2. Організація підготовки до прийому

Час і засоби для організації прийомів залежать від обставин і бувають різні, але в будь-якому випадку це питання потрібно вивчити завчасно і підготува­ти його якомога ретельніше. При цьому сторона (особа), що проводить прийом, заздалегідь повинна виконати таку підготовчу роботу:

• визначити вид прийому;

• скласти список запрошених осіб;

• підготувати і завчасно розіслати запрошення;

Після вибору виду прийому можна переходити до складання списку за­прошених. Особливу увагу при цьому необхідно звернути на те, щоб серед гостей не опинилися осіб, які ворожо ставляться один до одного або ж до­тримуються протилежних політичних поглядів.

У запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв'язку з чим, де і коли проводиться, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запро­шення були виготовлені на яскравих бланках, а ім'я, прізвище та посада за­прошених були вписані від руки або набрані на комп'ютері.

При проведенні прийомів з розміщенням у запрошенні міститься прохання дати відповідь — R.S.V.P. (Respondez, s'ilvous plait), що означає дай­те відповідь, будь-ласіса. Іноді додається regrets only — в разі відмови. Не заве­дено передавати своє запрошення іншій особі. Але, якщо це необхідно, обо­в'язково попереджають організаторів заходу.

Якщо прийом влаштовують на честь важливої персони, то запрошення надсилається лише після одержання від неї усної згоди. У такому випадку літе­ри R.S.V.P. на запрошенні підкреслюються, і під ними пишуться літери РМ (Pour memoire або to remind — «для пам'яті»).

Якщо в запрошенні вказується і форма одягу, то літери R.S.V.P. і номер телефону проставляються в лівому нижньому куті, а в правому — форма одя­гу: темний костюм (dark suite), сукня (dress) або смокінг (black tie) і довга сук­ня (long dress), або фрак (white tie) і вечірня сукня (full dress).

Запрошення розсилають за один-два тижні до дня прийому - це етикет­ний мінімум. Але якщо врахувати час на доставку запрошення, термін на об­міркування та прийняття рішення гостя, підготовку відповіді (після отримання якої можна починати конкретну підготовку прийому), то запрошення треба розсилати за місяць.

У разі, коли візит гостя не зовсім бажаний, то запрошення передають удень прийому. Таке запрошення розцінюється як формальне, від якого завж­ди можна відмовитись.

Якщо запрошується подружжя, це зазначається окремо. На перше місце в запрошенні для подружжя завжди ставлять ім'я чоловіка. Коли жінку за прошують як офіційну особу, або з огляду на її положення в суспільстві, то запрошення оформляється персонально. На прийомі їй відводиться місце за­лежно від рангу та статусу.

Якщо на прийом запрошують особисто або по телефону, то відреагувати потрібно відразу ж. Дати відповідь по телефону можна й у випадку, якщо в запрошенні зазначено номер телефону. Запрошення може надсилатися із зазначенням бажаної кількості гостей. У такому випадку у відповідь надси­лається список осіб, які будуть присутні на прийомі.

Якщо з певних причин відповідь не може бути позитивною, то від запро­шення слід відмовитися. Причиною відмови за наявності згоди можуть бути лише форс-мажорні обставини.

Жінка може відмовитись від запрошення у випадку легкого нездужання, чоловік же може послатись на нездоров'я, тільки якщо він серйозно хворий.

Якщо запрошення відповідає згодою, то в конверт запрошеного окрім листа відповіді вкладається візитна картка, а також картки супроводжуючих осіб з приміткою PRV, яке означає, що запрошення прийнято.

Прийом вважається офіційним, якщо запрошені — виключно посадові особи. Чоловіки мають бути присутні на офіційному прийомі без жінок, а за­прошені з огляду на соціальне становище жінки — без чоловіків (сніданок, на який запрошуються чоловіки разом з жінками, вважається неофіційним не­залежно від кількості запрошених).

Офіційні запрошення відрізняються за формою від неофіційних. У за­прошенні на офіційний прийом зазначається титул запрошеного без зазна­чення його імені та імені дружини. У тексті запрошення на дипломатичний прийом використовують форму: Маємо честь запросити….

• підготувати приміщення;

• скласти, якщо необхідно, план розміщення запрошених осіб;

• визначити (скласти) меню, продумати сервіровку столу і порядок об­слуговування гостей;

• підготувати тости і промови (на прийомах з розміщенням);

• скласти схему і порядок проведення прийому, розподілити обов'язки між тими, хто готує прийом.

✓ Зустріч гостей

Від місця, де проводиться прийом, залежить характер зустрічі гостей. У будь-якому випадку потрібно уточнити шляхи під'їзду, паркування і виїзду автомобілів, передбачити прикриття при виході з машин у негоду.

Незалежно від того, де буде проходити прийом, гостей необхідно зустрі­чати біля вхідних дверей. Одягнуті по формі, що відповідають тому чи іншому заходу, представники господарів направляють запрошених до гардеробу й пояснюють їм, як пройти до аванзали. Трохи ближче до виходу гостей зуст­річають господар (господарі), господиня, почесний гість з дружиною. Поблизу знаходиться розпорядник чи організатор прийому.

Першою на прийомах вітається дружина гостя з господарем, потім з гос­подинею: чоловік (гість) — спочатку з господинею, потім — з господарем. Довго затримуватись біля господині не слід, щоб не відволікати їх увагу від інших запрошених гостей.

Після вітань з господарями гість робить загальний уклін всім присутнім в аванзалі і підходить до своїх близьких знайомих, яких вітає особисто. Потім переходить до іншої групи учасників, намагаючись переговорити зі всіма знайо­мими, з ким не буде змоги спілкуватись за столом у бенкетній залі.

В аванзалі офіціанти на підносах подають аперитив або будь-який інший напій, що зменшує жагу й викликає апетит. Це може бути мінеральна вода, соки, вермут, сухе вино, шампанське, коньяк, віскі або горілка. Аперитив може бути одинарний або комбінований. Іноді до аперитиву подають горішки, мас­лини, тартинки з солониною тощо.

✓ Складання плану розміщення за столом

Складаючи план розсадки гостей за столом, необхідно дотримуватись певних правил.

1. Почесним є місце напроти вхідних дверей, а якщо двері знаходяться збоку — на стороні столу, біля вікон. Почесні гості завжди займають місця посередині столу (маючи на увазі його довшу сторону).

2. На сніданку (обіді), наякому присутні тільки чоловіки, першим вважаєть­ся місце праворуч від господаря, а не праворуч від його почесного гостя.

3. Якщо на прийомі присутня господиня дому, то запрошуються дружи­ни всіх запрошених. У такому разі першим почесним вважається місце пра­воруч від господині, другим — праворуч від господаря. Якщо дружина госпо­даря відсутня або ж господар неодружений, він може посадити напроти себе одну із запрошених жінок (заздалегідь спитавши її згоди) або чоловіка найви­щого рангу.

4. Між офіційними гостями можна садити інших гостей, враховуючи відповідність їх посад.

5. Жінки і чоловіки розсаджуються поперемінно, причому чоловіки мо­жуть сидіти один біля одного, а жінки — ні.

6. Розсаджуючи гостей, треба завжди пам'ятати, щоб один біля одного сиділи гості, які б могли між собою спілкуватись і які симпатизують один од­ному.

7. Найменш почесними вважаються місця на торцях столу (за винятком тих випадків, коли господар один очолює стіл), тому саджати на ці місця гос­тей, особливо жінок, не заведено. Якщо ж виникають труднощі з розміщен­ням і є необхідність використати ці місця, їх можуть зайняти господар і гос­подиня.

8. Якщо сніданок чи обід проводяться під час двосторонньої наради, мож­ливе розміщення однієї делегації напроти іншої. При цьому голови делегацій також сідають один проти одного. Складаючи план розміщення, слід звернути увагу на те, щоб чоловік не сидів поряд з дружиною. Загальноприйнято відводити місця чоловіку та дру­жині з одного боку столу, а якщо по різні, то не напроти один одного.

9. Якщо при розміщенні немає можливості комусь із подружжя надати місце згідно з протоколом, господар мусить забезпечити належне за рангом місце хоча б дружині і вибачитися перед чоловіком. Чоловіки погодяться з розумними вибаченнями, жінки — ніколи.

10. Коли під час проведення заходу необхідна допомога перекладача, то він, відповідно до протоколу, займає місце зліва від особи, якій він необхіден.

11. Господиня прийому завжди сідає обличчям до дверей, з яких заходять офіціанти, щоб вони весь час були у полі її зору.

Кувертні картки вказують місце гостей за столом на прийомі з розсаджуванням. Розмір кувертної картки - 76 х 101 мм. її згинають навпіл і на лицьовому боці, де надрукований герб України, співробітники відділу протокольної служби від руки каліграфічним почерком пишуть ім'я та прізвище (у вітчизняній дипломатичній практиці - заголовні літери імені та по батькові і повністю прізвище).