26. Расширенный фильтр в excel 2007

Данный фильтр так же работает со списком, как и автофильтр, но не создавая при этом раскрывающиеся списки для столбцов. Для фильтрации используется диапазон условий, который создается над списком, что позволяет задавать более сложные варианты отбора. Диапазон условий отбора должен включать заголовок столбца и над ним должно быть не менее трех пустых строк.

Условия отбора, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

• разные условия для одного столбца;

• одно условие для разных столбцов, например собаки в Вологде;

• несколько условий для разных столбцов;

• выборочные наборы условий для двух столбцов.

Если присвоить диапазону имя «Критерии», то ссылка на диапазон будет автоматически появляться в графе «Диапазон условий».

Как отбирать значения с помощью расширенного фильтра?

1. В окне открытого листа выделите нужный диапазон ячеек.

2. Перейдите к вкладке «Данные» и в группе «Сортировка и фильтрация» выберите пункт «Дополнительно».

3. В окне «Расширенный фильтр» в группе «Обработка» выберите:

   • «Фильтровать список на месте»;

   • «Копировать результат в другое место».

4. В графе «Диапазон условий» нажмите кнопку «Свернуть диалоговое окно» и выберите в книге отдельный диапазон условий, а затем нажмите кнопку «Развернуть диалоговое окно».

5. Закройте окно кнопкой «ОК».

Вопросы по аксессу

1. База данных – это интегрированная совокупность структурированных и взаимосвязанных данных, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и обработки данных.

2. Наборы принципов, которые определяют организацию логической структуры хранения данных в базе, называются моделями данных. Существуют 4 основные модели данных – списки (плоские таблицы), реляционные базы данных, иерархические и сетевые структуры.

3. Связь устанавливается между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц. Существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим». Отношения, которые могут существовать между записями двух таблиц:

 один – к - одному, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице;

 один – ко - многим, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей  другой таблице;

 многие – к - одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;

 многие – ко - многим, множеству записей из одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице.

Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей:

 Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.

 Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

 Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц

4. В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД) типа списков в Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений (англ. relation), т.е. простейшая двумерная таблица определяется как отношение (множество однотипных записей объединенных одной темой). От термина relation (отношение) происходит название реляционная модель данных. В реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются записями, а столбцы полями, между записями которых устанавливаются связи. Этот способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.

5. Основные разделы главного окна соответствуют типам объектов, которые может

содержать база данных MS Access. Это Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросыи Модули.

Интерфейс работы с объектами базы данных унифицирован. По каждому из них

предусмотрены стандартные режимы работы:

Создать - предназначен для создания структуры объектов,

Конструктор–предназначен для изменения ст

руктуры объектов,

- Открыть–предназначен для работы с объектами базы данных.

6. Компоненты, которые используются для хранения и представления данных, называются ОБЪЕКТАМИ.

В системе Access существуют следующие объекты:

Таблица. Основным объектом БД является таблица. На основе таблиц создаются формы, запросы и отчеты. БД может включать несколько таблиц. Напр., в одной таблице хранятся сведения о клиентах, в другой – о заключении торговых договоров, в третьей – о расходах, налогах и затратах на развитие фирмы и т.д.

Форма. Иногда бывает удобно вводить и отображать данные, хранящиеся в отдельных записях. Формы позволяют видеть столько данных из таблицы, сколько вы пожелаете. При этом формат представления вы также можете выбрать по своему усмотрению. При работе с Формой вы видите те же данные, что и в таблице, но представленные в другом виде. Если вы редактируете данные в таблице, то Access обновляет соответствующую информацию в Форме.

Отчет. При работе с БД часто бывает нужно распечатать необходимую информацию. Access предоставляет мощные средства генерации отчетов. Вы можете сортировать и группировать записи, производить вычисления над полями, упорядочивать и представлять данные в любом формате.

Запрос в Access – это специально подготовленный вопрос об информации в БД. При помощи запросов вы можете: вести поиск или выбор данных в таблице; производить вычисления; вставлять, удалять, изменять и комбинировать данные в таблицах. Составляя запрос вы можете указать в нем: интересующие вас таблицы, поля, записи и необходимые преобразования данных. Вы можете использовать запросы для выполнения следующих операций: вставка новых записей, удаление записей, изменение значений, создание новых полей. Также с помощью запросов вы можете решать некоторые задачи, связанные с проведением вычислений над данными, хранящимися в Access-таблицах.

7. При создании базы данных данные сохраняются в таблицах — списках строк и столбцов, относящихся к конкретной области. Например, можно создать таблицу «Контакты» для сохранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для сохранения сведений об этих товарах. Определение структуры базы данных необходимо всегда начинать с создания ее таблиц. Таблицы создаются раньше любых других объектов базы данных. В этой статье описано создание таблиц. Приведены инструкции по созданию таблицы, добавлению полей в таблицу и заданию первичного ключа таблицы. Кроме того, описаны типы данных и приведены инструкции по заданию свойств таблиц и полей.Перед созданием таблиц необходимо тщательно проанализировать требования к базе данных и создать ее план, чтобы точно выяснить, какие таблицы нужны.