Тема 4. Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в органах освіти

Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в органах освіти здійснюється на основі таких чинних документів: Конституція України. Освітній кодекс України №92- IV від 11.07.2002, Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" № 1153 від 17.10.1997, Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" №1893 від 27.11.1998, Порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 №34/5, Наказ МОН України "Про затвердження інструкції з діловодства в освітній системі України" №747 від 28.12.2002. Так, згідно із цією інструкцією документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлшських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно. Визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування діяльності органів освіти. Управлінська діяльність здійснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про органи освіти. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи. Підставами для видання розпорядчих документів є: 1) Конституція та закони України, постанови Верховної Ради України, укази й розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази МОН України тощо; 2) провадження органом освіти виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій; 3) потреба в нормативно- правовому регулюванні діяльності органу. Розпорядчі документи, що надходять з органів вищого рівня, доводяться до його структурних підрозділів. Орган освіти має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня до своїх структурних підрозділів і підпорядкованих освітніх структур разом із супровідним листом або за резолюцією керівника. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів освіти вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань, та зберігаються в діловодній службі, за винятком протоколів засідань колегії МОН України, які зберігаються в секретаря колегії. Якщо засідання стенографується, то зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована, оформлена й підписана стенографісткою стенограма додається до протоколу. Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються, підписуються секретарем колегії та додаються до протоколу. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців, управлінь освіти України, а також інших організацій шляхом надсилання їм цих рішень. Вищий орган освіти під час здійснення оперативних зв'язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими громадянами може надсилати листи. Як правило, листи складаються, якщо неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то передання тексту може здійснюватися електронною поштою, телефоном або телефаксом, з відповідною відміткою на оригіналі документа про спосіб, дату й час передання та прийняття інформації, особу, що передала (прийняла) інформацію. Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління. Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Діловодство в освітній установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Контрольні запитання

1. Якими нормативними документами послуговується у своїй діяльності керівник навчального закладу?

2. Яким чином зберігаються документи, що надходять від органів вищого рівня?

Завдання для самостійної роботи

1. Складіть "папку" з документування діяльності керівника навчального закладу (ЗОШ, ВНЗ, позашкільної установи).