1. Изучение порядка приема, регистрации и отправления документов, ведения журналов входящей и исходящей корреспонденции

Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления. Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное на его ведение.

2. Прием и регистрация документации

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Существует три основных потока документации: входящие; исходящие; внутренние. Документы, поступающие в правление,проходят следующие этапы: - предварительное рассмотрение; - регистрация; - рассмотрение; - исполнение.

3. Предварительное рассмотрение

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к. в письме может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Чаще всего корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.

4. Регистрация

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Например: вх. 121/4-2005, где 121 - порядковый регистрационный номер; 4 - номер дела, в котором этот документ будет подшит; 2005 - год поступления.

Вся документация регистрируется в день поступления. После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.

5. Рассмотрение корреспонденции

После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие - либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне. Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.

6. Исполнение

Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом: направить корреспонденту письменный ответ; сообщить телеграммой; сообщить телефонограммой.

Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента. Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть доведено до них обязательно под роспись или в письменной форме. Для записи поступивших в товарищество телефонограмм ведется специальный журнал. При приеме телефонограммы необходимо записать: содержание телефонограммы; откуда она поступила; дату и время приема;

7. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции

В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма товарищества обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в товарищество. Исходящие документы подписываются председателем правления и в определенных случаях председателем ревизионной комиссии. При отправке финансовых документов исходящие документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером. Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов. Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется по адресу, а второй остается и подшивается в дело.

8. Порядок оформления дел

Документы, исполненные и списанные в дело должны быть: проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело; сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим(входящим)номерам; освобождены от лишних дубликатов,черновиков, скрепок и булавок. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается. По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела.