Виды стандартов:

- международные (региональные) стандарты (ГОСТ);

- государственные стандарты РФ (ГОСТ Р);

- стандарты отраслей (ОСТ);

- стандарты предприятий (СТП);

- стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений (СТО).

Унификация — приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация документов предполагает:

- установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

- разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

- разработку структур документов;

- создание общих синтаксических правил построения документов.

Унифицированная система документации (УСД) — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

—организационно-распорядительная;

— банковская;

— финансовая, учетная и отчетная;

— отчетно-статистическая;

— внешнеторговая;

— документация по труду;

— документация Пенсионного фонда РФ.

На каждую УСД разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ — за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.), как уже упоминалось, характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты». Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Проблемам делопроизводства и информации посвящены:

•Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.07.1993 №5341-1;

•Закон РФ «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1 (с изм. и доп. от 06.10.1997);

•Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ;

•Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ;

•Федеральный закон «Об электронной и цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ.

Кроме того, существует и действует Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденная Росархивом 06.06.1992 и состоящая из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Документация министерства.

3. Правила подготовки и оформления документов.

4. Поисковые системы по документам.

5. Контроль исполнения документов.

6. Работа исполнителей с документами.

7. Составление номенклатуры дел.

8. Формирование дел.

9. Экспертиза ценности документов.

10. Оформление дел.

11 Составление описей дел.

12. Оперативное хранение документов и дел.

На основе данной Инструкции каждое предприятие или организация составляет собственную инструкцию, учитывающую специфические особенности ведения делопроизводства в конкретных условиях.

Термины и определения в предметной области «Делопроизводство» законодательно оформлены в документе «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (дата введения 01.01.1999), утвежденном постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарта РФ) от 27.02.1998 № 28.

Для оформления документов используется государственный стандарт Российской Федерации — ГОСТ

Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст и веденный в действие с 01.07.2003 взамен одноименного стандарта ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. № 1 от 2001 г.), отмененного постановлением Госстандарта РФ от 26.08.2001 № 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает:

•состав реквизитов документов;

•требования к оформлению реквизитов документов;

•требования к бланкам и оформлению документов;

•требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Федерации.

Существуют и другие ГОСТы, используемые для оформления документов:

•ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации»;

•ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»;

•ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации.

Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

•ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации.

Требования к построению формуляра-образца»;

•ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец»;

•ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой документации. Счет»;

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).