Раздел 1. Информационные технологии в управлении глава 1. Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

1.1. Информационные системы в управлении экономическими объектами

Информационные системы (ИС) существовали с момента появления общества, поскольку на любой стадии развития общество требует для своего управления систематизированной, предварительно подготовленной информации. Особенно это касается производственных процессов, связанных с производством материальных и нематериальных благ. Именно производственные процессы совершенствуются наиболее динамично. А по мере их развития усложняется и управления ими, что стимулирует совершенствование и развитие информационных систем.

Для того, чтобы разобраться, что же такое экономическая информационная система, необходимо определить ее место в системе управления экономическим объектом.

Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого коллектива, объединенных для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обеспечение устойчивости функционирования или выживания объекта управления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. Цели изначально носят обобщенный характер, а затем в процессе уточнения они формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций.

В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, и субъекта управления – управленческого аппарата. Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, то есть реализация той деятельности, для которой создавалось система управления.

Взаимосвязь информационных потоков, средств обработки, передачи и хранение данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Возрастание объема информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная информационная система стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого является обеспечение процесса управления достоверной информацией на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки изменили свое направление. Часть традиционной информационной системы стала постепенно трансформироваться в направление все большей автоматизации обработки информации.

С учетом сферы применения выделяются:

• технические информационные системы;

• экономические информационные системы;

• информационные системы в гуманитарных областях и другие.

1.2. Управление экономическим объектом

В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый уровень.

На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями. В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности, типичными среди которых являются следующие: планирование, учет, анализ и регулирование.

Планирование – это функция, посредством которой реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее – на среднем и минимальное – на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Учет – это функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

Анализ и регулирование – сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию.

Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы, ведущем к достижению поставленной цели. Цели системы задаются при ее создании и в процессе функционирования все время корректируются в соответствии с изменением внешних условий. Под целью понимается характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемые субъектом управления. Среди всего многообразия целей можно выделить два основных класса: стратегические и тактические. Они отличаются между собой уровнем обобщения и периодом, на который рассчитаны. Существует определенная зависимость между структурой управления и способом разбиения вышестоящих целей на подцели, т.е. процессом декомпозиции целей. И стратегические, и тактические цели могут носить директивный характер. Они возникают в результате деятельности сотрудников более высокого уровня управления и называются траекторными. Такое название объясняется тем, что заданные цели отражают траекторию изменения управляемой системы во времени. В экономике траектория задается в виде совокупности экономических показателей.

Для систем существует понятие динамического равновесия – это процесс, характеризуемый некоторой равновесной траекторией. Для выделения ее среди других должен быть задан критерий. Учитывая целенаправленный характер системы, траектория является равновесной тогда, когда она кратчайшим путем ведет к поставленной цели. Если система стремится к равновесию, с одной стороны, и к достижению цели, с другой стороны, то непротиворечивым является случай тождественности равновесия и цели.

В процессе управления системой по директивным целям менеджер стремится погасить негативные влияния и добиться совпадения фактической траектории поведения системы с желаемой (директивной) траекторией. Если траекторные цели отражают иерархию управления, то управление на горизонтали осуществляется менеджером в соответствии с рабочими целями, которые носят творческий характер, поскольку вырабатываются самим менеджером. Эти цели подчинены траекторной цели и меняются в соответствии с возникновением фактической ситуации. Если творческая цель предназначена для реализации на нижнем уровне управления, она становится для этого уровня траекторной.

Полученные с вышестоящего уровня траекторные цели должны быть реализованы через механизм формирования новых целей (в пределах траекторной, поскольку менеджер получает с вышестоящего уровня лишь цели, а не решения). Новые цели формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим. Траекторные цели тоже считаются творческими в момент формирования их менеджером соответствующего уровня, и поэтому являются некой директивой для низшего уровня управления. Таким образом, творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией (условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы.

Даже относительно небольшие предприятия являются сложными системами, поскольку обладают непростой иерархической структурой с многочисленными взаимосвязями между объектом управления и управляющей системой. В свою очередь, участники процесса управления обычно ставят перед собой свои цели, которые могут не совпадать с целью системы в целом. Поэтому предприятие как система в условиях изменения среды должна сохранять основное свойство – целостность. А управление ориентировано на сохранение своего основного качества, поскольку утеря целостности влечет за собой разрушение системы. В экономических системах управление строится на основе экономико-организационных моделей, т.к. управляющая система должна иметь представление об образе объекта. И поскольку модель только в некоторой форме отражает реально протекающие процессы, возникает проблема ее адекватности. Модель всегда отличается деталями от самого объекта, но обязательно имеет с ним нечто общее. Сравнительно простыми являются функциональные модели, описывающие зависимость выхода от входа, более сложными – структурные модели, включающие и функциональный, и структурный аспект. Модели, как и системы, могут быть вероятностными и детерминированными. ИС обычно представляет собой детерминированную модель системы управления, отражая происходящие процессы через призму своих технологий. Именно поэтому ИС является сложной системой. Обилие и разнообразие экономических систем порождают большое разнообразие ИС: ведь, отражая систему управления, ИС таким образом впитывает в себя особенности структуры управления, схемы декомпозиции управленческих целей, предметных технологий.