3. Якості документів

Як і будь-який об’єкт, документ володіє багатьма властивостями (відмінними якостями). Най більш властивими з них є:

• Атрибутивність документа

Документ як цілісна система складається з двох основних частин – інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї із частин перетворює документ в не документ;

• Функціональність документа

Його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ – полі функціональний об’єкт, він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, обусловлених різнобарвністю потреби суспільства інформації та знань;

• Структурність документа

Тісний взаємозв’язок його елементів і підсистем, зберігання основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.

Рахунок перерахованих якостей документа – це особлива цілісна система, виконуюча призначені для неї суспільством функції. Зв'язок між ними є настільки тісним, що відокремити їх одне від одного можливо лише умовно.

4. Види документів

Види документів:

а найменуванням – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;

за походженням – службові (офіційні) та особисті;

за місцем виникнення – внутрішні і зовнішні;

за призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

за напрямком – вхідні й вихідні;

за формою – стандартні (типові) й індивідуальні;

за строками виконання – звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові – з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);

за ступенем гласності – секретні й несекретні;

стадіями створення –

• оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

• копія – точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);

• дублікат – другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;

• витяг (виписка) з документу – відтворення деякої частини документу.

за складністю – прості й складені;

за строками зберігання – постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

за технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом;

за носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.

5. Поняття комунікації

Комунікація – це обмін інформації між людьми. 

Комунікації поділяються на такі види:

• міжособистісні або організаційні комунікації на основі усного спілкування;

• комунікації на основі письмового обміну інформацією.

Міжособистісні комунікації в свою чергу поділяються на:

формальні або офіційні. Дані Комунікації визначаються політикою, правилами, посадовими інструкціями певної організації і здійснюються за формальними каналами;

Неформальні комунікації, які не дотримуються загальними правилами певної організації; вони здійснюються згідно з усталеної системи особистих стосунків між працівниками організації.

Типова інформація, що передається по каналах неформальних комунікацій: майбутні скорочення виробничих робітників, нові заходи по покаранням за запізнення, зміну в структурі організації, прийдешні переміщення і підвищення, детальний виклад суперечки двох керівників на останньому нараді зі збуту, хто кого призначає побачення після роботи і т. д.

Серед формальних організаційних комунікацій виділяють:

• вертикальні, коли інформація переміщується з одного рівня ієрархії на інший;

• горизонтальні між різними підрозділами, які призначаються для координації діяльності різних підрозділів.

Вертикальні комунікації в свою чергу поділяються на:

висхідні, коли інформація передається знизу вгору (з нижчих рівнів на вищі). Цей тип комунікацій містить інформацію, необхідну для менеджерів для оцінки тієї сфери діяльності, за яку вони несуть відповідальність;

спадні, що здійснюються зверху вниз. Цей тип комунікацій безпосередньо пов'язаний з керівництвом і контролем за працівниками.

Міжособистісні комунікації поділяють також на:

• вербальні (словесні);

• невербальні, покликані здійснити обмін інформацією без застосування слів, наприклад за допомогою жестів, інтонацій голосу, міміки і т.д.

Вербальні і не вербальні форми комунікацій не завжди і не обов'язково виключають один одного. Як правило, інтерпретація одержувачем послання будується не тільки на словах, але й на такі елементи, як жерсть! і виразу обличчя. які супроводжують слова передавальної сторони.

Комунікаційний процес, поняття, основні елементи, етапи, їх характеристика

Комунікаційний процес - це процес обміну інформацією між двома або більше людьми. Його мета - забезпечити передачу і розуміння інформації, що є предметом обміну. Якщо взаємне розуміння не досягається, то комунікація не відбулася, з чого випливає, що обидві сторони грають у ній активну роль.

Комунікаційний процес - це взаємодія сукупності елементів. Існує чотири базові елементи комунікаційного процесу:

Відправник - особа, що генерує ідею або збирає інформацію і передає її;

Повідомлення - безпосередньо інформація;

Канал - засіб передачі інформації (усна передача, наради, телефонні переговори, письмова передача, службові записки, звіти, електронна пошта, комп'ютерні мережі);

Одержувач (адресат) - особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.

Комунікаційний процес обміну інформацією включає взаємопов'язані етапи:

• Зародження ідеї або відбір інформації;

• Вибір каналу передачі інформації;

• Передача повідомлення;

• Інтерпретація повідомлення.