Характеристика системы управления оао «Торгово-логистический центр «Озерцо-логистик»
Система управления складской деятельностью отражена в организационной структуре ОАО «Торгово-логистический центр «Озерцо-логистик».
Оперативное руководство материальными потоками складской деятельности осуществляет отдел логистики.
Должностная инструкция отдела логистики :
Отдел логистики является структурным подразделением ОАО «Торгово-логистический центр «Озерцо-логистик». Он создается, реорганизуется и ликвидируется приказом директора. Реорганизация и ликвидация отдела осуществляется с соблюдением трудового законодательства, коллективного договора и уведомлением профсоюзного комитета. Отдел непосредственно подчиняется заместителю директора по коммерческим вопросам в соответствии с утвержденной структурой управления ОАО «Торгово-логистический центр «Озерцо-логистик».
Отдел логистики непосредственно обеспечивает оказание услуг по:
складской логистике на складах № 10, 52, складе-холодильнике, складе югославского производства.
Основными задачами отдела логистики при осуществлении деятельности являются:
Оптимизация процессов приемки, обработки, хранения и отгрузки товаров на складах, в складе-холодильнике.
Определение правил организации складского хозяйства, процедуры работы с товаром и соответствующие им процессы управления ресурсами (человеческими, техническими, информационными).
Проектирование, разработка и контроль за функционированием логистических цепочек от момента таможенного оформления экспортных товаров до отгрузки в транспортное средство со складов хранения для доставки покупателям.
Оптимизация затрат на обеспечение логистической составляющей работы ОАО «Торгово-логистический центр «Озерцо-логистик.
Проведение комплекса организационных, технических и рекламных мероприятий по привлечению клиентов на услуги, согласно имеющимся прейскурантам, а также обеспечению интенсивной и эффективной работы специалистов в области логистики.
Осуществление контроля и проведение мероприятий, направленных на выполнение мер по охране труда и соблюдению правил техники безопасности и пожарной безопасности.
Структура, штатный состав и численность отдела логистики изменяются и утверждаются приказом директора в соответствии с типовыми структурами, нормативами численности, особенностями и условиями деятельности ОАО «Торгово-логистический центр «Озерцо-логистик по представлениям начальника Отдела и по согласованию с планово-экономическим отделом, отделом правовой и кадровой работы по направлениям деятельности указанных структурных подразделений.
В состав отдела логистики входят:
- начальник, ведущий специалист, четыре специалиста, работники складов № 52, 10, склада-холодильника, склада югославского производства.
На отдел логистики возлагаются следующие функции:
- Организация логистических операций с материальными потоками (погрузка, транспортировка, разгрузка, складирование, упаковка, предпродажная подготовка).
- Организация логистических операций с информационными потоками (создание информационных систем и осуществлению в рамках этих систем действий по сбору, хранению, обработке и передаче информации, сопутствующей материальным потокам, инициирующей эти потоки и управляющей ими).
- Формирование логистических цепочек по поставкам товаров, хранением и отгрузкой.
- Организация работы складского хозяйства и оказания услуг по хранению товаров на складах № 10, 52, складе-холодильнике, складе югославского производства.
- Определение последовательности продвижения товаров через места складирования: от склада временного хранения и таможенного склада до складов хранения.
- Участие в подготовке согласованных условий и заключении договоров хранения товаров сторонних организаций.
- Согласование с поклажедателями и арендаторами условий заключаемых договоров.
- Организация работы складского хозяйства.
- Организация работы по привлечению клиентов.
- Принятие мер по повышению технической оснащенности складского хозяйства, обеспечению сохранности поступающих на хранение товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ).
- Учет движения ТМЦ на складах № 10, 52, складе-холодильнике, складе югославского производства.
- Участие в проведении инвентаризации ТМЦ.
- Осуществление оперативного контроля за своевременным поступлением денежных средств в оплату оказанных услуг.
- Ведение делопроизводства и представление в рамках своей компетенции установленной отчетности в государственные органы.
- Анализ эффективности работы складов, разработка и внедрение процессов, направленных на повышение эффективности, качества работы и снижение затрат.
- Участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов оказания услуг, проведение маркетинговых исследований по изучению спроса на услуги Общества.
- Участие в выставках, ярмарках, выставках-продажах и других мероприятиях по продвижению услуг ОАО «Торгово-логистический центр «Озерцо-логистик.
- Обеспечение внедрения в повседневную деятельность мероприятий по предупреждению происшествий, укреплению трудовой дисциплины и поддержанию порядка в подразделениях отдела.
Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Отдел задач и функций несет начальник отдела.
Степень ответственности других работников Отдела за невыполнение (ненадлежащее выполнение) своих должностных обязанностей, устанавливается должностными инструкциями.
Важную роль в эффективной и прибыльной работе предприятия занимает рациональная организация производства и правильно сформированная система управления. Обеспечение пропорциональности всех элементов процесса производства и четкой согласованности всех звеньев управления является важнейшим условием получения прибыли.
Организационная структура аппарата управления - форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.
Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.
Различают связи: - линейные (административное подчинение), - функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения), - меж функциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).
В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:
- линейная; - функциональная; - линейно-функциональная; - матричная; - дивизиональная; - множественная.
На 1 января 2013 г. штатная структура Общества представлена следующей схемой:
Структура ОАО «Торгово-логистический центр «Озерцо-логистик» – линейно-функциональная. Приложение 1.
Учет работников ведется в соответствии с трудовым законодательством и нормативно-методическими документами. Ежемесячно анализируется списочная и среднесписочная численность работников. Составлен и постоянно контролируется персональный список работающих пенсионеров и женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.
В Обществе сформирован резерв кадров, работа с которым ведется в соответствии с Положением о порядке организации работы с резервом руководящих кадров в Управлении делами Президента Республики Беларусь, утвержденным приказом Управляющего делами Президента Республики Беларусь 09.08.2011 № 217.
Число уровней управления – 11.
На начало 2013 г. в Обществе функционируют следующие структурные подразделения, формирующие доходную часть Общества:
- отдел таможенных услуг (оказывает услуги по размещению и нахождению транспортных средств в зоне таможенного контроля, хранению и перемещению товаров на ПТО, услуги таможенного агента);
- отдел логистики (оказывает услуги похранению и складированию товаров, погрузке-разгрузке и прочие услуги, осуществляет сдачу в аренду складских помещений и открытых площадок);
- отдел транспортно-экспедиционных услуг (оказывает услуги по транспортно-экспедиционной деятельности);
- отдел эксплуатации зданий и сооружений (услуги по строительству, ремонту, техническому обслуживанию и эксплуатации зданий).
- отдел внешнеэкономической деятельности и оптовой торговли (оптовая торговля и внешнеэкономическая деятельность);
- отдел закупок и продаж (розничная торговля).
Структура характеризуется четким единоначалием - каждый руководитель, каждый работник подчинен только одному вышестоящему лицу. Кроме этого, помимо линейного управления добавлено еще и функциональное, связанное с дальнейшей специализацией управленческого труда: службы главных специалистов заместителя генерального директора по экономике и управлению (отдел экономики, организации труда и заработной платы, финансовый отдел), механика, метролога, энергетика, бухгалтерия и др. Поэтому каждое из структурных подразделений предприятия (отдел, цех) получает указания и распоряжения не только от непосредственного руководителя, но и от руководителей функциональных служб.
Данная структура объединения обладает всеми основными достоинствами линейно-функциональных структур управления:
- высокий уровень специализации управленческой деятельности в определенной сфере, что обеспечивает высокое качество и высокую эффективность принимаемых специализированных управленческих решений;
- максимальная адаптация к разнообразным требованиям и условиям диверсификации производства;
- относительная простота подбора руководителей для управления специализированными сферами управленческой деятельности.
Можно выделить следующие недостатки, вытекающие из данного типа организационной структуры:
- возможность нарушения принципа единоначалия;
- трудности принятия и реализации согласованных управленческих решений;
- сложность подбора руководителей высших уровней управления.
Единоличным исполнительным органом Общества является директор.
К компетенции директора относится:
подготовка программ развития Общества, в том числе инвестиционных;
рассмотрение отчетов руководителей структурных подразделений Общества;
осуществление списания имущества Общества в соответствии с законодательством;
принятие решений о заключении сделок, связанных с приобретением, отчуждением либо возможностью отчуждения имущества, отнесенного к основным средствам, кроме сделок, принятие решений по которым отнесено Законом «О хозяйственных обществах», иным законодательством и настоящим Уставом к компетенции иных органов Общества;
предварительное рассмотрение вопросов о реорганизации Общества, о создании других юридических лиц, вхождении в состав юридических лиц, создания представительств и филиалов, об участии в создании финансово-промышленных и иных хозяйственных группах, холдингах, а также о вхождении в их состав;
утверждение положений о представительствах и филиалах Общества.
Все документы денежного, материально-имущественного, расчетного характера, а также отчеты, подписываются директором предприятия.
Директор и главный бухгалтер несут ответственность за всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
Линейные руководители на различных уровнях управления, обеспечивают непосредственное руководство как основными, так и вспомогательными производственными подразделениями.
Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется централизованной бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением. Бухгалтерия имеет в своем составе следующие отделы:
Отдел реализации: ведет учет реализации продукции.
Оперативный отдел: ведет количественно-качественный учет.
Материальный отдел – учет и контроль за приходом, наличием, движением и выбытием материалов и основных средств.
Расчетный отдел – учет оплаты труда.
Организация и руководство бухгалтерским учетом на предприятии возлагается на главного бухгалтера. Указания и распоряжения главного бухгалтера по вопросам соблюдения правил ведения учета, оформления и представления для учета необходимых документов и сведений являются обязательными для всех структурных подразделений и работников предприятия. Все проекты договоров со сторонними предприятиями, организациями и другими субъектами хозяйствования по вопросам, связанным с осуществлением расчетов между сторонами, в обязательном порядке согласовываются с главным бухгалтером.
Предприятие ведет бухгалтерский учет и статистическую отчетность в порядке, установленном в Республике Беларусь, в соответствии с законодательством предоставляет данные в налоговые органы и несет ответственность за их достоверность; сообщает налоговым органам по месту регистрации в качестве налогоплательщика сведения о замене руководителя и (или) главного бухгалтера предприятия для внесения в Государственный реестр налогоплательщиков Республики Беларусь; предоставляет в банк документы, выдаваемые налоговыми органами, о внесении в Государственный реестр налогоплательщиков республики Беларусь сведений о замене руководителя и (или) главного бухгалтера предприятия.
Комплексные ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия могут осуществляться налоговой инспекцией и другими контролирующими органами в пределах их компетенции.
Экономическое планирование на предприятии осуществляется планово-экономическим отделом, являющимся самостоятельным структурным подразделением.
Планово-экономический отдел разрабатывает годовые, квартальные планы предприятия и отдельных цехов, контролирует их выполнение, определяет пути устранения недостатков, организует и совершенствует внутризаводское и внутрицеховое планирование, разрабатывает нормативы для образования фондов экономического стимулирования, ведет оперативный статистический учет, анализ показателей работы основных агрегатов, цехов и заводов, разрабатывает и представляет на утверждение проекты, цены на новую продукцию, изучает и внедряет передовой опыт в организации планово-экономической работы и др.
Для эффективной работы предприятия важно четко определить функциональные обязанности и полномочия каждого работника. Для этого применяются должностные инструкции, в которых определяются задачи, функции, обязанности, права и ответственность согласно занимаемой должности.
Полномочия органов управления определены Уставом предприятия.
Все работники предприятия работают в соответствии с коллективным договором и контрактами, с учетом уровня образования руководящих работников, специалистов и профессиональной подготовкой рабочих.
Организован контроль за соблюдением трудовой дисциплины в структурных подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, разрабатываются мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени.
Предприятие на основе изучения конъюнктуры рынка, возможностей потенциальных партнеров, информации о движении цен организует свое материально-техническое обеспечение путем приобретения ресурсов на рынке товаров и услуг. Свою работу, услуги предприятие реализует по ценам и тарифам, устанавливаемым самостоятельно или на договорной основе, а в случаях, предусмотренным законодательством Республики Беларусь, - по ценам и тарифам, регулируемым государством.
Предприятие обеспечивает контроль за полнотой и своевременностью поступления доходов, развивает подсобно-вспомогательную деятельность, совершенствует финансово-экономическую работу.