1.2. Документні ресурси

У теорії інформації виділяють наступні форми інформації:

• елементарна, яка функціонує у неживій природі;

• біологічна - циркулює у живій природі;

• соціальна – осмислена людським суспільством.

Функція елементарної інформації – передача енергії шляхом структурної взаємодії матеріальних об'єктів. Біологічна інформація включає як кодування генетичної інформації, так і управління складними психологічними процесами у вищих тварин через передачу енергії.

Соціальна інформація створюється та використовується суспільством. Зага­лом соціальну інформацію можна визначити як відомості, що призначені для пе­редачі у суспільстві. Така інформація, що зафіксована у документі, є об'єктом вивчення багатьох наук (документознавство, інформатика, книго-, бібліотеко-, бібліографіо-, архівознавства, теорії масових комунікацій тощо).

Згідно із стандартом ISO документ – це записана інформація, що може бути використана як одиниця у інформаційному процесі (ДСТУ 2392-94). В Україні є ще два офіційних визначення документа (більш вузьких за змістом):

• матеріальний об'єкт з інформацією, що закріплена створеним людиною способом, для її передачі у часі та просторі (ДСТУ 3017-95);

• матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу відповідно дочинного законодавства (ДСТУ 2732 - 94).

До суттєвих властивостей документа відносять його атрибутивність (наявність інформаційної і матеріальної складових, форми і змісту), функціональність, структурність.

Характерними ознаками документа є: наявність смислового семантичного змісту; стабільна речовинна форма; призначення для використання у соціальній комунікації; завершеність повідомлення.

-13-

Документ є поліфункціональним об'єктом соціальної комунікації, функції якого можна умовно розподілити на три групи: головна, загальні, спеціальні. Головна – збереження та передача інформації у часі і просторі; загальні – ін формаційна, комунікативна, кумулятивна; спеціальні – управлінська, пізнавальна, правова, загальнокультурна тощо.

У кожній соціальній системі можна виділити кілька обов'язкових компонентів:

*вироблена системою цінність;

*службовий персонал;

*матеріально-технічна база;

*контингент користувачів.

Цінність виробничої фірми – продукт, що виготовляється нею, чи послуга, посередницької фірми – реалізований продукт чи послуга. Ці цінності виробля­ються службовим персоналом, що складається зі співробітників фірми.

Матеріально-технічна база (МТБ) – це займані системою приміщення, меблі, виробниче устаткування, технічні комунікації, системні життєзабезпе­чення персоналу (а іноді й контингенту користувачів).

Користувач – той, хто споживає вироблені системою товари. Він не завжди настільки очевидний, як інші компоненти системи, але не менше, а навіть більше важливий. Без нього діяльність будь-якої фірми позбавляється змісту, ця діяльність свідомо приречена якщо не на провал, то на надзвичай­но низьку ефективність – набагато меншу, ніж витрати на її організацію.

Усі елементи соціальної системи мають між собою двосторонні зв'язки. Елементи і зв'язки складають структуру системи.

Відповідно до закону документаційного забезпечення будь-якого соціального явища і процесу появі кожного компонента системи передує поява необхідного документа. Після закінчення існування системи про неї залиша­ється слід у вигляді документів.

Таким чином, поряд з діяльністю системи виникає паралельний їй від­носно автономний документний ресурс. Система в цілому "обростає" ком-

-14-

плексом документних ресурсів, а якщо зв'язки між окремими ресурсами сла­бкі, то вона має конгломерат документних ресурсів.

Цінність, реалізована системою, спочатку існує у вигляді проекту, тобто до­кумента. У процесі виробництва весь технологічний процес чітко регламентуєть­ся, що знову ж таки оформляється документально. Планування випуску продук­ції теж фіксується в документні. Документами супроводжуються напрямок і до­ставка сировини із зовнішнього джерела, які документально свідчать про його постачання і приймання. Для цього використовують рахунок-фактуру, накладну, чи квитанцію то інші стандартні форми. Отже, будь-яка акція соціального проце­су обов'язково підтверджується документально.

Виробничі відносини службового персоналу оформляються особистою справою кожного співробітника у відділі кадрів. Вона ведеться упродовж усі­єї його трудової діяльності, а після її закінчення передається до архіву. На кожного працівника віддаються накази і розпорядження, тобто паралельно створюються документні ресурси: у канцелярії, бухгалтерії, та тому структу­рному підрозділі, де людина працює.

Матеріально-технічна база оснащується технічними паспортами, техніч­ними висновками про протипожежний, санітарний стан об'єктів, документами про сплату податків на відведену ділянку, матеріальні властивості і т. ін.

Фактично кількість документних ресурсів ще більша, ніж перераховано. Це і ресурс, що відноситься до фірми в цілому: установчі документи, нормати­вна база, документи про зв'язки з постачальниками, звіти про діяльність, а також бібліотечний фонд з фірм, документами ресурс відділу маркетингу, музей фонд і таке інше.

Документні ресурси пов'язані не тільки з прототипами, що їх породжу­ють, вони пов'язані і між собою, а також з іншими елементами і системою в цілому. Так створюється власна система документних ресурсів у кожній установі, підприємстві, фірмі чи організації.

По суті, кожен документный ресурс є моделлю свого прототипу – того чи іншого елемента чи системи в цілому.

-15-

Якщо прототипом документа є не деяка деталь, приміщення, об'єкт, а інший документ, то даний ресурс називається документографічним.

Усяка фірма, установа, чи підприємство, організація (тобто всяка соціа­льна система) крім документованих даних про свої документні ресурси, має подібні зведення і про самі документовані дані, чи про документографічні ресурси, чи про документні ресурси іншого ступеню. Такий ресурс назива­ється метадокументографічним. Він має вже третій ступінь виміру: всілякі описи облікової документації, номенклатури, реєстр справ чи інші типові пе­реліки документів, що існують у діловодстві кожної соціальної системи.

Отже, в кожній соціальній системі присутні одночасно документні ресурси трьох рівнів. Кожний з них описує систему з різним ступенем стиску інформа­ції. Ресурс кожного наступного ступеня призначений упорядкувати і зробити легко доступним для огляду відображений ним документний ресурс.

Сукупності документів створюють документні потоки, масиви, ресурси, фонди.

Документний потік – це рух документів від документовиробника до документокористувача, або організована безліч документів, які функціонують у соціальному середовищі. Його параметрами є: потужність, напрямок, кількість проміжних пунктів, ритм, шум, накладання потоків у часі та просторі.

Документний масив – це визначена, незмінна у часі безліч документів, параметрами якої є кількість, склад, територіальні і мовні обмеження

Документні ресурси – це відносно упорядкована безліч документів, яка є засобом чи об'єктом документообігу або поповнення документних фондів. Характеристику документних ресурсів наведено у табл. 1.3. Російський ГОСТ 7.0-99 визначає документні ресурси як вид інформаційних ресурсів –сукупність окремих документів в інформаційних системах, але за законами Росії і України інформаційні ресурси – це документи та масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних тощо).

-16-

Таблиця 1.3. Характеристика властивостей документного ресурсу

1. Властивості документного ресурсу	Характеристика наданої властивості
1. Невичерпаність	Документні ресурси (ДР) у своїй сукупності невичерпні, бо користування інформацією не призводить до її зменшення чи втрати
2. Зростання	Із господарською, політичною, науковою діяльністю соціума виробляється нова інформація, а попередня зберігається; тож, ДР постійно зростають
3. Тиражованість	Кожний твір можна скопіювати у будь-якій кількості примірників, збагативши цією інформацією безмежну кількість осіб, бо інформація необхідна в кожній діяльності
4. Безальтернативність	Деякі матеріальні ресурси взаємозамінні. ДР не мають альтерна­тиви; дефіцит інформації може поповнюватися тільки ліквідацією цього дефіцит.
5. Віддзеркалення	Займаючи відносно невеликий простір та будуючи лише одним з проявів цивілізації, документний ресурс віддзеркалює всі власти­вості людської діяльності, у ньому – світовий досвід людства з усіх галузей знань, він інформує про все нове, за його участю забезпечується наступність культури
6. Загальність	робити єдині для різних документних ресурсів нормативні документи (стандарти)

Документный ресурс – це єдність потоку і масиву документів, він є документним за фізичним втіленням та інформаційним за суттю.

Документально-комунікаційна система (ДКС) обслуговує усі без винятку сфери людської діяльності. Позначення в сучасному світі не можливо переоцінити. У систему документних комунікацій як у метасистему входить ціла низка спеціально створених суспільних інститутів: редакційно-видавнича справа, науково-інформаційна і бібліографічна діяльність й інше. Сформовано відповідні документні структури: бібліотеки, органи НТІ, інформаційні центри, редакції газет і журналів, видавничі організації, книжкові палати, архіви і т. ін.

Усі соціальні організації по відношенню до створення і реалізації доку-

-17-

ментних ресурсів можна умовно поділити на генеративні, транзитні та термінальні документні системи (табл. 1.4).