Телеграма

Телеграма – це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки “не”). Не допускається переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший, робити виправлення. У разі потреби розділових знаків застосовують позначення:

КРПК (ТЧК – рос. мовою) – крапка;

КМ (ЗПТ – рос. мовою) – кома;

ЛПК (КВЧ – рос.мовою) –лапки;

НР – номер;

ДВК (ДВТ – рос.мовою) – двокрапка.

Знаки мінус «-«, плюс»+», відсоток»%» пишуть словами, однозначні числа – переважно словами, багатозначні цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках - перший передають до відділення зв’язку, другий - підшивають у справу.

Реквізити телеграми:

1. назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА);

2. категорія телеграми (ТЕРМІНОВА, МІЖНАРОДНА, УРЯДОВА);

3. вид телеграми (ДВІ АДРЕСИ, ВІДПОВІДЬ ОПЛАЧЕНО);

4. телеграфна адреса одержувача;

5. номер документа, на який дають відповідь;

6. текст;

7. вихідний номер телеграми;

8. скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;

9. посада особи, яка підписала телеграму;

10. поштова адреса та назва підприємства – відправника телеграми;

11. підпис;

12. дата підписання телеграми;

13. відбиток печатки підприємства - відправника.

Тести телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими й недвозначними.

Службові телеграми оформлюють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 у двох примірниках.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці – вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через 2 інтервали.

Зворотну адресу друкують малими літерами (перше слово з великої). Реквізити 23 (підпис) і 26 (відбиток печатки) оформлюють відповідно до ГОСТ 6.38-90.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, що не передається

Зразок

Т Е Л Е Г Р А М А

ТЕРМІНОВА ЧЕРКАСИ ПРУТ ОМЕЛЯНЧУКУ

ЗУСТРІЧАЙТЕ ЗАВТРА 0 18 ДВК 07 ПОТЯГ НР528 ВАГОН НР12 КРПК ПРУТ

23154 Ужгород, вул. Житня, 22

Тел. 253-14-14

Телефонограма

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватись по телефону, телеграфу або телефаксу.

Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном. Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника. Такий зв’язок використовується коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові заходи тощо. Телефонний зв’язок використовується, якщо потрібно терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Текст телефонограми повинен бути чітким, лаконічним, стислим (бажано до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, чи вразі перешкод на телефонній лінії, що не дають змоги чітко почути деякі слова то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складається їх перелік із відповідними номерами телефонів.

Реквізити телфонограми:

1. назву виду документу (ТЕЛЕФОНОГРАМА);

2. номер;

3. дату підписання;

4. текст;

5. підпис;

6. прізвище і номер телефону особи, яка переслала телефонограму;

7. прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму;

8. дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:

1. відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;

2. назвати вид документа;

3. продиктувати текст телефонограми;

4. назвати посаду і прізвище особи, яка підписала телефонограму;

5. записати назву посади, прізвище ім’я, по-батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передачі, прийняття.

Телефонограму оформлюють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телеграми записують від руки у спеціальних журналах.

Зразок

Телефонограма №457

Від кого Вінницьке Управління Газового Господарства

Телефон 22-22-22 Передав: Якименко А.А.

Кому: Щербаку А.В. Прийняв: Кобернюк Я.В.

Просимо директора абонентного відділу Щербака А.В. взяти участь в нараді 15 грудня.

Генеральний директор Вінницького УГГ В.Г. Глибокий

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників. Яким адресовано телефонограму.

Складання телефонограми є одним із безпосередніх обов’язків секретаря.

40