36 Вопрос. Принципы систематизации документов внутри дел.

Систематизация дел- это групировка документов в дела где информация является папка как в бумажном так и в электронном носителе.

Порядок расприделения документов в делаопределяется номенклатуры дел

Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела». В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной информации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный. Номинальный признак — это группировка в одно дело документов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.). Предметно-вопросный признак — это совокупность документной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Номенклатура дел- это систематизированный перечень дел образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, и оформленный в установленном порядке.

Существуют три вида номенклатур дел:

• типовая номенклатура дел;

• примерная номенклатура дел;

• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации. В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел. Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов.  В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000). Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:  о заведении дел; о переходящих делах;  о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию

о выделении дел к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.

номенклатура дел составляется в 4 квартале текущего года на следующий текущий год.

Для составления Разработки дел необходимо : устав, положение о структурном подразделении, перечень документов с указанием срока хранения, номенклатура дел за предыдущие 3-5 лет, описи дел. Сначала разрабатывается номенклатура дел подразделения а на их основе номенклатура дел организаций. Разработкой занимается служба ДОУ или секретарь. Составленный проект номенклатуры дел составляется и визируется руководителем архива или ответственный за архив. Подписывается номенклатура дел руководителем служб. После подписания экспертная комиссия направляет на согласования после чего утверждается руководителя предприятия. Номенклатура дел после утверждения вводится в действия с 1янворя нового года и может действовать в течении 5 лет. Номенклатуру дел печатают в 4 экземплярах: 1) находится на постоянном хранении 2) сдается на работы 3) используют в качестве учетного документа. 4) оставляют в гос архиве