Створення нової бази даних

Для створення нової бази даних необхідно скористатися областю завдань Створення файлу (New file) вікна додатка Microsoft Access. Ця область з'являється праворуч при першому запуску Access.

Створити нову базу даних можна трьома способами:

• шляхом створення нової порожньої бази даних;

• створенням копії існуючої бази даних;

• за допомогою створення бази даних з використанням шаблона.

Робітниче середовище Access

Головне вікно програми Access має вигляд, аналогічний вікнам інших додатків Microsoft Office. У верхній частині вікна розміщається його заголовок, меню й панель інструментів, а в нижній частині - рядок стану.

Особливим вікном в Access є вікно бази даних, що дозволяє одержати доступ до всіх об'єктів бази даних і вибрати режим роботи з об'єктом. У лівій частині вікна перебуває панель об'єктів, що містить ярлики для кожного з об'єктів Access: Таблиці, Запити, Форми, Звіти, Сторінки, Макроси, Модулі. Клацнувши на ярлику мишею, у правій частині вікна ви відкриєте список відповідних об'єктів.

З кожним об'єктом бази даних можна працювати у двох режимах. Перший режим назвемо режимом виконання (умовно, тому що він трохи розрізняється для різних типів об'єктів):

• для таблиць, запитів, форм і сторінок доступу до даних цей режим означає відкриття відповідного об'єкта й називається, відповідно, режим Таблиці (для таблиць і запитів), режим Форми, режим Сторінки;

• для звіту — це режим попереднього перегляду;

• для макросу — це дійсно режим виконання;

• для модуля цей режим відключений.

Другий режим — це режим Конструктора. Даний режим застосовується до всіх типів об'єктів і призначений для створення й зміни об'єктів.

Вибрати потрібний режим можна за допомогою кнопок, які перебувають у лівій частині панелі інструментів вікна бази даних, за допомогою команд меню Вид або за допомогою кнопок на панелі інструментів Access.

Робота з таблицями Основні режими роботи з таблицями

Існують чотири режими роботи з таблицями: режим Таблиці, режим Конструктора, режим Зведеної таблиці й режим Зведеної діаграми.

У режимі Таблиці здійснюється робота з даними, що перебувають у таблиці: перегляд, редагування, додавання, сортування й т.п.

У режимі Конструктора створюється або модифікується структура таблиці, тобто задаються імена полів таблиці і їхніх типів, поля описуються, задаються їхні властивості.

В режимах Зведеної таблиці й Зведеної діаграми зручно виконувати аналіз даних, динамічно змінюючи способи їхнього подання.

Для швидкого переходу з одного режиму в іншій служить кнопка Вид на панелях інструментів Таблиця в режимі таблиці, Конструктор таблиць, Зведена таблиця й Зведена діаграма.

У верхній частині таблиці розташовуються імена полів (осередків, що перебувають в одному стовпці таблиці), нижче випливають запису (рядка таблиці), у які вносяться дані. Один запис завжди є поточної, і поруч із нею розташований покажчик поточного запису (стрілка в поле виділення в лівій частині вікна). У нижній частині вікна розташовані кнопки навігації, що дозволяють переміщати покажчик поточного запису по таблиці (на перший запис, на попередній запис, на наступний запис, на останній запис). Там же перебувають поле номера поточного запису, кнопка створення нового запису й покажчик загальної кількості записів у таблиці. Для створення нового запису також служить останній рядок таблиці, відзначена в поле виділення зірочкою.

Вікно таблиці в режимі Конструктора складається із двох панелей.

• Верхня панель містить таблицю із трьох стовпців: Ім'я поля, Тип даних й Опис. У стовпці Ім'я поля втримуються імена полів таблиці, у стовпці Тип даних указується тип даних для кожного поля. Заповнення двох перших стовпців є обов'язковим.

• На нижній панелі розташовуються дві вкладки властивостей полів: Загальні й Підстановка, а також область контекстної довідки.

Ключове поле таблиці позначається спеціальним значком – ключик у поле виділення в лівій частині вікна. Щоб виділити поле, досить просто клацнути мишею по рядку, у якій описується дане поле. При цьому в нижній частині вікна будуть показані параметри саме для цього поля.