Реализация проекта

1. Организационные формы управления проектами.

2. Контроль и регулирование проектной деятельности.

1. Организационные формы управления проектами.

Организационная структура проекта – это совокупность взаимосвязанных органов управления на разных уровнях системы управления проектами.

При выполнении проектных работ используют 2 основных принципа формирования групп или подразделений управления проектами:

1. два основных участника проекта (заявитель и исполнитель, подрядчик) формируют свои группы или подразделения, которые соответственно подчиняются заявителю и подрядчику;

2. для управления проектом формируют единую группу во главе с руководителем проекта. В эту группу входят как представители заказчика, так и представители подрядчика.

Формы управления проектами.

1. Функциональная структура управления.

Р уководитель

Группа, занимающаяся Выбор Разработка

финансовыми вопросами оборудования плана

2. Матричная структура.

Руководитель

Функциональная группа 1

Функциональная группа 2

Функциональная группа 3

Руководитель 1

Проект 1

Руководитель 2

Проект 2

Руководитель 3

Проект 3

Преимущество заключается в ее гибкости при изменении характера и фронта работы.

3. Проектная структура.

Руководитель

Функциональная группа 1

Руководитель проекта

Другие руководители

Функциональная группа 2

Функ-циональ-ная группа 4

Функ-циональ-ная группа 5

Функ-циональ-ная группа 6

Функциональная группа 3

Проектная структура увеличивает ответственность руководителей, повышает вероятность его успешного завершения.

Недостаток – дублирование функций основных функциональных подразделений.

Выбор структуры проекта зависит от:

• объема и стоимости работ;

• времени выполнения проекта;

• наличия необходимых специалистов для выполнения проектных работ;

• квалификации руководителя проекта;

• психологических факторов и т.д.

При малой стоимости проекта, как правило, выбирают функциональную структуру, средняя стоимость – матричная структура, большая стоимость и время – проектная структура.

В проектной структуре руководителю предъявляются повышенные требования.

Критерии для выбора организационной структуры управления.

Критерии оценки	Структура
	функциональная	матричная	Проектная
Уверенность в реализации	низкая	высокая	Высокая
Технология проекта	стандартная	сложная	Новая
Сложность проекта	простой	средний	Сложный
Продолжительность проекта	непродолжительный	средний	Продолжительный
Объем проекта	малый	средний	Большой
Важность проекта	низкая	средняя	Большая
Взаимосвязь отдельных частей	низкая	средняя	Большая
Критичность времени выполнения проекта	низкая	средняя	Большая
Взаимосвязь проекта и высшим уровнем управления	высокая	средняя	Несущественная

2. Контроль и регулирование проектной деятельности.

Контроль деятельности – это процесс, в котором руководитель проекта устанавливает: достигнуты ли намеченные цели, и в случае отклонений принимает управленческое решение раньше, чем могут проявится отрицательные последствия этих отклонений. Основная цель контроля – спасти проект.

Методика осуществления контроля:

1. обнаружение отклонений характеристик проекта от запланированных величин;

2. сравнение величины отклонения с критерием (с допустимой величиной отклонения). Критерии могут быть разные: в научно-исследовательской – до 20%, в рабочих проектах отклонение не должно превышать 1%;

3. выработка управляющего воздействия.

Виды контроля:

• предварительный контроль (до начала работ);

• текущий контроль (во время реализации);

• завершающий контроль (на завершающей стадии).

Технология оценки проектной деятельности:

1. Контроль в момент завершения проекта.

2. Контроль по выполнению 50% работ.

3. Контроль в заранее определенных временных точках.

4. Регулярный оперативный контроль.

5. Экспертная оценка в любой момент времени.

Источники информации для проведения контроля:

• проектные документы, которые поступают от членов проектной команды;

• отчетная документация;

• финансовые и экономические документы.

Степень детализации контрольной деятельности.

Она зависит от того лица, которое осуществляет контроль.

Руководители подразделений и ответственные исполнители получают наиболее детальную информацию. Руководители организаций исполнителей получают ту информацию, которая позволяет оценить общее состояние выполнения работ, закрепленных за этой организацией.

Руководитель проекта получает информацию об общем состоянии дел по проекту и детальную информацию в критических моментах проекта.

Управление изменениями проекта.

Изменение проекта – это замещение одного решения, определенного заранее, другим решением, которое позволит компенсировать влияние внешних и внутренних факторов, приведших к отклонению.

Управление изменениями:

1. регистрация изменений;

2. изучение и анализ последствий;

3. прогнозирование ситуации на будущее и определение необходимости новых изменений.

Виды изменений:

• внутренние – причины, которые формируются в среде участников проекта;

• внешние изменения – обусловлены всеми рисками, которые исходят из внешней среды проекта.

Прогнозирование изменений осуществляется на основе постоянного изучения внутренней и внешней среды проекта. Это позволяет предсказать появление факторов, влияющих на выполнение проекта, и заранее определить характер изменений. При прогнозировании используются все известные методы.

Реализацию изменений осуществляет проектная команда, базируется на изменении технической документации проекта.

Завершение проекта.

Методика завершения зависит от вида проекта:

1. проекты, заканчивающиеся сдачей объекта в эксплуатацию;

2. проекты, завершающиеся ликвидацией последствий проектной деятельности.

1. Перечень работ по завершению работ 1 группы:

• проведение эксплуатационных испытаний, в случае неудачи испытаний чаще всего осуществляется доработка проекта по замечаниям, полученным в ходе эксплуатационных испытаний;

• составление отчета о проведении эксплуатационных испытаний;

• закрытие проекта подтверждается актом, который подписан:

  1. представителями проектной команды;

  2. представителями предприятий-исполнителей;

  3. представителями эксплуатационных предприятий.

В третий этап также входит: определение юридического лица, осуществляющего гарантийное сопровождение, паспортизации оборудования и т.д.

2. В случае ликвидации проекта его завершение подтверждается актом, который подписывают те же лица, что и в предыдущем случае, а также представители государственных органов и представители, отвечающие за экологическое состояние территории в обязательном порядке и др.

Основные принципы управления качеством проекта:

1. качество является неотъемлемой частью проекта в целом, а не какой-то отдельной составляющей;

2. качество оценивает потребитель, все исполнители проекта должны чувствовать необходимость проведения работ по управлению качеством;

3. руководители проекта должны считать вопрос обеспечения качеством приоритетным;

4. при реализации проекта должны быть использованы новые технологии;

5. вся деятельность по выполнению проекта должна рассматриваться как совокупность отдельных процессов, каждый из которых имеет свое начало (входы) и конец (выходы);

6. политика по обеспечению качества проекта должна быть частью общей политики предприятия, реализующей проект.

21