Зміна структури таблиці

Для зміни структури таблиці у вікні бази даних необхідно вибрати тип об’єкта Таблица, виділити потрібну таблицю та натиснути кнопку Конструктор.

Для зміни імені поля, типу або опису треба встановити курсор у рядку цього поля та внести потрібні зміни. Щоб вилучити поле, спочатку його виділяють (натискають на області зліва від назви поля), а потім виконують команду Правка – Удалить строки або натискають клавішу Del.

Для вставки нового поля між двома існуючими виділяють те поле, перед яким має з’явитися нове поле, далі виконують команду Вставка – Строки або натискають клавішуInsert.

Щоб змінити порядок полів (пересунути поле на нове місце), його виділяють і, утримуючи кнопку миші, пересувають у потрібне місце таблиці.

В ведення даних до таблиці

Після створення структури таблиці до неї можна вводити дані. Для безпосереднього введення даних використовують режим Таблица. Після збереження таблиці у режимі Конструктор перехід до режиму Таблица виконується командою Вид – Режим таблицы або натисканням відповідної кнопки на панелі інструментів.

Із вікна бази даних перейти до введення даних у таблицю можна натисканням кнопки Открыть при виділеній таблиці на робочому полі цього вікна.

Зовні таблиця подібна до електронної. Дані в таблицю вводять з клавіатури або через буфер обміну.

Ширину стовпців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Порядок розміщення полів на екрані можна змінити методом перетягування виділеного поля за заголовок.

Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують командою Формат – Закрепить столбцы, вивільняють командою Формат – Освободить все столбцы.

Сховати або показати стовпці можна командою Формат – Скрыть столбцы / Отобразить столбцы.

Зв’язки між таблицями

Для зменшення обсягів повторюваних даних, оптимізації їх збереження та спрощення процесу конструювання багатотабличних форм, запитів і звітів, створені таблиці мають бути пов’язані між собою.

Дві або більше таблиць, які мають поля з однотипними даними, між якими встановлено зв’язок, називають реляційними. Реляційні зв’язки дозволяють звезти до мінімуму дублювання даних у різних таблицях.

Для реляційного зв’язку використовують дві таблиці:

1. основна таблиця. Поле таблиці, за яким буде встановлено зв’язок (зовнішній ключ), повинне містити значення, що не повторюються (тобто воно повинне бути унікальним). У конструкторі таблиці таке поле оголошують ключовим.

2. підпорядкована таблиця. Поле таблиці, за яким буде встановлено зв’язок (внутрішній ключ), повинне мати тип та розмір співпадаючий із типом та розміром ключового поля основної таблиці. Поле підпорядкованої таблиці може бути не ключовим.

Встановити зв’язки між таблицями та переглянути схему даних можна: 1) за допомогою кнопки на панелі інструментів, 2) командою меню Сервіс – Схема даних.

У результаті з’явиться вікно Добавление таблицы, в якому треба вибрати за допомогою миші та кнопки Добавить необхідні для встановлення зв’язків таблиці, а потім натиснути на кнопку Закрыть.

Після додавання таблиць у вікні Схема даних між ними необхідно встановити зв’язок:

1. виділити ключове поле в основній таблиці (висвітлене жирним), натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, перемістити на відповідне поле у підпорядкованої таблиці.

2. на екрані з’явиться вікно Изменение связей, в якому слід помітити галочкою Обеспечение целостности даних, каскадное обновление связанных полей, каскадное удаление связанных полей та натиснути кнопку Создать (рис. 3). Після пророблених дій на екрані з’явиться вікно Схема данных (рис. 4).

Рис. 3. Вікно зміни зв’язків Рис. 4. Схема даних (зв’язок один до багатьох)

Під час побудови схеми даних Access автоматично визначає за вибраним полем тип зв’язку між таблицями. Якщо поля для зв’язку основної та підпорядкованої таблиць є унікальними ключами, то встановлюється зв’язок один-до-одного. Якщо ж поле зв’язку в основній таблиці є унікальним ключем, а в підпорядкованій – не ключовим, то встановлюється зв’язок один-до-багатьох.

Зв’язок один-до-одного означає, що кожний запис із основної таблиці пов’язаний із єдиним записом із підпорядкованої і навпаки.

Зв’язок один-до-багатьох означає, що кожний запис із основної таблиці пов’язаний з одним або декількома записами із підпорядкованої таблиці, але кожний запис із підпорядкованої таблиці пов’язаний з єдиним записом із головної таблиці.

Існує ще один тип зв’язку – багато-до-багатьох. Він означає, що кожний запис із основної таблиці пов’язаний з декількома записами з підпорядкованої таблиці, а кожний запис із підпорядкованої таблиці пов’язаний з декількома записами з основної таблиці. Для того, щоб задати таке відношення необхідно створити третю таблицю і встановити зв’язки один-до-багатьох між записами третьої таблиці і двох інших.

При встановленні зв’язку необхідно притримуватися цілісності даних – це набір правил, які дозволяють дотримуватися відповідності між пов’язаними таблицями вносячи зміни до бази:

Крім того, вони гарантують достовірність зв’язку між записами в підпорядкованих таблицях і виключають випадкове видалення або зміну пов’язаних даних.

Неможливо встановити цілісність даних, якщо поле підпорядкованої таблиці містить значення, які відсутні у переліку значень ключового поля основної таблиці.

Для запобігання помилок при створенні зв’язків між таблицями слід перевіряти:

1. наявність ключового поля у основній таблиці;

2. відповідність типу та розміру полів основної та підпорядкованої таблиць;

3. обов’язковий збіг значення поля підпорядкованої таблиці з одним із значень ключового поля основної таблиці.

Вилучення зв’язку між таблицями відбувається виділенням лінії зв’язку за допомогою миші та натисненням клавіші DEL або меню Правка – Удалить.