4. Комп’ютерна форма та система обліку

Під формою бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Проте в умовах застосування комп'ютерів змінилося традиційне розуміння самого поняття регістр бухгалтерського обліку. При паперових формах бухгалтерського обліку система відображення облікових даних у регістрах бухгалтерського обліку об'єднана із системою їхнього узагальнення і повністю залежить від неї. Якщо при безкомп'ютерному способі обробки бухгалтерських даних під регістром бухгалтерського обліку розуміють засіб, призначений для фіксації, накопичення, систематизації, узагальнення і відображення облікової інформації, то в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку - це стадія відображення облікової інформації, тобто надання систематизованих облікових даних у зручному для користувача вигляді, як правило, є самостійним процесом, який не пов'язаний із стадіями накопичення, узагальнення та систематизації.

Накопичення, систематизація й узагальнення облікової інформації в умовах застосування сучасної обчислювальної техніки здійснюються в автоматичному режимі. Первинна бухгалтерська інформація накопичується в базі даних комп'ютерної системи, а узагальнюється і систематизується на рахунках, котрі представлені окремими комірками пам'яті комп'ютера і є ідеальними, з погляду теорії бухгалтерського обліку, носіями ознак її групування.

При застосуванні комп'ютерів обліковий регістр поєднує три складові частини:

а) комп'ютерну базу даних з певною структурою, призначеною для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;

б) змінні величини, тимчасово створені в пам'яті комп'ютера для систематизації й узагальнення облікових даних, — бухгалтерські рахунки;

в) відеограми та машинограми, призначені для відображення згрупованої і систематизованої облікової інформації.

Можна виділити три чинники, які найбільше впливають на розвиток паперових форм бухгалтерського обліку:

1. Необхідність широкого розподілу праці між обліковими працівниками. Професори П.О. Додонов [6] та В.Н. Кипарисов [9] справедливо зазначали, що головною причиною вдосконалення форм обліку була потреба ширшого розподілу праці між окремими обліковими працівниками. Хоча за всіх паперових форм обліку проблему розв'язували шляхом поділу єдиного хронологічного регістру — Журналу операцій — на кілька журналів, цей спосіб не дуже ефективний. Так, максимально можливий розподіл праці, який досягається при використанні паперових форм обліку, полягає у веденні обліку окремим працівником за одним або кількома синтетичними рахунками або за окремими групами аналітичних об'єктів. Як зазначає проф. Я.В. Соколов, у паперових формах обліку максимум розподілу праці полягає в тому, що один бухгалтер веде "дебет рахунка (відомість), а другий — кредит (журнал-ордер)" [20, с. 26]. Більш глибокий розподіл праці, наприклад за типами операцій у межах одного рахунка, у паперових формах неможливий.

2. Необхідність ведення детального аналітичного обліку. Незважаючи на всю різноманітність форм обліку, аналітичний облік пройшов лише три стадії розвитку: перша стадія — книжкова, друга — застосування карток, третя — комп'ютеризована. До появи карток форми обліку відрізнялися тільки будовою синтетичних рахунків та порядком облікових записів, аналітичний облік за всіх паперових форм (старо- і новоіталійська, німецька, французька, американська та інтегральна) вели майже однаково. На думку проф. П.О. Додонова [6], саме потребою в ефективному веденні аналітичного обліку зумовлений перехід від книжкових форм до карткових, а згодом — до комп'ютеризованих. У цілому, навіть при найпрогресивнішому паперовому веденні аналітичного обліку за допомогою карток характерним є відставання аналітичного обліку від синтетичного.

3. Необхідність швидкого одержання результатної інформації. Однією з важливих характеристик облікової інформації є її оперативність. Значення бухгалтерського обліку проявляється в документальному відображенні всіх операцій, процесів та явищ, котрі характеризують господарську і фінансову діяльність, а також стан об'єкта управління. Таке відображення забезпечує акумуляцію даних, необхідних для управління. Якщо дані, які подають у зведеній звітності, за паперових форм обліку запізнюються на 10—15 днів, то для управління підприємством вплив, що ґрунтується на такій інформації, може мати значення лише для наступних періодів і не дозволяє оперативно ліквідувати наслідки подій, які вже сталися. У зв'язку з цим говорять про "проблему ажуру" в бухгалтерії (від франц. а'/оиге — на кожний день). Ажур — це швидкість обробки облікових даних на шляху від реєстрації первинної інформації до формування звітів.

При ажурі бухгалтерських записів є можливість у будь-який час отримати точну картину діяльності підприємства за будь-який період. Проф. О.М. Галаган розрізняв два види ажуру: а) господарський; б) технічний.

Господарський ажур — це такий стан справ, за якого документи надходять у бухгалтерію через невелику кількість інстанцій і реєструються в обліку через короткий проміжок часу після виконання тієї чи іншої операції. Господарський ажур ііовністю залежить від організації руху документів переважно поза межами бухгалтерії, тобто від правильно встановлених шляхів руху документів, від кількості підрозділів, через які проходить документ, тощо — від організації документообігу"

Технічним ажуром називають такий стан справ, коли документи, які надійшли в бухгалтерію, обробляють протягом короткого проміжку часу: технічний ажур повністю залежить від організації роботи всередині самого апарату бухгалтерії. С.А. Коган вважав, що повного ажуру жодна, навіть досконала, бухгалтерія досягти, у принципі, не може, оскільки вона може оперувати тільки оформленими і перевіреними документами, для складання й оформлення яких слід подолати певні перешкоди в часі і просторі [11]. Жодна із паперових форм обліку не дозволила наблизитися ні до господарського ажуру, ні до технічного саме з названих Р.Я. Вейцманом та С.А. Коганом причин.

Форми обліку, які передбачали застосування паперових регістрів, не здатні задовольнити наведені вище вимоги. Більше того, виконання однієї вимоги часто перешкоджає виконанню інших.

Автоматизовані форми обліку можуть бути різними і залежать, головним чином, від змін в обліковому процесі внаслідок застосування відповідної техніки. Сьогодні немає загальноприйнятого або регламентованого Міністерством фінансів України визначення форми обліку із застосуванням комп'ютерів та порядку їх застосування.

Форми обліку, що передбачають застосування комп'ютерів, дозволяють ефективно задовольнити вимоги розподілу облікової праці, аналітичності та оперативності.

В історії комп’ютерної форми, в залежності від технічних засобів, що використовуються, можна виділити наступні три етапи:

1. Використання перфораційних машин.

2. Використання комп’ютерів третього покоління (великих та середніх) та багатотермінальних обчислювальних систем.

3. Використання персональних комп’ютерів та обчислювальних мереж.

Можливості обчислювальної техніки забезпечують не лише універсальний характер її застосування (виходячи із загальних методологічних підходів організації бухгалтерського обліку), але й дозволяють використовувати програми, налагоджені на конкретне підприємство з врахуванням пропозицій замовника. Сучасна комп’ютерна форма бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп’ютерів та обчислювальних мереж.

Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання, що передбачають наступні варіанти:

• використання виключно персональних комп’ютерів;

• використання одного центрального комп’ютера (серверу) і терміналів для введення даних;

• об’єднання персональних комп’ютерів в локальну мережу (цим забезпечується обмін даними між різними ділянками бухгалтерського обліку);

• об’єднання персональних комп’ютерів в локальну мережу з одним або кілька потужними комп’ютерами (серверами) та вихід до глобальних мереж (зокрема, Інтернет).

Застосування комп’ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера і підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює на комп’ютері в діалоговому режимі, використовує зворотній зв’язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів.

Комп’ютерна система обліку оперативно відображає основні процеси, які пов’язані з отриманням різних зведених показників, що характеризують фінансово-господарську діяльність підприємства. В цій обліковій системі інформація йде по єдиному каналу і використовується для всіх потреб управління.

Єдність інформаційної бази і повний автоматизований технологічний процес забезпечується за рахунок одноразового введення інформації. Технологічний процес обробки даних при комп’ютерній формі обліку поділяється на три етапи:

• збирання і реєстрація первинних даних для обробки на комп’ютері;

• формування масивів облікових даних на електронний носіях: журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об’єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних;

• отримання результатів за звітний період за запитом користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків або відображенням на екрані дисплею потрібної інформації.

Основними принципами комп’ютерної форми бухгалтерського обліку є:

• одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

• накопичення і багаторазове використання облікових даних;

• один синтетичний рахунок – багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

• автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених процедур (норм, нормативів, завдань тощо);

• одержання звітних показників в режимі діалогу “людина-комп”ютер»;

• автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків.

На підприємствах розгляд облікових завдань може відбуватись не лише в руслі комплексної проблеми інформаційного забезпечення менеджменту (тобто комп’ютеризація тільки облікового процесу), а здійснюватись в рамках єдиної комп’ютерної системи управління підприємством та бізнес-процесами

 Комп’ютерна система обліку – це вдале поєднання професійних якостей і функцій користувача з інтелектуальними можливостями комп’ютерів, які дають можливість отримати необхідну для управління і оперативного контролю інформації.

Комп’ютерна система бухгалтерського обліку характеризується повною автоматизацією обробки і систематизації облікової інформації. При цьому будь-які дані можуть відображатися в обліку одразу після їх введення в інформаційну базу даних.

Основні принципи комп’ютерної системи обліку.

• комп’ютер з допоміжного засобу стає визначальним фактором організації праці бухгалтера;

• розподілена обробка облікових даних;

• комп’ютеризація охоплює всі етапи обробки облікової інформації: збір первинної інформації, накопичення та обробку даних, формування звітності;

• можливість організації безпаперового накопичення первинних облікових даних і передачі їх по дистанційних каналах з наступним автоматичним складанням бухгалтерських проводок шляхом використання залежності між кореспондуючими рахунками;

• забезпечення збереження, виявлення і недопущення несанкціонованого доступу до облікової інформації, що зберігається на магнітних носіях;

• отримання інформації за запитом на будь-який момент часу;

• можливість моделювання на підставі облікових даних в процесі аналізу господарських операцій;

• створення об’єктивних умов, які виключають дублювання показників обліку, шляхом формування єдиного підходу до оцінки значимості інформаційної системи на всіх рівнях прийняття управлінських рішень, прогнозування, узагальнення, контролю (оперативного, попереднього і наступного), а також здійснення економічного аналізу.