2. Работа, проделанная в ходе прохождения практики

Отдел кадров ИПП, является структурным подразделением Института. В штате отдела состоят – начальник отдела кадров, специалист по кадрам, архивист. Каждый из указанных специалистов отдела кадров ведёт определённое направление работы.

Деятельность отдела кадров определена в Положении об отделе кадров, утверждённом ректором ИПП (прилагается к настоящему отчёту). Данное положение разработано на основании Типового положения о кадровой службе предприятия (организации), утверждённого постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 18 декабря 1997 г. № 118.

Начальник отдела кадров осуществляет общее руководство отделом и занимается решением вопросов, связанных с приёмом на работу, переводом, перемещением, изменением существенных условий труда и прекращением трудовых отношений лиц, входящих в профессорско – преподавательский состав Института, состав административного и вспомогательного персонала учреждения образования, а также решением других вопросов, относящихся к компетенции отдела кадров.

Специалист отдела кадров занимается работой, связанной с оформлением в Институт граждан, зачисленных в качестве студентов, в необходимых случаях отчислением из числа студентов и восстановлением в число студентов. Также данный специалист ведёт формирование личных дел студентов очной (дневной), заочной форм обучения и студентов магистратуры очной (вечерней) формы обучения, завершивших обучение в Институте либо отчисленных из учебного заведения.

Архивист занимается формированием архива по личному составу преподавателей, представителей административно – вспомагательного персонала, студентов, проходивших обучение в Институте. Кроме того, на архивиста возложена обязанность по обеспечению хранения отработанной документации деканатов социально – экономического факультета, факультета заочного обучения, кафедр Института, курсовых и дипломных работ студентов. Архивист также осуществляет работу по ведению номенклатуры дел.

На начальном этапе практики были изучены устав учреждения образования, штатно – должностная структура ИПП, положения Трудового кодекса Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З (далее – ТК), касающиеся порядка приёма на работу, перевода, перемещения работников, изменения существенных условий труда, увольнения работников.

Учитывая то обстоятельство, что большая часть наёмных работников принимается на работу в Институт на основании заключаемого с ними трудового контракта, были изучены и основные нормативные правовые акты, в которых определён порядок регулирования трудовых отношений по контракту. Это Декрет Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины», Указ Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. N 29», Положение о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утверждённое постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 сентября 1999 г. № 1476, Примерная форма контракта нанимателя с работником, утверждённая постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 2 августа 1999 г. № 1180. Вместе с тем была изучена и примерная форма трудового договора, утверждённая постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27 декабря 1999 г. № 155, поскольку в Институте в качестве преподавателей, старших преподавателей, доцентов и профессоров работает немало лиц, осуществляющих трудовую деятельность по режиму внешнего совместительства.

В целях уяснения порядка разрешения споров, вытекающих из трудовых отношений были изучены также и руководящие разъяснения Пленума Верховного Суда Республики Беларусь, содержащиеся в следующих постановлениях Пленума Верховного Суда – от 29 марта 2001 г. № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде», от 26 марта 2002 г. № 2 «О применении судами законодательства о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязанностей», от 26 июня 2008 г. № 4 «О практике рассмотрения судами трудовых споров, связанных с контрактной формой найма работников», от 28 июня 2012 г. № 4 «О практике применения судами законодательства о трудовой дисциплине и дисциплинарной ответственности работников».

В процессе прохождения практики была оказана помощь начальнику отдела кадров ИПП Шитиковой В.Е. в составлении приказов на работников, касающихся приёма на работу, перевода и перемещения работников (копии данных приказов прилагаются к настоящему отчёту). Также было осуществлено и ознакомление с приказами по поводу изменений условий трудового контракта, связанных с переходом работников на режим работы на неполную ставку.

Совместно с начальником отдела кадров Шитиковой В.Е. был разработан проект письма – уведомления работницам из числа профессорско – преподавательского состава, находящимся в социальном отпуске по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет, ввиду возможности перевода их на режим работы на неполный рабочий день по причине сокращения набора студентов в Институт (данный проект прилагается к отчёту).

В ходе прохождения практики принималось участие в подготовке справки ректору Института по вопросам укомплектованности профессорско – преподавательским составом и прохождения преподавателями повышения квалификации.

Одним из направлений работы отдела кадров, является оформление трудовых книжек работников. Следует при этом отметить, что указанное направление деятельности кадровой службы осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждённой постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда Республики Беларусь от 11 мая 2000 г. № 72).

Необходимо при этом иметь в ввиду, что трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации, у индивидуального предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной.

Лица, принимаемые на работу не впервые, обязаны предъявить нанимателю оформленную в установленном порядке трудовую книжку.

Приём на работу без трудовой книжки не допускается, если иное не предусмотрено указанной Инструкцией. Имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца обмену на новые не подлежат.

Поступающие на работу должны предъявить нанимателю документы согласно перечню, установленному ст. 26 Республики Беларусь. К их числу относятся:

1) документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

2) трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;

3) диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

4) направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;

5) индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);

6) декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приёме на работу нанимателем заполняется трудовая книжка утвержденного образца республиканской трудовой книжки 1995 года.

На внештатных работников трудовые книжки ведутся наряду с общими требованиями при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

На лиц, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, трудовые книжки не заполняются. При наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится нанимателем по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству).

Заполнение трудовой книжки и вкладыша к ней производится на одном из государственных языков в Республике Беларусь.

Заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, осуществляется нанимателем (уполномоченным должностным лицом) в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществляющего регистрацию предпринимателя.

Следует учитывать, что в трудовую книжку вносятся:

- сведения о работнике: фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, заключение контракта, увольнение;

- сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе;

- сведения о подготовке, переподготовке и повышении квалификации;

- сведения о назначении пенсии.

Взыскания (за исключением увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) в трудовую книжку не записываются.

До внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу нанимателем вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа следующие записи:

- о времени службы в составе Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований Республики Беларусь, в органах Комитета государственной безопасности, Министерстве внутренних дел, в военизированной охране, в органах специальной связи и в горноспасательных частях, независимо от ведомственной подчиненности и наличия специального или воинского звания, если на них не распространялось законодательство о труде, с указанием даты призыва (поступления) и даты увольнения со службы;

- о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность;

- о времени работы в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж работника.

Обучающимся, имеющим трудовые книжки, записи о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего, послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, вносятся соответствующими учреждениями образования, иными организациями, индивидуальными предпринимателями, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность на основании приказов о зачислении на обучение и об отчислении из числа обучающихся.

Записи в трудовую книжку (вкладыш к ней) производятся аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, фиолетового или черного цвета.

Записи о датах приема на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнений, награждений, поощрений, о подготовке и переподготовке, о назначении пенсии производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью. Например, если работник принят на работу 5 января 1997 г., то в графе 2 трудовой книжки, выданной после 1 января 1975 г., и образца 1995 г. записывается: «05.01.1997», а в трудовой книжке ранее установленного образца – «1997.05.01».

Основанием для внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя. Запись, точно соответствующая формулировке приказа (распоряжения), вносится после его издания, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении, наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней).

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче дубликата трудовой книжки.

Фамилия, собственное имя, отчество записываются полностью без сокращения и замены собственного имени и отчества инициалами. Эти записи, а также сведения о дате рождения вносятся на основании документа, удостоверяющего личность, или свидетельства о рождении. Занесение указанных сведений со слов работника недопустимо.

Общее базовое образование указывается на основании свидетельства об общем базовом образовании (свидетельства об общем базовом образовании с отличием), общее среднее образование - на основании аттестата об общем среднем образовании (аттестата об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью), профессионально-техническое образование - на основании диплома о профессионально-техническом образовании (диплома о профессионально-техническом образовании с отличием), среднее специальное образование - на основании диплома о среднем специальном образовании (диплома о среднем специальном образовании с отличием), высшее образование - на основании диплома о высшем образовании (диплома о высшем образовании с отличием, в том числе с золотой медалью), диплома магистра.

Профессия, специальность указываются на основании документа об образовании.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность занесенных сведений.

Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию индивидуального предпринимателя.

В Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждённой постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда Республики Беларусь от 11 мая 2000 г. № 72) определены также: порядок занесения сведений о работе; занесения сведений о награждениях и поощрениях; занесения сведений о назначении пенсии; порядок внесения изменений в записи трудовой книжки; оформления вкладыша в трудовую книжку; порядок выдачи трудовых книжек и сведений о работе; ведения дубликата трудовой книжки; расчётов за трудовые книжки (вкладыши к ним), хранение трудовых книжек; учёта трудовых книжек.

Необходимо отметить, что кроме трудовых книжек, оформляемых согласно названному нормативному правовому акту, на работников ИПП ведутся и личные дела. Порядок их оформления производится в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждённой постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

В то же время положения названной Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

Под руководством начальника отдела кадров ИПП Шитиковой В.Е. было произведено оформление записей в несколько трудовых книжек работников, касающихся приёма на работу, перевода перемещений, а также осуществлено оформление (пополнение) личных дел данных работников.

На отдел кадров Института возложена обязанность по отправлению документов в другие организации. Этой работой занимается специалист по кадрам, а в его отсутствие архивист. Корреспонденция отправляется через организации РУП «Белпочта» в основном заказными письмами. Учёт поступающей и исходящей корреспонденции ведётся через соответствующие книги учёта.

В целях систематизации документов, используемых в делопроизводственной деятельности ИПП ведётся номенклатура дел учреждения образования. Она формируется на основании правил, получивших закрепление в главе 10 «Составление номенклатуры дел» Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждённой постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4. В развитие данного нормативного правового акта в Институте организация работы по ведению номенклатуры дел осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утверждённой ректором ИПП 27 декабря 2009 года.

В силу специфики трудовых отношений и требований, предъявляемых к лицам, желающим заниматься преподавательской работой, заключению трудового договора (контракта) предшествует, как правило, избрание лица, претендующего на замещение соответствующей должности по конкурсу, осуществляемое советом учреждения высшего образования.

Порядок проведения конкурса на замещение должностей педагогических работников из числа профессорско - преподавательского состава определяется Палажэннем аб парадку правядзення конкурсу пры замяшчэннi пасад педагагiчных работнiкаў з лiку прафесарска - выкладчыцкага складу ва ўстановах вышэйшай адукацыi Рэспублiкi Беларусь, зацверджаным пастановай Савета Міністраў Рэспублікі Беларусь ад 21 чэрвеня 2011 г. № 806.

В ходе прохождения практики была оказана помощь начальнику отдела кадров Шитиковой В.Е. в сборе документов на проведение конкурса по поводу замещения вакантных должностей профессорско – преподавательского сосатава.

Так, в силу пункта 18 вышеуказанного Положения с лиц, которые должны участвовать в конкурсе были истребованы: личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, ученой степени, ученом звании; характеристика с последнего места работы; список научных работ.

Подготовку характеристик на преподавателей, работающих в ИПП, осуществляли заведующие кафедрами.

Согласно абзацу пятнадцатому ст. 1 Закона Республики Беларусь от 5 ноября 1992 г. № 1914 - XII (в редакции Закона от 22 июля 2003 г. № 229 – З) «О воинской обязанности и воинской службе» воинский учёт представляет собой государственную систему учёта и анализа призывных и военнообязанных ресурсов.

В то же время, на основании названного Закона постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18 декабря 2003 г. № 1662 утверждено Положение о воинском учёте, а постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 31 мая 2011 г. № 21 утверждена Инструкция о порядке организации и ведения воинского учёта военнообязанных.

Непосредственно в ИПП вопросами ведения воинского учёта занимается начальник отдела кадров, который ознакомила в процессе прохождения практики с документами по ведению названного учёта в Институте.

При прохождении практики также был изучен порядок ведения в учреждении образования архивного делопроизводства. Необходимо при этом отметить, что ведение архивной работы осуществляется в ИПП в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утверждённым постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утверждёнными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г., № 143. Также архивная работа ведётся в Институте и согласно Инструкции по делопроизводству, утверждённой ректором ИПП 27 декабря 2009 года.

Документы Института до передачи на государственное хранение находятся на хранении в архиве учреждения образования для использования в служебных, научных и других целях, а также обеспечения прав и законных интересов граждан. Дела, подлежащие передаче на государственное хранение, в архиве Института хранятся 15 лет, по личному составу 75 лет.

Для хранения этих документов и работы в Институте создаётся архив.

В этот архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи архивиста Института.

Завершённые дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем передаются в архив Института.

Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив института не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив Института только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению архива ИПП.

Отбор дел к уничтожению и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия.

Передача дел в архив Института осуществляется по графику, составленному архивистом Института.

При передаче документов на государственное хранение передаются два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи экспертной комиссией.

Приём документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах. Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта приема-передачи остается в Институте.

При передаче документов на государственное хранение организация обеспечивает картонирование дел.

При первой передаче дел на государственное хранение описи дел постоянного хранения к ней прилагается историко - архивная справка об Институте, в которой излагается история института - фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая часть).

При последующем утверждении экспертно-методической комиссией архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности института и составе переданных на государственное хранение документов.

Было произведено ознакомление с нормативными правовыми актами и документами, касающимися порядка открытия новых специальностей и специализаций. Основу работы в данном направлении составляют нормы Положения о порядке открытия подготовки по профилям образования, направлениям образования, специальностям, направлениям специальностей, специализациям, утверждённого постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27 июня 2011 г. № 849.

Открытие подготовки по специальностям, направлениям специальностей, специализациям осуществляется в учреждениях образования, реализующих, в частности образовательные программы высшего образования.

Открытие подготовки по профилям образования и направлениям образования осуществляется в учреждениях образования, иных организациях, которым предоставлено право осуществлять образовательную деятельность.

Решение принимается Министерством образования по согласованию с заинтересованными государственными органами и организациями - об открытии подготовки в учреждениях образования, подчиненных и (или) подотчетных Президенту Республики Беларусь, Национальной академии наук Беларуси, учреждениях образования, находящихся в подчинении Министерства образования, а также частных учреждениях образования, в том числе иностранных, и их филиалах, созданных в соответствии с международными договорами Республики Беларусь.

Изучен был также и порядок проведения аккредитации учреждения образования, который регламентируется Положением о порядке проведения государственной аккредитации учреждений образования, иных организаций, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, и подтверждения государственной аккредитации, утверждённым постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 июня 2011 г. № 820 «О некоторых вопросах государственной аккредитации учреждений образования, иных организаций, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, и подтверждения государственной аккредитации».

Была оказана помощь специалисту по кадрам Москалёвой Е.К. в подготовке документов, касающихся перевода, восстановления и отчисления из числа студентов.

Следует иметь ввиду, что в основе правового регулирования вопросов, касающихся порядка организации образовательной деятельности находятся нормы, закреплённые в Кодексе Республики Беларусь об образовании от 13 января 2011 г. № 243 – З, Указе Президента Республики Беларусь от 1 сентября 2010 г. № 450 «О лицензировании отдельных видов» и утверждённом им Положении о лицензировании отдельных видов деятельности.