3. Заключительная часть

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина — документоведение.

Древнейшей техникой документирования было текстовое ру­кописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей ма­шинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пи­шущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появле­ния более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управ­ленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обес­печение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых ин­формационных технологий не исключает составления докумен­тов на бумажной основе и их обязательного оформления в соот­ветствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществ­ляться на естественном языке (рукопись, машинопись, теле­грамма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носи­телей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладаю­щим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно ру­кописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения ин­формации в информационные ресурсы. Документирование ин­формации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию дело­производства, стандартизацию документов и их массивов, безо­пасность Российской Федерации»

Список используемых источников

1 Гугуева т.А. Конфиденциальное делопроизводство: учеб. Пособие. – м.: Альфа-м. Инфра-м, 2012, 192 с.

2 Документирование в управленческой деятельности: учеб. Пособие / к. А. Волков, а. Н. Приходько, т. А. Расина, и. М. Шутова; сПбГасу. – сПб., 2009, 576 с.

3 Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник. М.: Юрайт, 2011, 576 с.

4 Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. Фионова Л.Р. Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.– 159 с.