3. Методика складання номенклатур справ

1. Номенклатури справ складаються на підставі вивчення функцій і напрямів діяльності певної категорії однорідних організацій, складу та змісту документів, які утворюються в їхній діяльності.

При розробці номенклатур справ слід керуватися Примірною інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних органах державної влади, Уряді Автономної республіки Крим, місцевих органах державної виконавчої влади та місцевого самоврядування, статутами організацій або положеннями про них, їхніми типовими структурами та штатами, типовими й відомчими (галузевими) переліками документів із зазначенням термінів їхнього зберігання, переліками документів, котрі підлягають прийому на державне зберігання, індивідуальними номенклатурами справ організацій, схемами класифікації та галузевими табелями документів, архівними описами справ.

2. На початковому етапі роботи визначаються базові організації, документи яких будуть слугувати основою для складання номенклатур справ.

На другому етапі розробки номенклатури справ проводиться вивчення та узагальнення інформації зібраних нормативно-методичних документів, уточнюються функції та структура організацій, на які поширюватиметься її дія.

3. Після проведення підготовчих робіт, укладачі обирають класифікаційну схему номенклатури справ, яка може бути побудована за структурним або функціонально-виробничим принципом.

При наявності в організаціях, на які поширюється дія номенклатури справ, структурних підрозділів, як правило, обирається структурна схема побудови номенклатури, розділами якої стають назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до штатного розпису.

Так, Примірна номенклатура справ агропромислових комітетів областей побудована за такою структурною схемою:

1. Загальний відділ. 2. Відділ економічного розвитку агропромислового комплексу.

• Підвідділ зведеного планування

• Підвідділ економіки та планування сільського господарства.

• Підвідділ економіки та планування промислового виробництва.

• Підвідділ організації й оплати праці.

• Підвідділ міжгосподарських стосунків, прейскурантів, тарифів і цін.

• Фінансовий підвідділ.

• Підвідділ бухгалтерського обліку та звітності.

3. Відділ виробництва, заготівлі та переробки продукції рослинництва.

• Підвідділ виробництва та заготівлі зерна, олійних, технічних культур та загальних питань землеробства.

• Підвідділ кормовиробництва.

• Підвідділ насінництва.

• Підвідділ землекористування, землеустрою та охорони грунтів.

• Підвідділ меліорацій земель.

• Підвідділ охорони природи, захисту лісонасаджень та ведення господарства у колгоспних і радгоспних лісах.

4. Відділ виробництва, заготівлі та переробки плодоовочевої продукції.

• Підвідділ виробництва та заготівлі картоплі, баштанних культур.

• Підвідділ виробництва, заготівлі та переробки плодоовочевої продукції.

• Підвідділ виробництва та заготівлі овочів відкритого та захищеного грунту.

• Підвідділ виробництва, заготівлі та переробки винограду та плодоовочевої продукції.

5. Відділ виробництва, заготівлі та переробки продукції тваринництва.

• Підвідділ виробництва, заготівлі та переробки м'яса.

• Підвідділ виробництва, заготівлі та переробки молока.

• Підвідділ виробництва, заготівлі та переробки продукції вівчарства, шовківництва, бджільництва.

• Підвідділ виробництва комбікормів і кормових добавок.

• Ветеринарний підвідділ. 6. Держінспекція заготівлі та якості сільськогосподарської продукції. 7. Відділ механізації та електрофікації. 8. Відділ матеріально-технічного постачання. 9. Держтехприлад. 10. Відділ капітального будівництва. 11. Відділ по кадрах та спеціальних питаннях. 12. Обласна сільськогосподарська виставка. 13. Відділ контрольно-ревізійної роботи. 14. Юридичний відділ із арбітражем. 15. Об'єднаний відомчий архів. 16. Профком.

4. У номенклатурі справ, побудованій за функціонально-виробничими напрямками діяльності організацій, розділами слугують основні напрями їхньої діяльності. Така схема застосовується для організацій, котрі не мають структурних підрозділів.

Так, Примірна номенклатура справ обласних, Київського та Севастопольського міських галузевих комітетів профспілок встановлює таку схему побудови для структурних профспілкових органів:

• Керівництво, контроль - 01

• Організаційно-планова робота - 02

• Виробничо-масова робота - 03

• Охорона праці й техніка безпеки - 04

• Правові питання та надання юридичної допомоги громадянам - 05

• Житлово-пуботове обслуговування, торгівля та громадське харчування - 06

• Культурно-масова робота, фізкультура та спорт - 07

• Соціальне страхування, медичне, санаторно-курортне обслуговування та соціальне забезпечення - 08

• Фінансова робота - 09

• Туризм і екскурсії - 10

5. У деяких випадках номенклатура справ може бути побудована за змішаною схемою.

Примірна номенклатура справ професійно-учбових закладів має такі розділи:

• Дирекція - 01

• Учбово-виробнича робота - 02

• Учбово-виховна робота - 03

• Загальноосвітня підготовка - 04

• Виробниче навчання - 05

• Фізичне виховання - 06

• Військова підготовка - 07

• Господарська частина - 08

• Бухгалтерія - 09

• Бібліотека - 10

• Профспілковий комітет - 11

До номенклатури справ включаються заголовки всіх справ, які утворюються у вибраній категорії організацій та їхніх громадських органах. Заголовки друкованих видань до номенклатури справ не вносяться.