Контрольные вопросы

1. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма?

2. Какие виды писем Вы знаете?

3. Определите языковые особенности письма-просьбы.

4. В каких случаях составляются сопроводительные письма?

5. В каких ситуациях составляются письма-нопоминания?

6. Какая цель информационного письма?

7. Назовите правила, которыми должен руководствоваться автор письма?

8. Какие практические советы по стилю делового письма Вы знаете?

9. Охарактеризуйте структуру сложного письма?

Лекция 6 организация работы с документами

Вопросы:

1. Структура и объем документооборота.

2. Обработка входящих документов.

3. Обработка исходящих документов.

4. Регистрация и контроль исполнения документов.

5. Классификация документов предприятия.

6. Составление номенклатуры дел.

7. Формирование и оформление дел.

8. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

9. Экспертиза ценности документов организации.

1. Документооборот — это прохождение документа в учреждении, организации, на предприятии с момента его создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов: входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые из учреждения), внутренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Поток входящих документов разделяется на:

● документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения;

● документопотоки, направляемые отдельным исполнителям.

Под объемом документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы организации.

При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражают дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров.

2. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

● первичную обработку (проверка правильности доставки; вскрываются все конверты (кроме тех, которые имеют пометку «Лично»);

● предварительное рассмотрение (предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется реквизит «Отметка о поступлении». Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника организации);

● регистрацию (передача входящих документов на рассмотрение руко­водству организации должна осуществляться после регистрации);

● рассмотрение руководством (принятие управленческого решения по конкретно­му документу — одна из основных функций руководителя, центральное, ре­ша­ющее звено в технологии управления. Руководитель организации, рас­смат­ри­вая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции);

● направление на исполнение (с резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения);

● контроль исполнения;

● исполнение документов;

● подшивку документов в дела (документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом закончена, на нём проставляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией передается секретарю для подшивки в дело).

3. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

● составление проекта документа (проект исходящего документа составляется исполнителем);

● проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

● согласование проекта документа (в ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации. Такое согласование оформляется визой);

● подписание документа руководителем;

● регистрация документа (после подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов»);

● отправка документа адресату;

● подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются.

Второй экземпляр отправляемого письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской.

4. Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале или памяти ПЭВМ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (протоколы, приказы, докладные).

Индексация документов в делопроизводстве — это проставление при регистрации их порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения и хранения документов.

Индекс входящего, исходящего или внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа:

03-21/220, где

03 — индекс структурного подразделения;

21 — номер дела по номенклатуре;

220 — порядковый номер документа.

Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая — в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

● входящие документы;

● исходящие документы;

● внутренние документы;

● контракты коммерческие;

● документы, имеющие гриф КТ (коммерческая тайна).

В практической деятельности используются две регистрационные формы: журналы и карточки. Гораздо чаще, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.