5. Проведення аналізу робочого дня керівника

Після дослідження робочого дня керівника я виразив хронометраж за допомогою діаграми (Рис. 2):

Рис. 2 Хронометраж робочого дня керівника

На початку робочого дня керівник виділяє близько тридцяти хвилин на поставлення задач спеціалістам. В управління соціального захисту населення є гаряча лінія на яку телефонують не тільки люди, які потребують інформації, яку може, інколи, може надати керівник, а й уповноважені особи з інших організацій. Ось чому на телефонні розмови витрачається близько години робочого часу. Близько двох годин витрачається на роботу з паперами, розбиранням листів від заявників, різних організацій, банків, судових установ та інших. Також за цей час потрібно дати продумані відповіді на листи, часто по електронній пошті надходять листи на які терміново потрібно дати відповіді. На співбесіди з заявниками керівник виділяє дві години робочого часу. Кожного дня збираються заплановані наради на яких вирішуються поставлені перед управлінням питання. Для вирішення проблем начальник збирає працівників, які можуть бути корисні у вирішенні даних проблем і проводить оперативну нараду, де проходять усі етапи раціонального прийняття рішень. Протягом дня проводиться перевірка за виконанням поставлених завдань.

6. Складання схем комунікаційних зв’язків між різними підрозділами підприємства

Управління соціального захисту населення під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами районної держадміністрації, органами місцевого самоврядування, а також з підприємствами, установами, організаціями, громадянами та їх об’єднаннями(Рис.3).

Фізичні особи, заявники

Загальний відділ

Відділ субсидій

Департамент сзну

Інші надавані і одержувачі документів

Відділ контролю і виплат пенсій

Архівний відділ

Відділ пільг

Заступники керівника

Відділ кадрів

Керівник

Відділ праці

Відділ по роботі з громадянами

(загальні питання)

Юридичний

відділ

Відділ АСУ

Відділ прийняття документів

Рис.3 Взаємодія управління соціального захисту населення Краснокутського району з іншими відділами

Дане управління складається з відділів, які в своїй діяльності керується положенням про відділ а працівники відділів посадовими інструкціями.

Відділи між собою спілкуються за допомогою письмового чи електронного листування, робочі дикокументи передаються кур’єром.

Після здачі документів на субсидії на заявника заводиться справа в яку будуть підшиватися всі інші документи, які стосуються виплат і т.п. Справи зберігаються в архівному відділі і їх не дозволено законом виносити за межі УСЗН Краснокутської РДА, окрім випадків зазначених в кодексі.

7. Участь у проведенні засідання керівництва чи зборах колективу

Основне завдання було проведення аналізу обгрунтування ухвалення, й організації виконання управлінські рішення.

Оскільки, в УСЗН Краснокутської РДА лінійно-функціональна структура, а вона забезпечує такий поділ управлінської праці, у якому лінійні ланки управління покликані командувати, а функціональні - консультувати, допомагати у конкретних запитань і підготовці відповідних рішень, програм, планів. Відповідно, як і в кожної структури є свої вади суспільства і типові проблеми властиві такий структурі:

· кожне ланка зацікавлений у досягненні межі своєї вузької мети, а чи не спільної мети управління;

·відсутність тісних взаємозв’язків і взаємодія на гopизoнтaльнoм рівні між відділами;

·акумулювання на верхньому рівні повноважень по вирішенню безлічі оперативних задач.

Кожен підрозділ зацікавлений у досягненні своєї вузької мети, а не спільної мети організації. Є методи прямого впливу (наказ, розпорядження, вказівку), і навіть методи матеріальним стимулюванням за понаднормове час.

Ні, що також важливо, адаптивності до ситуації. У цілому нині, кожен виконує, те що від нього потребують і нічого, тобто, немає творчого потенціалу, і це стосується більшості сучасних організацій.

За позитивного рішення щодо нескладних проблем, у створенні часто використовується інтуїтивний підхід, що також викликає проблему у сфері управління, тобто якість рішення грунтується насамперед попередньому досвіді особи, приймає рішення.

Интуитивний підхід це не дає хороших результатів, коли попередні ситуації відповідають нової. На якість інтуїтивних рішень може вплив недостатньо повне уявлення про поточну ситуацію.

Якщо проблемна ситуація очевидна, її рішення неоднозначне, то процес прийняття рішень вимагає структуризації, що дозволить визначити етапи і складні процедури, створені задля його виконання. Процес ухвалення рішень можно представити як наступні етапи, кожному з яких відповідають певні процедури:

- пocтaнoвкa пpoблeми: виникнення нової ситуації, поява проблеми, збір необхідної інформації, опис проблемної ситуації;

- розробка варіантів рішення: формулювання вимог-обмежень, збір необхідної інформації, розробка можливих варіантів рішень;

- вибір рішення: визначення критеріїв вибору; вибір рішень, які відповідають критеріям оцінка можливих наслідків, вибір найбільш підходящого рішення;

- організація виконання рішення і його oцінкa: план реалізації вибраного рішення; кoнтpoль за xoдoм реалізації рішення; оцінка рішення пpoблeми і виникнення нової ситуації.

Процес ухвалення стратегічних рішень в УСЗН складається з кількох етапів:

- отримання інформації про ситуацію. Цей процес відбувається у вона найчастіше знизу вгору. Необхідна інформація запитує генеральним директором компанії своїх заступників. Заступники своєю чергою спантеличують збиранням інформації підлеглих їм керівників підрозділів. Інформація знизу вгору надходить генерального директора, узагальнюється й у формі звіту представляється;

- визначення цілей. Мета формується розробки повістки зборів управляючих й у письмовій вигляді доводиться до кожного члена зборів. Так само вона фігурує й у протоколі зборів, який веде секретар фірми;

- аналіз ситуації. На цьому етапі виділяються основні критерії ухвалення рішення. Основні методи, застосовувані поки що:

· додатковий обміну інформацією між учасниками прийняття рішень;

· узгодження протилежних

точок зору;

· пошук компромісу;

· обговорення сценаріїв розвитку;

· вибір оптимального варіанта;

· прийняття управлінського рішення на процесі колективного відкритого голосування.

Процес ухвалення управлінські рішення начальником управління також складається з кількох етапів:

- постановка завдань із надання інформації, яка потрібна на аналізу;

- аналізують інформацію і постановка завдань заступникам для розробки альтернативних варіантів управлінського рішення;

- підготовка заступниками директора економічного обгрунтування запропонованих альтернатив управлінського рішення;

- вибір найбільш привабливого, з погляду економічного ефекту, варіанти рішення.

До основних форм розробки управлінські рішення для УСЗН належать:

1. Наказ (письмовий чи усний).

2. Розпорядження.

3. Протокол.

4. Договір.

5. Угода.

6. План.

7. Становище.

Крім форм розробки у власність УСЗН практикуються і форми реалізації управлінські рішення: розпорядження, ділова розмова, переконання, примус, повідомлення, навчання, ділова гра (тренінг), нараду (широке коло людей), засідання (вузько професійний коло, де вирішуються організаційні питання), звіт.

Кожна форма розробки управлінського рішення можна здійснити кількома формами реалізації.

У процесі ухвалення рішень для підприємства неможливо домогтися успіху, якщо правом обране рішення належить одній людині. Бажання вирішити докласти зусиль самому обмежує можливості. Проблему вирішення завдань поза своїх фізичних можливостей слід шукати у делегуванні повноважень.