1.2. Требования к бланкам документов

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и

разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого

документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его

юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные

реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее

наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью

специального штампа и образуют официальный бланк документа.

1.3. Правила машинописного оформления документов

Основные правила при оформлении документов:

– текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

– первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков

от границы левого поля;

– реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через

один межстрочный интервал;

– реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

– расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней

строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

– если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается

продлевать до границы правого поля;

– точку в конце заголовка не ставят;

– в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и

последующие листы;

– номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими

цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края

листа.

1.4. Подготовка и оформление основных видов документов

Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных

документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия,

организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и

специалистов предприятия.

Организационными документами являются :

устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное

расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном

положении предприятия, должностная инструкция работника.

Распорядительные документы регламентируют деятельность

предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов

директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной

деятельности и по личному составу.

Распорядительными документами являются:

приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим

управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной

деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования,

реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования

структуры и организации работы предприятия.

Информационно - справочные документы отражают процессы принятия

управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных

совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за

ведение работы с документами.

Информационно - справочными документами являются:

протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка,

телеграмма, телефонограмма и др.