Тема 6: Документація. Інвентаризація.

План

1. Порядок документального оформлення господарських операцій.

2. Класифікація документів.

3. Організація документообороту на підприємстві.

4. Завдання, види інвентаризації та випадки її проведення.

5. Техніка проведення інвентаризації.

6. Відображення результатів інвентаризації в обліку.

1. Порядок документального оформлення господарських операцій.

Бухгалтерський облік розпочинається з виявлення, вимірю­вання та реєстрації фактів, дій та подій господарської діяльності, тобто суцільного і безперервного спостереження за всіма господарськими операціями з використанням документування.

Документування – це спосіб спостереження і відображення господар­ських операцій у первинних бухгалтерських документах.

Бухгалтерський документ – письмове свідоцтво встановленої форми та змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення. Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є їх юридичними свідоцтва­ми та підставою для відображення цих операцій в обліку.

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України №168/704 від 05.06.1995 р.)визначає порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об’єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів. Щоб мати юридичну силу документ повинен містити обов'язкові реквізити, до яких відносяться:

• назва документа (форми);

• дата і місце складання;

• назва підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції;

• одиниця виміру господарської операції;

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської інформації.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

• ідентифікаційний код підприємства або фізичної особи;

• номер документа;

• підстава для здійснення операції;

• дані про документ, що засвідчує особу;

• інші додаткові реквізити.

Відсутність у первинному документі будь-якого обов'язкового реквізиту робить неможливим відображення на його підставі проведеної господарської операції в бухгалтерському обліку.

Вимоги до оформлення первинних бухгалтерських доку­ментів:

- первинні документи повинні бути складені в момент здійснення операції, або, якщо це неможливо, відразу після її закінчення;

• документи складають на бланках типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідними державними органами (Державним комітетом статистики, Національним банком України, міністерствами і відомствами тощо);

• у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами;

• записи в первинних документах роблять чорнилом, кульковою ручкою темного кольору, друкарськими засобами або принтером, що забезпечують зберігання цих записів протягом встановлених строків;

• вільні рядки в первинних документах прокреслюються;

• у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом. Перше слово суми записують з краю відповідного рядка з великої літери;

• кожен первинний документ повинен містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

• керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи на здійснення господарських операцій, з відпуску товарно-матеріальних цінностей, майна, видачі грошових коштів і документів суворого обліку. Коло таких осіб має бути обмеженим;

• забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

• помилки, допущені при складанні банківських та касових документів, не виправляють. Такі документи анулюють і оформлюють нові. В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправи­льний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок повинно супроводжуватися написом "виправлено" і засвідчено підписом осіб, які оформили цей документ із зазначенням дати виправлення;

• підприємство має забезпечити належні умови зберігання документів протягом установленого терміну та запобігати несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах;

• у випадках, встановлених законодавством, бланки пер­винних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності. Їх друкують за зразками типових або спе­ціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера;

• відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

• первинні документи можуть бути вилучені у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійсню­ють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються із зазначенням підстав і дати вилучення.

Для забезпечення дотримання зазначених вимог первинні документи уніфікують та стандартизують.

Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для офор­млення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності.

Під стандартизацією документів розуміють установлення для бланків однотипних документів однакового найбільш раціонального розміру і форми із завчасним визначенням місця розміщення відповідних реквізитів.