Технология делового общения

1. Вербальное общение — устная словесная передача информации.

2. Невербальное общение — информация, передаваемая с помощью невербальных средств общения (жестов, мимики, интонации, позы тела и т.д.).

3. Дистанционное общение — передача информации с использованием различных видов технических средств (телефон, факсимильный метод, почта, интернет-коммуникации, электронная почта, системы теле- и радиовещания).

Этика делового общения

Этика делового общения является профессиональной этикой, регулирующей систему отношений между людьми в сфере бизнеса. Деловое общение должно протекать в соответствии с профессионально-этическими нормами и стандартами. Их можно объединить в две группы:

• первая группа — комплекс этических представлений, норм, оценок, которыми личность владеет от рождения, представление о том, что такое добро и что такое зло — т. е. собственный этический кодекс, с которым человек живет и работает, какую бы должность он ни занимал и какую бы работу ни исполнял;

• вторая группа — те нормы и стандарты, привносимые извне: правила внутреннего распорядка организации, этический кодекс фирмы, устные указания руководства, профессиональный этический кодекс^[4].

Ганс Селье доказал, что малая доза стресса возвращает молодость, жизненные силы, вырабатывает навык справляться со сложными жизненными ситуациями.

Разрушает человека не порождаемое стрессом напряжение, а неподготовленность к жизни и к тем ситуациям, которые в ней возникают.

…Все проблемы у людей возникают потому, что у них нет достаточно эффективной внутренней стратегии при встрече с неизвестным.

Получается, что если человек научится положительным образом использовать энергию так называемых стрессовых ситуаций, то чрезмерное напряжение уйдет из его жизни.¹[1]

 

Пассивная реакция на стресс проявляется у человека, адаптационный резерв которого недостаточен и организм не способен противостоять стрессу. Возникает состояние беспомощности, безнадежности, депрессии.

Две другие реакции активные и подчинены воле человека:

1) Активная защита от стресса. Человек меняет сферу деятельности и находит что-то более полезное и подходящее для достижения душевного равновесия, способствующее улучшению состояния здоровья (спорт, музыка, работа в саду или огороде, коллекционирование и т.п.)

2) Активная релаксация (расслабление), которая повышает природную адаптацию человеческого организма – как психическую, так и физическую. Эта реакция считается наиболее действенной

Вот еще несколько советов защиты от стресса:

o       Чаще говорите о своих проблемах с близкими. Многие эксперты считают, что общение с семьей и друзьями, поддержка с их стороны благотворно влияет на нервную систему.

o       Не изменяйте привычный ритм жизни. Очень часто люди, находящиеся в состоянии стресса, бывают не в состоянии выполнять свои ежедневные обязанности. Очень важно, чтобы человек не бросал привычных дел, монотонность и обыденность которых могут благотворно повлиять на настроение.

o       Начните день с физических упражнений. Эксперты считают, что физическая нагрузка значительно улучшает настроение. Если вы не владеете йогой, вам стоило бы этим заняться. Йога прекрасно концентрирует мысли и расслабляет тело.

o       Откажитесь от кофе или алкоголя или значительно уменьшите их употребление. Кофе, алкоголь и стресс несовместимы, так как эта «гремучая» смесь может породить бессонницу и сильное эмоциональное напряжение.

o       Старайтесь больше отдыхать. Если у вас бессонница, просто полежите в темной комнате с закрытыми глазами, подумайте о чем-нибудь приятном.

o       Следите за питанием. Пища должна быть свежей, богатой витаминами.

o       Не пропускайте приемы пищи.

o       Чаще бывайте в общественных местах. Обед в ресторане или кафе, дансинг, посещение кинотеатра – все это может существенно помочь.

 

Первая помощь при остром стрессе.

Если же вы оказались в стрессовой ситуации неожиданно (вас кто-то разозлил, обругал начальник или кто-то из домашних заставил понервничать) – у вас начинается острый стресс. Для начала нужно собрать в кулак всю свою волю и скомандовать себе «СТОП!», чтобы резко затормозить развитие острого стресса. Чтобы суметь из состояния острого стресса, чтобы успокоиться, необходимо найти эффективный способ самопомощи. И тогда в критической ситуации, которая может возникнуть каждую минуту, мы сможем быстро сориентироваться, прибегнув к этому методу помощи при остром стрессе.

 

Перечислим некоторые советы, которые могут помочь выйти из состояния острого стресса.

1. Противострессовое дыхание. Медленно выполняйте глубокий вдох через нос; на пике вдоха на мгновение задержите дыхание, после чего сделайте выдох как можно медленнее. Это успокаивающее дыхание. Постарайтесь представить себе, что с каждым глубоким вдохом и продолжительным выдохом вы частично избавляетесь от стрессового напряжения.

2. Минутная релаксация. Расслабьте уголки рта, увлажните губы. Расслабьте плечи. Сосредоточьтесь на выражении своего лица и положении тела: помните, что они отражают ваши эмоции, мысли внутреннее состояние. Вполне естественно, что вы не хотите, чтобы окружающие знали о вашем стрессовом состоянии. В этом случае вы можете изменить «язык лица и тела» путем расслабления мышц и глубокого дыхания.

3. Оглянитесь вокруг и внимательно осмотрите помещение, в котором вы находитесь. Обращайте внимание на мельчайшие детали, даже если вы их хорошо знаете. Медленно, не торопясь, мысленно «переберите» все предметы один за другим в определенной последовательности. Постарайтесь полностью сосредоточиться на этой «инвентаризации». Говорите мысленно самому себе: «Коричневый письменный стол, белые занавески, красная ваза для цветов» и т.д. Сосредоточившись на каждом отдельном предмете, вы отвлечетесь от внутреннего стрессового напряжения, направляя свое внимание на рациональное восприятие окружающей обстановки.

4. Если позволяют обстоятельства, покиньте помещение, в котором у вас возник острый стресс. Перейдите в другое, где никого нет, или выйдите на улицу, где сможете остаться наедине со своими мыслями. Разберите мысленно это помещение (если вы вышли на улицу, то окружающие дома, природу) «по косточкам», как описано в пункте 3.

5. Встаньте, ноги на ширине плеч, наклонитесь вперед и расслабьтесь. Голова, плечи и руки свободно свешиваются вниз. Дыхание спокойно. Фиксируйте это положение 1-2 минуты, после чего очень медленно поднимайте голову (так, чтобы она не закружилась).

6. Займитесь какой-нибудь деятельностью – все равно, какой: начните стирать белье, мыть посуду или делать уборку. Секрет этого способа прост: любая деятельность, и особенно физический труд, в стрессовой ситуации выполняет роль громоотвода – помогает отвлечься от внутреннего напряжения.

7. Включите успокаивающую музыку, ту, которую вы любите. Постарайтесь вслушаться в нее, сконцентрироваться на ней (локальная концентрация). Помните, что концентрация на чем-то одном способствует полной релаксации, вызывает положительные эмоции.

8. Возьмите калькулятор или бумагу и карандаш и постарайтесь подсчитать, сколько дней вы живете на свете (число полных лет умножьте на 365, добавляя по одному дню на каждый високосный год, и прибавьте количество дней, прошедшее с последнего дня рождения). Такая рациональная деятельность позволит вам переключить вам свое внимание. Постарайтесь вспомнить какой-нибудь особенно примечательный день вашей жизни. Вспомните его в мельчайших деталях, ничего не упуская. Попробуйте подсчитать, каким по счету был этот день вашей жизни.

9. Побеседуйте на какую-нибудь отвлеченную тему с любым человеком, находящимся рядом: соседом, товарищем по работе. Если же рядом никого нет, позвоните по телефону своему другу или подруге. Это своего рода отвлекающая деятельность, которая осуществляется «здесь и сейчас» и призвана вытеснить из вашего сознания внутренний диалог, насыщенный стрессом.

10. Проделайте несколько противострессовых дыхательных упражнений. Теперь, взяв себя в руки, вы спокойно можете продолжить прерванную деятельность.

 

Управление организационными изменениями — это управление переходом организации, как системы, из одного устойчивого состояния в другое.

Проектный менеджер сфокусирован на технической стороне изменений, а менеджер изменений — на работе с человеческим фактором. Для успешного изменения необходимо в полной мере владеть навыками проектного управления, которые более технологизированы и стараются формализовать, установить четкие рамки для проекта изменений. Этот подход популярнее, так как имеет более древние корни и позволяет представить проект предсказуемым.

Можно выделить следующие отличия в подходах по основным параметрам проекта:

Параметры изменений	Управление проектом	Управление изменениями
Время	Уменьшение сроков внедрения	Определение минимально допустимого срока, необходимого для адаптации внедрения в организации
Качество	Строгое соблюдение технологии внедрения	Учет особенностей организации и волновое внедрения по промежуточным результатам
Стоимость	Минимизация затрат	Стоимость внедрения должна обеспечить минимизацию рисков

Три явно выраженные теории, объясняющих выживание и разнообразие организаций:

• Экологической популяции — утверждает, что разнообразие организаций   вызвано созданием  новых организаций, заменяющих  старые 

• Рациональной адаптации — утверждают, что организационное разнообразие — результат запланированных и реализованных изменений в ответ на угрозы и возможности внешней среды

• Случайных преобразований — изменения вызваны внутренними процессами в организации, но слабо связаны с желаниями руководителей и угрозами внешней среды.

Вероятность изменений и ядро организации

М. Т. Ханнан, Дж. Фриман с точки зрения мобилизации ресурсов выделяют следующие ключевые аспекты ядра организации ^[1]

1. заявленные цели (goals) — с их помощью организация получает признание и другие ресурсы;

2. формы власти (forms of authority) внутри организации и основа взаимодействия между руководителями и сотрудниками;

3. ключевая технология (core technology) — технология производства товаров и услуг, выраженная в капитальных вложениях, инфраструктуре и квалификации персонала;

4. маркетинговая стратегия в широком смысле — типы клиентов (или покупателей), на которых организация ориентирует свою продукцию, и способы привлечения ресурсов из внешней среды.

Последовательность цифр здесь говорит о силе влияния параметра на инерцию (неизменчивость) организации. Цели являются наиболее костными, то есть их изменение будет подвержено наибольшему сопротивлению. Таким образом, вероятность изменений должна снижаться при подъеме по иерархической лестнице, а риски увеличиваться.

метод DICE

4 жестких фактора являются  лакмусовой бумажкой для оценки  вероятности успеха проекта изменения ^[2]

DICE = D + 2*I + 2*C1 + C2 + E

D — Продолжительность (Duration) — время  между контрольными точками проекта

I — Ответственность (Integrity)- качество  изменений будет зависеть от  квалификации исполнителей

C — Приверженность (Commitment) —  поддержка изменений (влиятельные сотрудники,  руководители — С1; сотрудники,  которых затрагивают изменения — С2)

E — Усилие (Effort) — новые обязанности  сотрудников относительно изменений  помимо оперативной работы

Каждому фактору присваивается  число от 1 (благоприятный) до 4  (маловероятный)

Зависимость методов управления изменениями от представлений организации

От того какой руководители представляют организацию зависят выбираемые ими методы управления изменениями. Э.Кемерон и М.Грин выделяют четыре наиболее часто встречающиеся метафоры организаций ^[3]:

Организация, как машина

Ключевые положения:

* Каждый сотрудник подчиняется только одному менеджеру.

* Работа делится между сотрудниками с определенными ролями.

* Каждый индивидуум подчиняется общей цели.

* Команда — это не более чем сумма индивидуальных усилий.

* Менеджеры контролируют процесс, сотрудники придерживаются дисциплины.

Положения об организационных изме­нениях:

* До оговоренного конечного состояния организацию может изме­нить руководство.

* Сопротивление будет, и им можно управлять.

* Изменения пройдут успешно в случае эффективного планирова­ния и контроля.

Ограничения метафоры:

* механистический взгляд за­ставляет менеджеров управлять организацией как машиной.

* при стабильном состоянии данный подход срабатывает, но, когда возни­кает необходимость значительных изменений, сотрудники воспринимают их как капитальную перестройку, обычно разрушительную, и, соответственно, оказывают сопротивление.  В таком положении трудно что-либо изменять.

* необходимы решительные действия ме­неджеров, вдохновляющий замысел и контроль сверху.

Руководящие принципы:

* Изменения необходимо вводить

* Сопротивлением можно управлять

* Цели определяют направление движения

Организация, как политическая система

Ключевые положения:

* Вы не сможете отгородиться от политики орга­низации. Вы уже в ней замешаны.

* Вам понадобятся сторонники, если вы хотите что-нибудь сделать.

* Вы должны знать, кто обладает властью и кто кому благоволит.

* Существуют важные политические расклады, имеющие преиму­щество по сравнению с официальной структурой организации.

* Коалиции больше значат, нежели рабочие команды.

* Наиболее важные решения касаются распределения дефицитных ресурсов по принципу «кому что достанется», и здесь в ход идут торт, переговоры и соперничество.

Положения об организационных изме­нениях:

* Изменения не будут иметь успеха, если их не поддержит влиятель­ный человек

* Чем больше сторонников у изменений, тем лучше

* Необходимо знать политическую карту и понимать, кто в резуль­тате изменений выиграет, а кто проиграет

* Среди эффективных стратегий — создание новых коалиций и по­вторное обсуждение вопросов

Ограничения метафоры:

* Исключительное применение данного подхода может привести к развитию сложных стратегий в стиле Макиавелли

* Учитывая, что в любой организа­ции есть победители и проигравшие, жизнь компании может пре­вратиться в политическую войну.

Руководящие принципы:

* Для изменений необходимы новые коалиции и переговоры

Организация, как организм

Ключевые положения:

* Не существует «лучшего и единственного пути» построения и уп­равления организацией

* Основа успеха организации — информационный поток между раз­личными частями систем и их окружения

* Необходимо добиться максимального соответствия индивидуаль­ных, командных и организационных потребностей

Положения об организационных изме­нениях:

* Изменения происходят только в ответ на перемены в окружающей среде (об использовании внутреннего импульса речь не идет)

* Индивидуумы и группы должны осознавать необходимость пере­мен, чтобы адаптироваться к ним

* Реакцию на изменения в окружающей среде можно выработать

* Стратегии успеха — участие и психологическая поддержка

Ограничения метафоры:

* Представлять компанию в качестве адаптивной системы некорректно. Организация не только адаптируется к своему окружению, но и сама может формировать его, сотрудничая с другими сообществами или организациями, начать производство новых товаров или услуг, значительно изменяя биз­нес-среду

* Идеалистичная картина сплоченности и по­тока информации между департаментами чужда реальности. Иногда разные части организации действуют автономно, и на то есть свои причины

* Опас­ность превращения метафоры в идеологию о том, что ин­дивидуумы должны полностью слиться с компанией. То есть работу следует устроить так, чтобы люди удовлетворяли свои личные пот­ребности через организацию

Руководящие принципы:

* Должны участвовать сотрудники и осознавать необходимость перемен

* Сотрудникам нужно помогать

* Изменяться нужно в ответ на перемены окружающей среды

Организация, как поток и трансформация

Ключевые положения:

* Порядок естественным образом появляется из хаоса

* Организации изначально обладают способностью к самообновле­нию

* Жизнь организации не подчиняется правилам причины и след­ствия

* Напряжение необходимо для появления новых способов деятель­ности

* Формальная структура организации (команды, иерархия) являет­ся только одним из многих уровней ее жизни

Положения об организационных изме­нениях:

* Изменениями нельзя управлять, Они появляются сами по себе

* Менеджеры не выпадают из системы, которой управляют. Они — часть всей среды

* Напряжение и конфликты — важная характеристика появляю­щихся изменений

* Менеджеры выступают в качестве помощников. Они дают людям возможность обмениваться мнениями и сосредотачиваться на зна­чительных расхождениях

Ограничения метафоры:

* не дается плана действий, схемы процесса или программы. Другие метафоры позволяют предсказать изменение до того, как оно произойдет

* В случае с потоком измене­ние возникает в процессе, его можно осознать только задним числом. Возникает чувство беспомощности, не добавляющее уверенности, зато дающее представление о реальности

Руководящие принципы:

* Задача менеджеров — выявлять пробелы и противоречия

Основные модели организационных изменений

Среди множества подходов к управлению организационным изменениям можно выделить основные отличающиеся модели ^[4].

Трехступенчатая модель изменений Курта Левина

Организационные изменения проходят три ступени:

• «размораживание» сложившегося положения (определение нынешней ситуации, выделение движущей силы и силы сопротивления, описание конечного состояния);

• «движение» к новому состоянию (участие и вовлечение сотрудников);

• стабилизация и «замораживание» нового состояния с помощью определения политики, вознаграждения за успех установки новых стандартов.

Проектный подход Балока и Баттена

Четыре шага изменения организации

• Исследования (подтверждение необходимости в изменениях, получение соответствующих ресурсов)

• Планирование (участвуют главные ответственные лица и технический персонал, диагноз и действия выражаются в плане изменений)

• Действие (в точном соответствии с планом, обязательно наличие обратной связи, чтобы вводить поправки, если ситуация изменится)

• Интеграция (согласование изменений с другими сферами организации, формализация изменений через установленные в организации механизмы )

Восемь шагов Коттера

• Развить чувство крайней необходимости (обсудить текущее поло­жение в сравнении с потенциальными сценариями будущего, увели­чить потребности в изменениях)

• Сформировать императивную направляющую коалицию (собрать влиятельные группы из людей, способных работать вместе)

• Создать образ (построить образ, согласовывающий усилия по из­менению со стратегиями достижения цели)

• Распространить образ (необходимо гово­рить об образе по крайней мере в десять раз чаще, чем вы ожидаете, стратегии и поведение следует распространять различными способа­ми, руководящая коалиция моделирует новое поведение первой)

• дать возможность окружающим действовать в соответствии с об­разом (устраняются препятствия, например ненуж­ные структуры или системы, позвольте людям экспериментировать)

• Спланировать и добиться краткосрочных побед (искать и рекла­мировать видимые краткосрочные улучшения, публично вознаграж­дать сотрудников за успехи)

• Укрепить изменения и ввести новые (повышать в должности и воз­награждать тех, кто в состоянии приблизить конечную цель органи­зации, оживлять процесс новыми проектами, ресурсами и агентами изменений)

• Утвердить новые подходы (убедиться, что все сотрудники понима­ют — новое поведение ведет к успеху компании)

Модель согласования Надлера и Тушмана

Модель представляет организацию, как четыре взаимоза­висимые подсистемы:

• Работа. Ежедневные обязанности сотрудников. Здесь уточняет­ся форма процесса, воздействие на работников и доступные виды вознаграждения.

• Люди. Навыки и характеристики сотрудников организации. Их ожидания, исходные данные.

• Формальная организация. Структура, системы и политика ком­пании. Принципы организации работы.

• Неформальная организация. Незапланированные, неписаные правила, появляющиеся со временем власть, влияние, ценности и нормы.

Работая над одной подсистемой — влияем на все другие Оставшиеся без изменения подсистемы стараются вернуть измененные в предыдущее состояние

Управление переходом — фазовая модель Уильяма Бриджеса

Изменение состоит из трех фаз:

• Окончание (прежде чем построить что-то новое, нужно положить конец старому; опре­делите, кто и что теряет, предусмотрите реакцию и открыто признайте потери; повторно информируйте об изменени­ях — людям понадобится время, чтобы это усвоить; обозначьте конец).

• Нейтральная зона (проследить, чтобы люди при­знали нейтральную зону и восприняли ее как часть процесса; могут понадобиться временные структуры — группы специалистов и ми­ни-команды; наладить ритмичную работу орга­низации).

• Но­вое начало (взращивайте начало осторожно. Его нельзя запланировать или предсказать, но можно поощрить, поддержать и усилить; для нового начала необходимо четыре основных эле­мента: причина изменений, образ новой организации, пошаговый план действий, место в итоговой картине).

Обучающая модель изменений Prosci

Логика модели состоит в том, что изменения реализуются по двум направлениям (аспектам: бизнес; сотрудники. То есть успех преобразований возможен, если управлять одновременно проектом внедрения и изменениями сотрудников. Проект внедрения должен включать следующие стадии:

• Определение потребности бизнеса в изменениях и возможности их реализации

• Определение целей и разработка плана преобразований

• Реализация проекта изменений

• Поддержание измененного состояния

Изменение сотрудников отражает происходящее в сотрудниках в процессе трансформации их взглядов и поведения.

• Осознание необходимости изменений (Awareness)

• Желания поддержать изменения и участвовать в них (Desire)

• Знания того, как осуществлять изменения и каким должен быть результат (Knowledge)

• Способности внедрять изменения день за днем (Ability)

• Способности закрепить изменения (Reinforcement)

Изменения организации и обучение

Изменения в организации связаны с приобретением знаний, умений и навыков ее сотрудниками. Управление этим процессом называется обучением.

Обучение организации

Согласно проведенному анализу Мэри Кроссан, Генри Лейн и Родерик Уайт обучение организации — это процесс изменения в сознании и действиях сотрудников, групп и компании в целом. Речь идет о том, что поведенческие и мыслительные процессы в организации связываются четырьмя процессами ^[5]:

• Подсознательными;

• Включения;

• Интегрирования;

• Институционализации.

Начало обучения организации происходит на уровне личности и его подсознания. Потом, в процессе анализа, внешние знания включаются в практическую деятельность сотрудников. Отдельно освоенные работниками элементы объединяются для использования вместе, на групповом уровне. Интегрируясь, они переносятся на уровень всей организации и институционализируются, внедряясь во все сферы деятельности через процессы, структуры и оперативные процедуры.

Имеется три уровня перехода:

• Индивидуальный

• Групповой

• Организационный

На каждом из них обучение может прекратиться, встречая различные препоны . А с другой стороны может быть ускоренно в зависимости от того, насколько позитивны его результаты и если изменения затронули наиболее влиятельных лиц организации. При чем изменения как начинаются у отдельных людей, так и заканчиваются на организационном уровне у отдельных людей. То есть обучение на одном уровне подпитывает обучение на другом уровне, как вверх, так и вниз.

Обучение сотрудника

R.Hersey и K.Blanchard предлагают рассматривать изменения в сотруднике на нескольких уровнях ^[6].

Уровень знаний — получение информации об изменении, понимание их сути, выгод и угроз.

Уровень отношений к изменениям — принятие или отторжение рассудком и на эмоциональном уровне необходимости преобразований и конкретных действий.

Уровень индивидуального поведения — действия, совершаемые сотрудником в поддержку изменений.

Уровень организационного поведения — взаимодействие сотрудника с другими в соответствии с новыми требованиями.

Изменение на уровне взаимодействия с другими сложнее остальных уровней и требует наибольшего времени.

Сопротивление организационным изменениям

Два кардинальных подхода к сопротивлению изменениям

Инерционность организации Организация вынуждена тратить много усилий на воспроизводство самой себя (сохранения стабильного, неизменчивого состояния). Это вызвано факторами:

• Внутренними:

 — Необратимые затраты на производственные объекты, оборудование, персонал

 — Динамика развития политических коалиций

 — Тенденции создавать нормативы на основе отдельных прецедентов

• Внешними

 — Правовые и иные барьеры при вступлении в определённую деятельность и выходе из нее

 — Отношение обмена с другими организациями  — инвестиции, которые нельзя приобрести или списать, как затраты на обычное оборудование

 — Легитимность деятельности

 — Потеря институциональной поддержки

Гомеостаз организации защищают организацию от рисков, связанных с изменениями.

Сопротивление персонала

• Сопротивление изменениям — нежелание сотрудников организации изменять устоявшиеся привычки, страх нового, утраты положения и т. д.

• Противники перемен рассматриваются, не только, как неизбежные враги изменений, но и самое главное зло успешных преобразований.