1.3 Классификация документов
Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям:
по способу фиксации информации (письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях);
по содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т. п.);
по назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления и т. п.);
по видам (типовые, т. е. обязательные к применению в определенной области; примерные; трафаретные; индивидуальные);
по степени сложности (простые, т. е. посвященные одному вог просу, решаемые, как правило, в одном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов. Документооборот по простым документам минимален по времени и трудозатратам, а по сложным документам обычно велик и требует больших материальных, временных и трудовых затрат, связанных с его осуществлением и проведением контроля исполнения. С точки зрения адресата, быстрее и эффективнее решаются вопросы, направленные в простом документе).
по месту составления (внешние по отношению к организации -входящие и исходящие, т. е. или направляемые за пределы организации, или поступающие извне в организацию, и внутренние);
по срокам исполнения (срочные и несрочные);
по сфере действия (служебные, или деловые официально-личные, т. е. именные, поступающие с указанием конкретного лица);
по степени гласности (обычные, или без ограничения доступа, и с ограничением доступа разного уровня — секретные; для служебного пользования; содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные);
по юридической силе (подлинники, т. е. оригиналы; копии; отпуски; дубликаты; подложные).
1.4 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов в России: гост р 6.30-2003
С 1 июля 2003 г. введен в действие новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако, их полное и даже частичное игнорирование способно привести к непониманию партнерами друг друга и подрыву деловой репутации, примерно так же, как отступление от правил используемого языка общения.
1.5 Стандарты при осуществлении письменных коммуникаций с зарубежными деловыми партнерами
Деловые письма зарубежным партнерам составляются по иным, чем в России, правилам. Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма; однако, при написании деловых писем считаются допустимыми некоторые «вольности», например, в расположении фрагментов заголовка. Основной состав реквизитов достаточно устоялся, и это понятно: без обязательных реквизитов нельзя обеспечить юридическую силу документа.
«Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО — Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в ИСО представлены национальные органы по стандартизации 130 государств».
Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами, касаются: требований к проектированию бланков; состава реквизитов; написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация); расположения реквизитов на бланке. В стандартах ИСО определены правила размещения на документе лишь трех полей (зон): для сведений об отправителе документа (Issuer field), ссылок (Reference field), адреса (Address field).
Стандарты ИСО предусматривают, что дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле в верхней части бланка (не помещаются в отведенном поле, а, возможно, неэстетично выглядят в верхнем поле), указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка.
Поле адреса, по стандарту ИСО, может содержать указания на одного или двух адресатов. В отечественном стандарте допускается размещение в поле адреса (реквизит 15) до четырех адресатов.
Служебные поля документа, согласно стандарту ИСО 1977 г., установлены следующим образом: верхнее поле 10 мм, левое поле 20 мм, текстовая область для формата А4 — 183 х 280, для формата А5 — 183x131 мм.
Поля, согласно стандарту ИСО, должны располагаться примерно так, как показано на рис. 3.5 (мы не приводим указания места расположения полей и зон «с точностью до миллиметра»). Однако в практике международной переписки стандарты ИСО трактуют довольно свободно. В частности, в письмах, поступающих из-за рубежа, поле ссылок может располагаться слева, а адрес получателя — выше зоны ссылок. В российской литературе часто встречаются такие рекомендации по расположению реквизитов на письме зарубежному партнеру, как показано на рис. 3.6.
В обозначенных полях размещается следующая информация:
1 Сведения об отправителе (авторе документа). В верхней части делового письма располагается заголовочная часть, состоящая из эмблемы, логотипа фирмы, полного наименования фирмы, иногда с указанием основного вида ее деятельности, ее адреса (почтового и телеграфного), номеров телефонов, факсов, электронной почты, иногда название обслуживающего банка. Эти реквизиты могут располагаться в левом верхнем углу, по центру под верхним полем, в верхнем правом углу, а иногда, что допускает стандарт ИСО, для указания адресов и телефонов используется место над нижним служебным полем бланка.
Все остальные реквизиты обычно располагаются от границы левого поля, без абзацев, хотя реквизит «дата» может перемещаться к правому полю.
Ссылка (Reference) на индекс документа делового партнера, на который данный документ является ответом (Your ref.), что аналогично «На Ваш №....», и ссылка на свой индекс (Our ref.), что, по сути, является нашим исходящим регистрационным номером (индексом).
Ссылки — это данные для поиска документа в информационном поле организации. Ссылка может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, поскольку правила нумерации документов не унифицированы. В числе элементов ссылки могут быть инициалы автора письма, секретаря или исполнителя, порядковый номер документа, условное обозначение структурного подразделения, дела, файла и др., согласно принятой на предприятии системе классификации документации.
3 Реквизит «Дата» указывается согласно принятой в стране адресата системе. Стандарт ИСО от 1988 г. рекомендует оформление даты следующим образом: год, месяц, день, т. е.: 2001-05-23. В Великобритании принята последовательность: день, месяц, год, в США — месяц, день, год, но надежнее всего указать число цифрами, наименование месяца полностью в буквенной форме и год цифрами полностью.
4 Адрес получателя располагается в таком порядке: сначала указывается семейное положение или титул получателя, затем его имя и фамилия, наименование его должности и/или компании; наименование улицы; затем номер дома, подъезда, квартиры (может быть вариант, когда номер дома предшествует наименованию улицы); город, затем штат (графство); номер почтового округа (почтовый индекс), затем страна. В таком же порядке пишется адрес на конверте.
5 Реквизит «Ксведению», или указание на конкретное лицо. Если в адресе не указана фамилия получателя, эту информацию можно поместить в реквизите «К сведению», чтобы она попала конкретному лицу. Например: Attention: Mr. P. Cooper или Attention of Sales Manager. Этот реквизит не является обязательным.
6 Обязательным реквизитом является вступительное обращение, причем следует точно узнать пол и семейное положение адресата, поскольку это влияет на форму обращения («Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr..., Dear Miss..., Dear Mrs...»). Обращение по имени допустимо только по отношению к лицу, являющемуся вашим близким знакомым или другом, а также в случае, если человек сам попросил обращаться к нему по имени.
7 Заголовок письма помещается после вступительного обращения и обозначается либо «RE:» (сокращение слова «regarding» — относительно), либо «In re:» (сокращение от «In regard to» —касательно), либо «Subject» (предмет, тема, вопрос). Заголовок не является обязательным реквизитом, но его наличие отражает знание отправителем правил хорошего тона.
8 Текст письма обычно должен умещаться на одной странице, он может быть разделен на абзацы.
9 В переписке с зарубежным партнером принято заканчивать письмо заключительной формулой вежливости (комплиментом) типа «Искренне Ваш», «Преданный Вам» («Sincerely yours», «Yours faithfully»). В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются:
Dear Sirs/Sir/Madam — Yours faithfully
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith — Yours sincerely
Dear John — Best wishes.
10 Ниже формулы вежливости располагается подпись, ниже — ее расшифровка, и еще ниже — должность лица, подписавшего документ. Правильным шагом при расшифровке подписи будет указание на форму обращения к автору письма: кто он (она) — мистер, миссис или мисс. Этим вы снимаете проблемы с формой обращения к вам в ответном послании. Перед подписью может стоять отметка «р. р.», что означает «от имени». Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают документ от имени руководителя.
11 Указание на приложение (если оно есть) дается в полной или сокращенной форме: «Enclosure» или «End:». При этом могут быть названы документы, прилагаемые к данному письму.
12 Указание на рассылку копий. При направлении копий письма («Carbon copy» или «ее») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии.
1.5 Правила корректировки документов
Корректурными знаками называют условные обозначения, применяемые при корректировке (исправлении) машинописных и рукописных работ. С помощью этих знаков указывают место и характер исправлений.
Рисунок 1 – Правила корректировки документов
1.6 Особенности хранения документов
Документы, образующиеся в процессе деятельности предприятия, в дальнейшем либо остаются в архиве предприятия на длительное архивное хранение, либо сохраняются в пределах установленных сроков, после чего передаются на длительное хранение в соответствующие государственные организации, либо подлежат уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется после полистного рассмотрения всех дел за истекший период, определения ценности документов на основании решения Экспертной комиссии, руководствующейся в своей деятельности федеральными, отраслевыми и внутренними нормативными актами. Такими руководящими документами являются: Положение об Архивном фонде РФ, Основные правила работы ведомственных архивов, типовые федеральные и отраслевые перечни документов с указанием сроков их хранения, Положение об экспертной комиссии (разрабатывается на каждом предприятии), номенклатура дел, инструкция по делопроизводству и т. п.
Экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии.
Государственную часть Архивного фонда РФ составляют документы государственных организаций всех видов или в составе собственности которых преобладает государственная собственность. Для таких документов предусмотрено временное хранение на самом предприятии, в организации, учреждении и последующая передача документов на постоянное хранение в организации Росархива. Государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых подле жат включению в состав Архивного фонда РФ, и виды таких документов определяются Государственной архивной службой России (с 2004 г. — Федеральным архивным агентством РФ, или Росархи-вом), органами управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей и округов. Государственная архивная служба России утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, в том числе с указанием сроков их временного хранения в организациях, учреждениях, на предприятиях.
Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют документы негосударственных организаций, в том числе общественных, и частных (физических) лиц. При этом обязанность постоянного хранения таких документов (точнее, тех из них, которые органы Росархива признают ценными с позиций исторических, материальных, научных) возлагается на самих владельцев.
3 |
3. Заключительная часть |
Таким образом, умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство — один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.
Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания важности и особенностей этой работы.