Входящие документы.
Обработка входящих документов.
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан(например: законы, указы, постановления, указания, инструкции, распоряжения, приказы, договоры, письма и т.д).
Закон - это нормативный акт высшего органа государственной власти, принятый в установленном порядке и обладающий высшей юридической силой.
Указ – это вид и название нормативного или индивидуального акта, обычно издаваемого главой государства (смотри приложение 7).
Постановление – это один из видов подзаконных нормативно-правовых актов, принимаемых органом исполнительной власти (смотри приложение 8).
Указание – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления, по вопросам информационно-методического характера и по вопросам ,связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления (смотри приложение 9).
Инструкция – это свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо (смотри приложение 10).
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично (смотри приложение 11).
Письмо – это служебное послание в виде официального документа (смотри приложение 12).
Обработка входящих документов включает:
прием и первичную обработку документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
передачу на исполнение.
Первичная обработка документов.
Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.
Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.
Предварительное рассмотрение.
После получения проверяется правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений.
Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу.
Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку.
Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.