2.3 Раціоналізація діловодства

Процес раціоналізації документообігу передбачає організацію безперервного потоку документів, їх негайного розгляду, прийняття без зволікань щодо них від повідних рішень, мінімізацію накопичення нерозглянутих документів на робочих місцях. На практиці раціоналізацію документообігу досить часто ототожнюють зі зменшенням кількості документів, створюваних підприємством. Певною мірою це так. Інформація, яка існує сама по собі і не впливає на прийняття рішень, є надлишковою, власне управлінським «галасом з нічого». Але перш ніж вдатися до методів боротьби з обсягом показників, скажімо, звітності, першочергово радимо визначити, чи потрібні ці документи господарству, і наскільки ефективно вони реалізують цілі корпоративного управління. Можливо, доцільніше обрати шлях їх упорядкування та уніфікації. Тим паче, нині можна розраховувати на допомогу компьютера. Адже із середини 90-х в Україні започатковано застосування корпоративних систем документообігу, які передбачають не лише автоматизацію традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом, виконання довідково-інформаційної роботи, використання електронного документообігу, здійснення централізованого контролю документообігу всіх включених до мережі підрозділів. Функціонування в господарстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу. Розроблення добре налагодженої пошукової системи дасть змогу одержати будь-яку необхідну інформацію, не встаю чи з робочого місця, а отже обмежить потребу працівників у тиражуванні документів.

Дієвим методом скорочення обсягів невиправданого документопотоку є підвищення якості самих документів як носіїв інформації. Тут у пригоді стане методика складання уніфікованих текстів різних видів документів, які удосконалюються упродовж певного часу CO1 AS 5, 7,2007;.

Зменшення розміру тексту документа — один з кроків до скорочення документообігу. Доцільно прагну ти до створення стислих текстів за рахунок зменшення традиційних преамбул, виключення зі службового листування невмотивованих слів-звернень та вдячності то що. Для раціонального розміщення інформації на па пері доцільно використовувати кутове розташування реквізитів у документах, що містять гриф затвердження, адресата (задіяний лівий верхній кут робочої площі документа). Ефективним є широке впровадження бланків документів, їх уніфікованих форм тощо.

Щоб уникнути невмотивованого документотворення, слід замість нього по можливості застосовувати інформаційний обмін у мережі on-line, телефонні комунікації.

Серед основних ознак раціонального документообігу можна виділити, зокрема, такі:

прямоточність (без зворотного повернення) і як найкоротший рух документів під час виконання певних технологічних операцій;

мінімізація етапів створення та обробки документа, кількості задіяних структурних підрозділів та посадових осіб, які беруть участь у цих процесах (приміром, скорочення кількості підписів на посвідченні про відрядження — на одному підприємстві обходяться 1-2 підписами, на іншому необхідно 5-6);

одночасність роботи з документом певних посадових осіб під час виконання різних технологічних операцій (скорочується час руху документа, підвищується оперативність його виконання);

одноразовість операцій з оброблення документів, уникнення паралелізм і дублювання (наприклад, централізована одноразова реєстрація документа);

налагоджена інформаційно-пошукова система відомостей що до руху і виконання документа.