3.9. Управління поставками проекту

Функція проектного менеджменту «Управління поставками проекту» включає шість процесів (див. п.1.2) придбання необхідних продуктів, послуг або результатів, які виробляються зовні організації-виконавця проекту.

Управління поставками проекту також передбачає адміністрування проекту покупцем (замовником, користувачем) і адміністрування контрактних зобов’язань команди проекту.

Контракт - це взаємна угода, яка зобов’язує продавця надати указані продукти, послуги або результати, а покупця - надати продавцю грошове або інше зустрічне зобов’язання. Контракт фіксує юридичні стосунки, усі суперечки за якими можуть бути урегульовані у судовому порядку. Укладання контракту на поставку продукту або надання послуг є одним з способів розподілення відповідальності з управління і прийняття на себе потенційних ризиків.

У залежності від області прикладення проекту продавець може називатися підрядником, субпідрядником, постачальником. У залежності від положення покупець може називатися клієнтом, замовником, генеральним підрядником і т.п.

Планування покупок та придбань. У процесі планування покупок і придбань встановлюється, які потреби проекту можна задовольнити шляхом закупок товарів, послуг або результатів у сторонніх по відношенню до проекту організацій, а які потреби проекту можна задовольнити зусиллями команди проекту в процесі виконання проекту.

У випадку придбання необхідних товарів, послуг або результатів у сторонніх організацій для кожного предмету покупки виконуються всі процеси від планування до закриття контракту.

У процесі планування покупок і придбань передбачається вивчення потенційних постачальників, а також аналіз ризиків для кожного рішення «виробляти або покупати», аналіз виду контракту, який планується укласти, у відношенні зниження ризиків або перекладання ризиків на продавця.

Контракти зазвичай відносяться до одного з трьох видів:

• Контракти з фіксованою ціною. Цей вид контракту передбачає фіксовану вартість чітко описаного продукту. Контракти з фіксованою ціною можуть передбачати заохочення за досягнення або покращення окремих параметрів продукту, таких, як строки виконання. Найпростіша форма контракту з фіксованою ціною - це замовлення на покупку, згідно з яким певний продукт повинен бути поставлений до певної дати за певну ціну.

• Контракти з відшкодуванням витрат. Цей вид контракту передбачає оплату (відшкодування) постачальнику фактично понесених витрат і виплату винагороди, яка складає прибуток продавця. Трьома розповсюдженими типами контрактів з відшкодуванням витрат є:

а) контракт з відшкодуванням витрат плюс відсоток від витрат;

б) контракт з відшкодуванням витрат плюс фіксована винагорода;

в) контракт з відшкодуванням витрат плюс винагорода за результати.

• Контракти типу «час і матеріали». Такі контракти являють собою гібридний тип контрактів, що містять положення як контрактів з фіксованою ціною, так і контрактів з відшкодуванням витрат.

Для кожного контракту зміст роботи розробляється на основі описання змісту проекту, ієрархічної структури робіт і словника ІСР.

Планування контрактів. У процесі планування контрактів відбувається підготовка документів, необхідних для підтримки запиту інформації у продавців і вибори продавців.

Щоб у повній мірі розуміти відповіді кожного продавця, покупець повинен чітко структурувати контрактні документи. Ці документи повинні містити опис бажаної форми надання пропозицій, зміст робіт контракту, а також необхідні умови контрактів.

Складність і рівень деталізації контрактних документів повинні бути адекватними обсягам закупок, а також ступеню можливих ризиків. Контрактні документи повинні бути досить точними і при цьому досить гнучкими, щоб у продавців була можливість запропонувати більш ефективні способи задоволення сформульованих вимог. Для цього продавцям пропонуються пропозиції з альтернативних рішень.

Запит інформації у продавців. Запит інформації у продавців має на увазі отримання від припустимих постачальників відповідей у вигляді запропонованої ціни і заявок на задоволення вимог проекту. Зазвичай основна частина зусиль цього процесу покладається на сторону потенційних постачальників і не передбачає додаткових витрат у проекті з боку покупця.

Запит інформації у продавців здійснюється шляхом організації конференції потенційних продавців, рекламних об’яв і складання списку атестованих продавців.

• Конференція продавців - це наради з потенційними продавцями, які передують підготовці пропозицій з їх боку. Метою таких конференцій є забезпечення ясного одноманітного розуміння вимог, які пред’являються до майбутніх поставок. Усім потенційним продавцям надаються однакові початкові умови в процесі першочергової взаємодії з покупцями, для того, щоб вони могли підготувати найкращі пропозиції з свого боку.

• Рекламні об’яви. Перелік потенційних постачальників може бути значно розширений шляхом розміщення об’яв у засобах масової інформації, наприклад, у газетах або спеціалізованих виданнях. На деякі предмети поставок розповсюджуються спеціальні вимоги діючого законодавства, які передбачають розміщення таких об’яв як обов’язковий захід.

• Складання списку атестованих продавців. Такий список може бути підготовлений на основі доступної інформації, яка є в Інтернеті, в бібліотеках, асоціаціях, торгових каталогах і т.д. Отримання докладної інформації про потенційних постачальників може вимагати значних зусиль, таких, як поїздки до постачальників і опитування колишніх клієнтів.

Процес запиту інформації у продавців завершується:

- розробкою списку потенційних продавців, яким запропоновано підготувати свої

пропозиції за контрактами;

- розробкою і розсилкою офіційних запитів, на основі яких продавці готують свої

пропозиції за поставками продуктів;

- збором пропозицій потенційних продавців, які являють собою офіційний документ,

що має юридичну силу.

Вибір продавців. При виборі продавців враховується безліч факторів, наприклад:

• ціна продукту;

• технологія виготовлення продукту;

• ризики, пов’язані зі строками і якістю продукту.

До підписання контракту з обраними продавцями здійснюються переговори з метою досягнення угоди, яка влаштовує обидві сторони. Остаточний текст контракту повинен відображати всі досягнуті угоди. У тексті контракту оговорюються відповідальність і повноваження сторін, умови поставок, юридичні аспекти, технічні, управлінські і ділові підходи, права власності, фінансування проекту, загальний розклад, платежі і ціни.

Адміністрування контрактів. І покупець, і продавець переслідують одні й ті ж цілі. Кожна з сторін бажає бути впевненою у тому, що партнер виконує свої обов’язки, які передбачені контрактом, і у тому, що права кожної з сторін юридично захищені. Процес адміністрування контрактів забезпечує виконання продавцем і покупцем своїх зобов’язань щодо контракту.

Юридична природа контрактних взаємовідносин потребує від команди управління проектом чіткого осмислення юридичних наслідків дій, які здійснюються у процесі виконання контракту. Деякі організації розглядають адміністрування контрактів як адміністративну функцію, окрему від організації проекту.

Адміністрування контрактів включає:

• керівництво і управління виконанням контрактів продавцями;

• звітність за виконанням (для моніторингу за додержанням вимог за вартістю, розкладом і технічним виконанням);

• процес контролю якості (для контролю якості продукту, створеному продавцем);

• загальне управління змінами (для забезпечення усіх зацікавлених осіб інформацією про зміни);

• моніторинг і управління ризиками (для забезпечення зниження ризиків);

• моніторинг платежів.

Адміністрування контрактів передбачає оцінку діяльності продавців і призначено для підтвердження компетентності або некомпетентності продавця при виконанні даного проекту і для майбутніх проектів.

При взаємній згоді у текст контракту вносяться зміни у будь-який час до закриття контракту у відповідності до умов управління змінами. Ці зміни не обов’язково повинні бути у рівній мірі вигідні і покупцю, і продавцю.

Суперечливі зміни називаються «претензіями», «розбіжностями» і т.п. Претензії підлягають оформленню у документальному вигляді і управління на усій тривалості життєвого циклу проекту. Якщо сторони не можуть самі домовитись про вирішення претензії, то вступають у силу передбачені контрактом способи і механізми їх розв’язання. Ці статті контракту можуть передбачати вирішення спірних питань через судові розгляди і можуть бути ініційовані як у період дії, так і по закінченню періоду дії контракту.

Закриття контрактів. Процес закриття контрактів підтримує процес завершення проекту, оскільки включає підтвердження того, що всі роботи виконані у належному вигляді і можуть бути прийнятими. Закриття контракту відноситься до кожного контракту, що зачіпає даний проект або фазу проекту. Невирішені претензії можуть стати предметом судового розгляду після закриття контрактів.

Передчасне розірвання контракту є особливим випадком закриття контракту і може наступити у результаті згоди обох сторін або у випадку невиконання зобов’язань однією з сторін. Права і обов’язки сторін у випадку передчасного розірвання договору визначаються у статті контракту, яка описує умови розірвання договору.