6.2.4 Оформление информационно-справочных документов

К числу информационно-справочных документов относятся: служебные письма, телеграммы, телетайпы, телефонограммы, факсы. Перечисленные документы представляют собой специфические каналы связи организации (предприятия) с внешним миром.

Письмо – общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения главным образом оперативных задач в управлении.

Различают письма циркулярные, направляемые, как правило, вышестоящими организациями и носящие распорядительный характер; гарантийные письма, подтверждающие данные ранее обещания или оговоренные условия; сопроводительные письма, письма–подтверждения, письма напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, всевозможные коммерческие письма, рекламные и другие виды писем.

Приведем пример структуры письма-просьбы:

1. излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой;

2. излагается суть просьбы;

3. приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев – отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает ее чтение и понимание. Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.

Основными признаками официально-делового стиля являются:

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность и кратность текста;

- точность, ясность выражения мысли.

Письма оформляются на специальных бланках, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов.

Письма как минимум оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр изготавливают на бланке и отсылают адресату, второй (копия) – направляют в дело.

Исходящие письма при необходимости могут быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается в организации.

Макет письма представлен на рис. 6.7.

Рис. 6.7 – Макет оформления служебного письма отсканировать

Телеграмма – документ, отличающийся от других способом передачи – по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом – в разные пункты. Телеграммы бывают следующих категорий: простая, срочная, правительственная и международная.

Телефонограмма – оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки.

Факс (телефакс) как способ передачи информации получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ формата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

6.2.5 Оформление информационно-фиксирующих документов

Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией0, подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения.

Макет акта приведен на рис. 6.8.

Рис. 6.8 – Макет оформления акта отсканировать

Протокол – документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. В вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органаи и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ – ВЫСТУПАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра (рис. 6.9).

Рис. 6.7 – Макет оформления протокола отсканировать

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю

С изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководителю систематически.

Текст докладной записки делится на две части: первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления; вторая содержит выводы, мнения, предложения составителя (рис. 6.10).

Рис. 6.10 – Макет оформления внешней докладной записки отсканировать

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо (рис.6.11).

Рис. 6.11 – Макет оформления служебной записки отсканировать

Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой и технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки (рис. 6.12).

Рис. 6.12 – Макет оформления объяснительной записки отсканировать

7