Перемещения внутри таблицы

В процессе работы с таблицами, пожалуй, наиболее часто выполняемыми действиями являются перемещения по таблице. Для их выполнения, кроме общих способов перемещения по документу, принятых в операционной системе Windows, предусмотрено несколько специальных способов, используемых только в таблицах.

Самым простым способом перемещения к нужной ячейке таблицы является щелчок на ней мышью. Ячейка, по которой выполнен щелчок, становится активной, выделенной, текущей, о чем свидетельствует появление соответствующего обрамления вокруг нее. Если нужной ячейки в зоне видимости нет, то можно воспользоваться соответствующими полосами прокрутки.

Если адрес ячейки, к которой следует перейти, точно известен, то можно воспользоваться командой Правка > Перейти..., в поле Ссылка: окна команды ввести адрес ячейки и нажать кнопку ОК. С помощью этой же команды можно перейти и на другой лист, указав адрес какой-либо ячейки этого листа. Например, указание ссылки Лист16!А1 позволит перейти в ячейку с адресом А1, расположенную на рабочем листе с названием Лист 16.

Стандартным клавиатурным способом перемещения между соседними ячейками таблицы является использование клавиши Tab и сочетания клавиш Shift+Tab. Выделение при этом переходит соответственно в соседнюю справа или слева ячейку. Использование клавиш направлений ←,↑,→,↓ приводит к перемещению выделения на одну ячейку в соответствующем направлении, клавиш PageUp и PageDown — на одну экранную страницу вверх и вниз соответственно, а сочетаний Alt+PageUp и Alt+PageDown - на экранную страницу влево и вправо соответственно. Клавиша Ноmе, в соответствии с ее основным назначением, перемещает выделение на первую ячейку текущей строки.

Использование клавиши Ctrl в сочетании с упоминавшимися выше клавишами усиливает их действие. Так, сочетание Ctrl+Home вне зависимости от текущего положения производит перемещение к ячейке А1, а сочетание Ctrl+End — к последней заполненной ячейке рабочего листа. Сочетание клавиши Ctrl с клавишами направлений ←,↑,→,↓ перемещает выделение к очередной заполненной ячейке в соответствующем направлении, а если такой ячейки не найдется, то к границе рабочего листа. Так, применение сочетания Ctrl+→ в ячейке В2 в ситуации, изображенной на рис. 13.1, приведет к перемещению в ячейку IV2, а сочетания Ctrl+↓ — в ячейку В65536, то есть к перемещению на правую или нижнюю границу рабочего листа. Сочетания Ctrl+PageUp и Ctrl+PageDown используются, как уже отмечалось, для перемещения между соседними рабочими листами.

Ввод, редактирование и удаление данных

Ввод данных осуществляется при первоначальном заполнении таблицы. Данные можно вводить непосредственно в выделенную, текущую ячейку либо в поле ввода строки формул. Если данные вводятся в ячейку, они автоматически дублируются в строке формул, и наоборот, данные, вводимые в строке формул, дублируются в выделенной ячейке. Во время ввода данных в строке формул становятся доступными кнопки Отмена, Enter и Изменить формулу (рис. 13.3).

Рис. 13.3. Кнопки строки формул

Тип данных распознается автоматически при их вводе по способу записи. В ячейку рабочего листа можно ввести данные следующих типов: текст, числовое, процентное, денежное значения, дату, время и формулу. Текстовые значения представляют собой последовательность буквенно-цифровых обозначений и всегда начинаются с буквы либо апострофа. Текст чаще всего используется для описания столбцов рабочего листа. Числовые, а также процентные и денежные значения являются данными, предназначенными для заполнения ячеек таблицы или использования в вычислениях. Правила выполнения вычислений задаются формулами. Число всегда начинается с цифры, формулы начинаются со знака = (равенства) или со знаков плюс или минус.

В программе MS Excel предусмотрено несколько стандартных форм записи (форматов) дат и времени, по которым программа распознает данные этих типов. Так, последовательность символов 1/1/1 считается записью даты 1 января 2001 года, а последовательность 2:2 рассматривается как запись времени 2 часа 02 минуты 00 секунд.

Завершается ввод значения в ячейку нажатием клавиши Enter или кнопки Enter в строке формул. После чего Excel распознает тип введенного значения, выровняет текст по левому краю ячейки (если не установлен другой вариант выравнивания), число — по правому, а формулу заменит ее значением. Затем выделение переместится на соседнюю ячейку. Причем направление перемещения всегда фиксировано и зависит от текущих настроек программы. В связи с этим для завершения ввода удобнее пользоваться клавишами направлений ←,↑,→,↓, которые явно задают направление перемещения. Для отмены ввода и удаления из ячейки всех введенных символов следует нажать клавишу Esc или кнопку Отмена строки формул.

Если длина введенного в ячейку текста превысит ее текущую ширину, то после завершения ввода текст может быть представлен полностью в рабочем листе (если ячейки, расположенные справа, ничем не заполнены) либо урезан по правому краю. Текст целиком можно увидеть в строке формул, если ячейка с текстом выделена. Если ячейка содержит число или значение формулы и значение в ячейку не помещается, то вся ячейка заполняется знаками диез (#).

СОВЕТ

Если в ячейке таблицы появилась последовательность знаков диез (#), то необходимо увеличить одним из описанных выше способов ее ширину.

Рис. 13. 4. Ввод примечания

Чтобы добавить к ячейке примечание, ее следует выделить и выполнить команду Вставка > Примечание. Затем в выделенном рядом с ячейкой поле ввода (рис. 13.4), в которое автоматически помещается имя автора примечания, ввести текст примечания и щелкнуть клавишей мыши в любом месте вне поля ввода примечания.

ВНИМАНИЕ

Текст примечания появляется на экране в случае перемещения указателя мыши над содержащей примечание ячейкой.

Редактирование данных осуществляется, если возникает необходимость изменить содержимое ячеек. Изменить (отредактировать) содержимое ячейки можно в строке формул или непосредственно в ячейке. Для изменения содержимого ячейки сначала ее нужно сделать текущей, а затем выполнить щелчок по месту редактирования в строке формул и внести нужные правки по правилам редактирования, используемым в текстовых редакторах. Во время редактирования формул может оказаться полезным обращение к мастеру их редактирования. Для этого следует нажать кнопку Изменить формулу в строке формул. Подсказки и дополнительные вычисления, автоматически появляющиеся в окне мастера во время изменения формулы, помогут выбрать правильный вариант ее ввода или быстрее найти ошибку в ее записи.

Для выполнения редактирования непосредственно в ячейке нужно выполнить двойной щелчок по ячейке, после чего в ней можно будет выполнять правку так же, как и в строке формул. Если после двойного щелчка ячейка не переходит в режим редактирования, то следует выполнить команду Сервис > Параметры... и в ее диалоговом окне на странице Правка включить флажок Правка прямо в ячейке. Для изменения содержания примечания нужно выделить ячейку с примечанием и выполнить команду Вставка > Изменить примечание.

Для удаления ячейки, строки или столбца можно воспользоваться командой Правка > Удалить..., с помощью которой ячейка целиком изымается из таблицы, а на ее место перемещается одна из соседних ячеек. Тем самым изменяется структура таблицы. Действие этой команды полностью аналогично действию точно такой же команды в текстовом редакторе MS Word. С ее помощью можно удалять также целые строки и столбцы.

Чтобы удалить только содержимое ячейки, достаточно просто выделить ее и нажать клавишу Delete. Можно также воспользоваться командой развертывания каскадного меню Правка > Очистить. В этом меню можно выбирать отдельные элементы, которые следует, не затрагивая остальных присутствующих в ячейке элементов, удалить: содержание, примечание или форматирование.