведение конкретного участка работы также может быть поручено конкретным исполнителям (исполнителю). В исполнительных органах власти и органах местного самоуправления создают общий отдел, который занимается также вопросами делопроизводства. Структура общего отдела включает подразделения, показанные на рисунке 3. ^ Рисунок 1 - Структура службы ДОУ в министерствах и ведомствах Каждая из вышеназванных служб ДОУ, как видно из схем, приведенных на рисунках 1-3, имеет структурные подразделения. Причем, часть структурных подразделений с одинаковым названием создается и в общем отделе, и в управлении делами, и в канцелярии,. К ним можно отнести: секретариат, подразделения по учету и регистрации документов (группа, сектор, отдел и др.); группу контроля (инспекция, отдел, бюро и др.); отдел (группа, бюро, сектор и др.) по работе с обращениями граждан; машинописное бюро (компьютерный центр изготовления документов); копировально-множительное бюро; архив. ^ Рисунок 2 - Структура службы ДОУ на различных предприятиях Рисунок 3 - Структура службы, отвечающей за ДОУ в исполнительных органах власти и органах местного самоуправления В структуру управления делами всегда включают экспедицию для организации централизованного приема и отправки входящих и исходящих документов. Экспедиция может быть создана и в канцелярии, и в общем отделе, если в организации много структурных подразделений и объем документооборота достаточно высок. Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами. Каждая служба ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее структурные подразделения. В управлении делами министерства, ведомства обычно создают отдел (бюро, сектор) правительственной переписки и инспекцию при министре. Секретариат в управлении делами состоит из нескольких структурных подразделений; в него, как правило, входят: • приемная; • секретариат руководителя министерства (ведомства); • секретариаты заместителей министра (руководителя ведомства); • секретариат коллегии; • протокольное бюро. В состав управления делами включают канцелярию, которой подчиняются: • экспедиция; • бюро правительственной переписки; • бюро учета и регистрации; • машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов); • копировально-множительное бюро; • телетайпная; • отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан); • центральный архив. В канцелярии и общем отделе (отделе ДОУ) как самостоятельное подразделение может быть создан секретариат, в который входят все секретари руководителей организации. В структуру общего отдела, создаваемого в органах местного самоуправления, имеющих постоянно действующий коллегиальный орган, включают протокольный отдел (группу) и приемную. В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например: инспектор, помощник руководителя или секретарь. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением ее наименования. Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций (см.Таблицу 1).

32. Действующие нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. Государственная система документационного обеспечения управления;

4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. Государственные стандарты и документацию;

7. Унифицированные системы документации;

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;

2. Гражданский кодекс РФ;

3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995;

4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);

5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ;

6. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;

7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.;

8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ;

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;

10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;

11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;

12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

5. Основные правила работы ведомственных архивов;

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;

7. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;

8. Основные правила работы архивов организации;

9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;

10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;

12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах: «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Работу с документами ограниченного доступа регламентируют:

- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»;

- Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);

- Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

- Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

- Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5145-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документационного обеспечения управления.

Уже упоминавшийся Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Настоящий закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. В законе дано не только определение понятия «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе», специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи, при которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

С 1994 года в РФ действует Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552. Данный документ важен для нас тем, что он установил правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду Российской Федерации. Работникам негосударственных организаций в связи с этим важно знать, что даже документы, являющиеся собственностью частной компании, являются негосударственной частью Архивного фонда РФ.

Согласно Положению об Архивном фонде РФ в состав негосударственной части входят документы, являющиеся собственностью негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации. Таким образом, документы коммерческих структур после экспертизы их ценности, проводимой совместно с органами и учреждениями Федерального архивного агентства, могут быть отнесены к архивным документам негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. В связи с этим на данные документы будут распространены действия законодательства об Архивном фонде Российской Федерации, в частности обязанности по обеспечению их сохранности. Закон закрепил право юридических и физических лиц на создание архивов. Дальнейшее развитие норм, установленных данным Положением, отражено в недавно изданном Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги секретаря и делопроизводителя. Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Качественно и наглядно представлены схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Указанный нормативно-методических документ устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.

Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.

Последний из названных документов на сегодняшний день составлен основу ДОУ. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Одним из «настольных» нормативных документов работников делопроизводственной сферы является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающей с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.

Полный текст вышеперечисленных документов Вы найдете в разделе «Нормативные акты».

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.