4 Виды отчетных документов, составляемых после завершения контроля

Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц – в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год – в начале наступившего года за предыдущий год. 

Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений [9].

Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины для руководителя организации      

СПРАВКА

об исполнении документов по состоянию на ___________

№ п/п	Документы на контроле	всего				исполнены в срок	с продленным сроком исполнения	1	3	5	7	Вид, регистрационный номер и дата документа	Срок исполнения	Причины неисполнения в срок	Когда будет исполнен документ
		2	4	6

5 Отличие контроля от надзора, наблюдения и иных форм проверок, проводимых по делопроизводству

Контроль и надзор в делопроизводстве – это те явления, которые присущи многим процессам, которые происходят в нем. Через проверки, наблюдения, сопоставления контроль и надзор дают оценку подконтрольного объекта, что позволяет сделать выводы и осуществить действия, которые исправят или улучшат его состояние. Контроль и надзор – это те явления, которые необходимы для существования и развития общества, эффективного функционирования делопроизводства.

Следует согласиться с В. Е. Чиркиным о том, что контроль и надзор, безусловно, необходимы, но должна существовать мера, предел такой деятельности. Недостаточность контроля может привести к игнорированию интересов компании, к снижению авторитета руководства. С другой стороны, чрезмерный контроль со стороны высших органов управления может приводить к потере самостоятельности других органов управления, нарушения прав сотрудников.

Сравнивая понимание категорий «контроль» и «надзор», можем увидеть много общего, ведь определение надзора дается через контроль и наоборот. В обычном понимании значения слов «надзор» и «контроль» совпадает - это наблюдения или постоянное наблюдение с целью присмотра, проверки за кем (или чем) ни будь, за соблюдением каких-то правил.

Также почти все исследователи констатируют, что контроль и надзор имеют общие черты. К их числу В.В. Гошуляк относит:

1. объектом надзора и контроля является законность в деятельности;

2. наблюдение и контроль заключаются в постоянном и систематическом наблюдении за деятельностью поднадзорных и подконтрольных организаций;

3. органы контроля и органы надзора применяют в пределах своей компетенции определенные меры принуждения;

4. цель надзора и контроля общая – утверждение в компании законности и правопорядка [10].

Именно поэтому отдельные авторы предлагают жестко не разграничивать контроль и надзор и считать эти феномены соответственно функцией и подфункцией управления.

Однако доминирующим является подход, согласно которого контроль и надзор различаются. При этом различие проводится по целому ряду признаков. По мнению В.П. Беляева, сущность контроля заключается в проверке соответствия результатов заданным параметрам, его целям, в том, что уполномоченные органы и лица выясняют, соответствует ли деятельность подконтрольных объектов нормативным предписаниям и нормативным правовым актам, поставленной перед ними задачей, и непосредственно принимают меры по устранению «отклонений» и привлечения виновных к ответственности. Сущность надзора В.П. Беляев видит в обеспечении законности и правопорядка путем выявления и устранения допущенных нарушений делопроизводства, а также в их предупреждении. Содержание надзора составляет основанная на законе деятельность специально уполномоченных субъектов, направляется на предупреждение, выявление и пресечение нарушений делопроизводства в целях обеспечения правильного ведения такового.

 Некоторые авторы приводят более широкие критерии разграничения контроля от надзора:

1. между органом, осуществляет надзорную деятельность, и наблюдаемым субъектом отсутствуют отношения-непосредственной подчиненности (подведомственности);

2. надзорный орган не имеет права на оперативную административно-хозяйственную и иную деятельность, а также издавать распоряжения о необходимости устранения выявленных нарушений;

3. орган, осуществляющий надзорную деятельность, не вправе отменять незаконный правовой акт, применять меры дисциплинарной ответственности к определенным лицам;

4. в процессе осуществления контроля может проверяться целесообразность и эффективность совершенных мер, а при осуществлении надзора – только законность совершенных управленческих действий или принятых нормативных правовых актов;

5. для наблюдения – проведение таких проверок по мере необходимости, в случае выяснения нарушений положений нормативных правовых актов;

6. субъекты контрольной деятельности имеют право оперативного вмешательства в осуществляемую деятельность, а надзорный орган вправе лишь констатировать выявлены нарушения требований законности [10].