Элементы разделов отчета

В процессе конструирования разделы отчета заполняются элементами в со­ответствии с планируемым макетом отчета с помощью команд меню или кнопок панели инструментов конструктора отчетов и панели элементов.

Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных (Detail), которой можно придать вид табличной части отчета. Поля с повто­ряющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.

Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, вне­дряемые объекты, линии, прямоугольники и т. п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов.

Для каждого элемента, раздела и отчета в целом могут быть уточнены свой­ства. Технология размещения элементов и определения их свойств анало­гична используемой в конструкторе форм.

Панель инструментов конструктора отчетов

В процессе конструирования отчета используются команды меню, панель инструментов Конструктор отчетов (см. рис. 10.2) и панель элементов.

Панель инструментов конструктора отчетов появляется, когда осуществляет­ся переход в режим конструирования отчета при первоначальном создании или при внесении изменений в макет отчета.

Замечание

Кнопка Параметры панелей инструментов позволяет перейти к окну настрой ки или списку кнопок панели инструментов (см. рис. 10.2). Снимая или устанавливая флажки в этом списке, можно добавлять или удалять кнопки с панели инструментов.

Рис. 10.2. Панель инструментов конструктора отчетов

Однотабличные отчеты

Рассмотрим технологию создания однотабличного отчета на примере полу­чения списков покупателей по городам.

Пусть в результате проектирования макета отчета Список покупателей опре­делены перечисленные ниже требования к отчету.

- Макет формируемого отчета должен иметь вид в соответствии с рис. 10.3. На макете показано оформление списка покупателей для одного города. В отчете должны последовательно выводиться со своими заголовками списки покупателей для каждого города. Список покупателей каждого города должен начинаться с новой страницы. Записи о покупателях должны выводиться в алфавитном порядке.

- При формировании отчета необходимо рассчитать число покупателей для каждого города и отобразить его в отчете.

- Вывод названия отчета должен производиться на каждой странице отчета.

Рис. 10.3. Проект макета для создания однотабличного отчета со списками покупателей по городам

Создание однотабличного отчета с помощью мастера

Для создания отчета выберем в окне База данных (Database) вкладку Отчеты (Reports). Чтобы сразу перейти к созданию нового отчета, выберем на вкладке пункт Создание отчета с помощью мастера (Create report). В после­довательно открывающихся окнах мастера Создание отчетов выберем:

- таблицу покупатель и поля КОД_ПОК, наим_пок, банк, ном_рсч, адрес_пок, на основе которых будет формироваться отчет;

- поле адрес_пок, в котором хранится название города, и добавим его в уровень группировки;

- порядок сортировки записей по полю наим_пок в порядке возрастания;

- макет отчета Ступенчатый (Stepped) и, учитывая небольшое число полей в отчете, книжную (Portrait) ориентацию;

- стиль оформления отчета Строгий;

- отметим пункт Настроить ширину полей для размещения на одной страни­це (Adjust the field width so all fields fit on a page);

- зададим имя отчета "Список покупателей".

Завершается работа мастера открытием отчета, который представлен на рис. 10.4.

Такой отчет будет получен только в случае, если поле с адресом содержит только название города.

Предположим, что в поле адрес_пок хранится не только название города, но и название улицы, номер дома. В этом случае группировка по полю не даст нужного результата. Мастер позволяет выполнить группировку по несколь­ким первым буквам строкового значения поля. Нажав кнопку Группировка во втором окне мастера выбора поля группировки, откроем окно Интервалы группировки (рис. 10.5), в котором выберем интервал по 4 первым буквам.

Рис.10.4. Отчёт, созданный с помощью мастера

Рис. 10.5. Выбор интервала группировки в строковом значении поля адрес_пок

Если в вашем списке адресов нет городов, в наименованиях которых первые 4 буквы совпадают и с длиной менее 4 букв, группировка в отчете будет вы­полнена правильно. На основе сделанного выбора в заголовок группы мас­тер поместит выражение =Left ( [адрес_пок] ;4), которое возвратит первые 4 буквы из значения адреса. При этом в область данных отчета мастер до­полнительно включит полное значение поля группировки — весь адрес.