Тема 5: Деловые письменные коммуникации. Правила создания pr-текстов. Создание деловых документов

Письменная речь — это самостоятельная целостная целенаправленная речевая структура, обеспечивающая общение с помощью письменного текста. Письменный текст выступает в данном случае представителем автора как участника речевой коммуникации.

Место письменных деловых PR-коммуникаций в системе публичных коммуникаций. Общая модель PR-коммуникаций.

Понятия «первичного текста», «текста массовой коммуникации» и «базисного субъекта». История PR-текстов. Теория М. М. Бахтина о феномене текста. Источники PR-текста.

Оперативно-новостные жанры: пресс-релиз, приглашение; исследовательско-новостные жанры: бэкграундер, лист вопросов-ответов; фактологические жанры: факт-лист, биография; образно-новостные жанры: байлайнер, поздравление, письмо; комбинированные тексты и их жанры; медиатексты; смежные тексты.

Типология и типологизация текста PR: типология по принципу функционирования: простой и сложный PR текст. Принцип адресности и способа доставки до общественности: внешняя и внутренняя группа общественности; опосредуемой и прямой доставки до общественности.

Тема 6: Монологовая и диалоговая формы коммуникации. Совершенствование навыков устной речи

Монолог и диалог как формы устной речевой коммуникации.

Со времен античности и вплоть до начала XIX в. основной задачей риторики как теоретической и учебной дисциплины считались выявление закономерностей построения устной, а затем печатной монологической речи и обучение навыкам ее создания. При этом монологическая речь считалась более сложной и действенной, чем диалогическая. К середине XIX в. риторика стала пониматься преимущественно как теория и практика изучения письменной монологической речи. Основными категориями при этом стали описание, повествование и рассуждение. Каждая из них характеризовалась своим набором стилистических и риторических средств и приемов.

Но со второй половины XIX в. в ряде работ по теории языка, истории и теории риторики было показано, что диалогическая речь устроена значительно сложнее, чем монологическая. Более того, монологическая речь стала порой трактоваться как производная от диалогической. В доказательство приводится довод, что монолог — это лишь часть какого-то диалога, понятого как совокупность сообщений, созданных на одну и ту же тему или по одному поводу различными участниками общения в разнообразных обстоятельствах, разных фактурах речи (устной, рукописной, печатной или опосредованной новейшими техническими устройствами) и в разное время.

Условия эффективности монологической речи:

1. Если вы заметили, что слова, только что сказанные вами, нашли поддержку аудитории, постарайтесь немедленно развить затронутую тему.

2. В момент, когда вам удалось добиться положительной реакции со стороны аудитории, перейдите на главную тему выступления. Положительные эмоции, вызванные вами у слушателей, помогут вам добиться у них одобрения ваших слов.

3. В момент душевного подъема, вызванного одобрением аудитории, не теряйте все же самоконтроль.

4. Провокационные реплики также не должны выводить вас из равновесия.

5. Не вступайте во время выступления в дискуссии, даже если с мест раздаются провоцирующие выкрики. Скажите, что после выступления вы охотно ответите на любые вопросы. Этим вы выиграете для себя время, чтобы настроиться на дискуссию. Кроме того, в ходе вашего дальнейшего выступления все или часть дискуссионных вопросов могут быть сняты, так что надобность в дискуссии сама по себе отпадет.

6. В критические моменты выступления необходимо говорить убежденно, уверенно, с акцентуализацией каждого слова.

7. Старайтесь нелицеприятные для аудитории места вашего выступления подкреплять очевидными примерами. Подчеркните, что лишь насущная необходимость заставляет вас затрагивать подобную тему, а затем сгладьте остроту несколькими комплиментами.

8. Не делайте обобщающих выводов, не оправданных с рациональной точки зрения, даже если вам показалось, что аудитория их от вас ждет.

9. Ни в коем случае не подавайте виду, что речь дается вам с трудом, что вы устали или в какие-то моменты чувствуете себя неуверенно.

10. Закончив выступление, не забудьте поблагодарить присутствующих за внимание. Никогда не допускайте, даже если соблазн велик, чествовать себя после выступления или ублажать свое самолюбие «несмолкаемыми» аплодисментами.

Диалог как форма речевой коммуникации представляет собой общение двух субъектов посредством языка. Но с содержательной стороны диалоги могут существенно отличаться в зависимости от целей и задач, которых стремятся достичь участники, языковой организации (структуры и характера чередования реплик), языкового «наполнения» (выбор лексики, стиля речи и т.д.) и других факторов.

Таким образом, диалог — это процесс взаимного общения, когда реплика сменяется ответной фразой и происходит постоянная смена ролей.

Если кто-то из партнеров отказывается от своих реплик, то диалог превращается в монолог. Если оба отказываются, то, естественно, общение прекращается.

Речевое поведение каждого участника диалога можно разбить на такты: один такт — речь, другой — молчание. Эти такты постоянно сменяют друг друга, что позволяет считать диалог ритмическим процессом.

Выделяют два класса диалогов: информационный и интерпретационный. Информационный диалог характерен для ситуаций, в которых к началу общения между партнерами имеется разрыв в знаниях. Интерпретационный диалог характеризуется тем, что знания у партнеров примерно равны, но получают разную интерпретацию.

Условия диалогового общения:

- разрыв в знаниях

- потребность в общении

- соблюдение причинно-следственных связей

- общая память

- общие языковые знания

- семантическая связность.

Виды диалогов

Специалисты в области психологии общения выделяют, кроме классов диалогов, два уровня общения, распространяемые на речевую коммуникацию в целом: событийный (информационный) и деловой (конвенциональный).

Событийный уровень свойствен любой сфере общения: бытовой, деловой, профессиональной и др. Основные закономерности его следующие: всегда есть предмет общения; осуществление тактики принятия партнера; реализация ситуации партнерства в общении; самопрезентация личности.

Деловой уровень характеризуется прежде всего четкой ролевой дифференциацией. Основные закономерности его следующие: не всегда есть предмет общения; осуществление тактики принятия партнера; ситуация партнерства реализуется лишь в соответствии с ролью; самопрезентация согласно своей роли.

Исходя из целей и задач диалога, конкретной ситуации общения и ролей партнеров, можно выделить следующие основные разновидности диалогической коммуникации: бытовой разговор; деловая беседа; собеседование; интервью; переговоры.

Бытовой разговор

Для бытового разговора характерно следующее: незапланированность; большое разнообразие обсуждаемых тем (личные, социальные, политические и др.) и используемых языковых средств; частые отклонения от темы, перескакивание с одной темы на другую; отсутствие, как правило, целевых установок и необходимости принятия какого-либо решения; самопрезентация личности; разговорный стиль речи.

Деловая беседа

Деловая беседа представляет собой акт прямой взаимной коммуникации в официально-деловой сфере, осуществляемый посредством слов и невербальных средств (мимики, жестов, манеры поведения). Деловая беседа имеет следующие характерные особенности:

- дифференцированный подход к предмету обсуждения с учетом коммуникативной цели и партнеров и в интересах понятного и убедительного изложения мнения;

- быстрота реагирования на высказывание партнеров, способствующая достижению поставленной цели;

- критическая оценка мнений, предложений, а также возражений партнеров;

- аналитический подход к учету и оценке субъективных и объективных факторов проблемы в комплексе;

- ощущение собственной значимости и повышение компетентности партнеров в результате критического разбора других точек зрения по данной проблеме;

- ощущение сопричастности и ответственности в решении затронутой в беседе проблемы.

Рекомендации по ведению деловых бесед:

- заранее написать план беседы, отработать наиболее важные формулировки;

- применять положение психологии о периодическом воздействии на собеседника, а именно: неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными, начало и конец беседы — положительные фразы;

- постоянно помнить о движущих мотивах собеседника: его ожидании, преимуществах, которых он добивается посредством этой беседы, его позиции, его желании самоутвердиться, его чувстве справедливости, его самолюбии;

- избегать присутствия незаинтересованных лиц;

- никогда, ни в какой ситуации не быть невежливым и безвкусным;

- облегчать собеседнику положительный ответ;

- избегать задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет»;

- давать фундаментальные объяснения своей позиции в каждом случае, когда собеседник с ней не соглашается;

- никогда не относиться к другим пренебрежительно;

- избегать пустой риторики;

- отказываться от ведения шаблонных бесед;

- избегать удаления от предмета беседы и попутных отступлений;

- выражаться убедительно и в оптимистической манере.