1.5 Редактирование данных в таблице

Для редактирования данных в таблице необходимо установить указатель мыши на той ячейке, содержимое которой надо изменить. Указатель примет форму “I”. После щелчка на поле, в нем появится точка вставки. Двойным щелчком можно выделить слово и затем набрать другое слово, которое его заменит.

Для того чтобы выделить все содержимое поля, установите указатель мыши на левом краю поля. При этом указатель изменит форму. Выделить все поле в этот момент можно одним щелчком.

В Access существуют два режима обработки данных таблицы – режим замены и режим вставки.

В режиме замены содержимое активизированного поля полностью маркируется и удаляется в момент ввода новых данных.

В режиме вставки внутри активизированного поля появляется курсор ввода. При вводе новых данных старые не удаляются, а смещаются вправо. Ввод осуществляется в той позиции, в которой был выполнен щелчок.

Переход из режима вставки в режим замены и наоборот позволяет клавиша INS. Режим замены обозначается индикатором ЗМЩ в строке состояния окна Access.

1.6 Сжатие данных

Access может автоматически сжимать базу данных при ее закрытии.

Для активизации функции сжатия данных:

 В пункте меню Сервис выбрать команду Параметры и вкладку Общие;

 Проверить, установлен ли флажок Сжимать при закрытии;

 Щелкнуть на кнопку ОК.

 

1.7 Внешний вид таблицы

Access позволяет изменить макет таблицы.

Макет таблицы – это вид, в котором данные представлены в окне режима таблицы.

Макет таблицы можно изменить для всех таблиц данного приложения- меню Сервис команда Параметры, или только для конкретной таблицы.

Для установки режима макета таблицы в пункте меню Формат надо выбрать команду Режим таблицы. Откроется окно Формат таблицы. Здесь можно сделать необходимые установки.

Чтобы установить вид, начертание и размер шрифта для записей таблицы надо выбрать в пункте меню Формат команду Шрифт.

 

Порядок выполнения:

 

1. Выполните запуск MS Access следующим образом :

ПУСК – ПРОГРАММЫ – MS Access

2. После запуска программы на экране откроется окно, в котором можно выбрать один из следующих вариантов продолжения работы:

-          создание новой базы данных;

-          создание базы данных с помощью мастера;

-          открытие одной из существующих баз данных.

 

3. Для создания новой базы данных «Торговля» выберите переключатель «Новая база данных» и нажмите ОК. Откроется диалоговое окно «Файл новой базы данных», в котором можно выбрать имя файла и место его расположения. Сохранить файл базы данных надо до того, как приступите к созданию таблиц. Таким образом, создается пустая база данных, в которую в последствии можно поместить таблицы, формы, запросы, отчеты.

4. В режиме “Конструктор” создать четыре таблицы для базы данных Торговля:

Таблица1 – «Магазины» содержит следующие поля:

-          №магазина - ключ (тип данных - счетчик);

-          адрес (тип данных - текстовый);

-          телефон (тип данных - текстовый).

Таблица2 – «Товары» содержит следующие поля:

-          код товара - ключ (тип данных - счетчик);

-          наименование товара (тип данных - текстовый);

-          цена (тип данных - числовой).

Таблица3 – «Поступление» содержит следующие поля:

-          порядковый номер-ключ (тип данных – счетчик);

-          №магазина (тип данных – числовой);

-          дата поступления (тип данных – дата \ время);

-          код товара (тип данных – числовой);

-          количество (тип данных – числовой).

Таблица4 – «Сотрудники» содержит следующие поля:

-          №магазина- ключ (тип поля –числовой);

-          фамилия (тип поля – текстовый);

-          имя (тип поля – текстовый);

-          отчество (тип поля – текстовый),

5. При описании поля – дата поступления - задать маску ввода.

6. Для поля цена – ввести свойство «Условие на значение» (<50000). В строке свойства «Сообщение об ошибке» ввести текст сообщения «Проверить цену. Цена должна быть <50000».

7. Для каждой таблицы задать ключевое поле.

8. Установить связи между таблицами:

-между таблицей1 и таблицей4 - по полю №магазина (один к одному);

- между таблицей2 и таблицей3 – по полю код товара (один ко многим);

- между таблицей1 и таблицей3 – по полю №магазина (один ко многим);

9. Установить флажок обеспечения целостности данных. Установить флажок каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления связанных записей или без них.

10. Заполнить базу данных: в таблицах не менее 10 записей. Допускается одинаковое наименование товаров с разной ценой (разные коды товаров).