Общие сведения о субд Access

Access - это система управления базами данных (СУБД), под которой понимается комплекс программ, позволяющий хранить большие массивы данных в определенном формате, обрабатывать их и представлять в удобном для пользователя виде. С помощью Access можно разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, а также составлять сложные отчеты.

Все составляющие базы данных (таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты) хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица, в которой хранятся вводимые данные. Таблица состоит из строк, называемых записями и столбцов, называемых полями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы необходимо, прежде всего, определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Каждому полю можно присвоить один из следующих типов данных:

• текстовый (по умолчанию) - текст или числа, не требующие расчетов (до 255 знаков);

• числовой - числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов четов;

• дата/время - хранение информации о дате и времени (с 100 по 9999 год включительно);

• денежный - денежные значения и числовые данные, используемые в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части;

• поле МЕМО - хранение комментариев (до 65 535 символов);

• счетчик - специальное числовое поле, в котором автоматически присваивается уникальный порядковый номер каждой записи (значения поля обновлять нельзя);

• логический - может иметь только одно из двух возможных значений (True/False);

• поле объекта OLE - объект, связанный или внедренный в таблицу Access;

• гиперссылка - строка, состоящая из букв и цифр и представляющая собой адрес гиперссылки.

В Access существует несколько способов создания пустой таблицы:

• использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных;

• ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении таблицы, данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;

• определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

• Непосредственное создание таблиц с помощью конструкций языка структурированных запросов SQL.

Независимо от метода, применяемого для создания или модификации таблиц, все они приводят к формированию конструкций языка SQL, с последующей передачей их СУБД для выполнения.

Конструктор таблиц является наиболее удобным средством создания таблиц. Режим конструктора можно использовать для изменения макета уже созданной таблицы. Например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Далее рассмотрим этот метод.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поля объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных (режим конструктора, вкладка Общие, поле Условия на ограничение).

Можно использовать еще один инструмент при вводе данных - параметр Значение по умолчанию (вкладка Общие), который удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются.

Для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность ввода.

После того как вы ввели всю необходимую информацию о полях таблицы, нужно сохранить сконструированную таблицу. Для этого нужно выполнить команду меню “Сохранить”. В появившемся диалоговом окне нужно ввести название таблицы. Если все выполненные действия правильны, то формируется следующая инструкция SQL:

CREATE TABLE название таблицы <имя таблицы > (имя_столбца1 размер, имя_столбца2 размер …)

Эта инструкция передается СУБД Access. СУБД выполняет эту инструкцию, в результате чего создается новая таблица. Имя таблицы появляется на странице “Таблицы”. Для ввода или редактирования данных таблицы ее можно открыть в режиме таблицы (двойной щелчок на таблице).