1.2. Проектирование баз данных

Это первый и наиболее ответственный этап. Хотя исправления всегда можно внести в БД и ее структуру, но этот процесс может занять очень много времени, тогда как проектирование позволит избежать ненужных затрат. Например, при создании таблицы всегда задается тип данных, которые будут храниться в каждом поле. В процессе разработки БД тип данных может измениться, например, с текстового на числовой, что потребует заново вводить информацию в это поле во все записи. Поэтому лучше заранее спроектировать базу данных и возможные варианты использования информации. В этой связи необходимо выделить данные, которые требуют постоянного обновления, а также определить спектр вопросов, которые придется решать при работе с данными.

Основные этапы проектирования базы данных в Microsoft Access сводятся к выполнению следующих шагов.

• Определение цели создания базы данных.

• Задание таблиц, которые должна содержать база данных.

• Определение необходимых в таблице полей.

• Задание индивидуального значения каждому полю.

• Определение связей между таблицами.

• Обновление структуры базы данных.

• Добавление данных и создание других объектов базы данных.

• Использование средств анализа в Microsoft Access.

Дадим краткую характеристику каждому из этапов.

1. Определение цели создания базы данных. На первом этапе проектирования БД необходимо определить цель ее создания, основные функции и информацию, которую она должна содержать, т. е. нужно очертить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных; отчеты, которые она должна выдавать; проанализировать формы, используемые в настоящий момент для записи данных; сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных. Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.), не всегда дают полное представление о структуре таблицы. При разработке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами.

1. Информация в таблице не должна дублироваться. Необходимо исключить повторения между таблицами.

Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность совпадения информации в разных таблицах.

2. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержатся в независимых друг от друга таблицах.

3. Определение необходимых полей в таблице. Каждая таблица содержит информацию на определенную тему, а каждое поле в таблице — отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для таблицы необходимо помнить, что:

• каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

• не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения;

• в таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

• информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (например, поля Имя и Фамилия, а не общее поле Имя).

4. Задание индивидуального значения каждому полю. Для того, чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

5. Определение связей между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

6. Обновление структуры базы данных. После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными. Для проверки следует создать несколько таблиц, определить связи между ними, ввести небольшое количество записей в каждую таблицу и затем посмотреть, отвечает ли база данных предъявляемым требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию.

7. Добавление данных и создание других объектов базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить данные, затем создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8. Использование средств анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два средства для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу и в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи и вносит в нее изменения. Анализатор быстродействия просматривает всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению и реализует их.

После ознакомления с основными этапами проектирования базы данных в Access перейдем непосредственно к их реализации. Прежде всего, рассмотрим способы создания БД.

Таблица 1.1

Методы создания таблиц

Метод	Описание
Режим конструктора	Позволяет задать поля, тип данных для каждого из них и размеры для текстовых и числовых полей, установить ключевое поле и сохранить таблицу.
Режим таблицы	Позволяет сразу вводить данные. Access автоматически назначает тип поля по виду информации, которая вводится, а также устанавливает размеры текстовых и числовых полей. После закрытия и сохранения таблицы Access предложит либо установить ключевое поле самостоятельно, либо принять предложенное Access.
Мастер таблиц	Обеспечивает выбор поля из предлагаемых образцов таблиц. Тип данных и другие свойства уже определены.
Импорт таблицы	Импортируются вместе с данными все имена полей и типы данных. Однако новой таблице надо присвоить имя, определить ключевое слово или предоставить это сделать Access. Недостаток — надо изменить свойства и параметры таблицы.
Связывание таблиц	Данные в таблицу загружаются из таблицы другой БД.