3.2 Назначение внутреннего аудита
Регулярное проведение внутренних аудитов позволяет:
а) обеспечить соответствие системы менеджмента требованиям соответствующего стандарта и требованиям, установленным самой организацией в документированных процедурах, стандартах предприятия, инструкциях и другой нормативно-технической документации;
б) предоставить уверенность руководству и заинтересованным сторонам в результативности системы менеджмента: внутренний аудит обеспечивает обратную связь, представляя руководству объективную информацию о том, как функционирует система.
в) выявить оперативные проблемы: во время проведения проверки любой системы, аудитор имеет благоприятную возможность для того, чтобы заметить сложности в исполнении системой требований, или проблемы в самой системе, или в процедурах;
г) обеспечить обратной связью для проведения корректирующих действий: в ходе внутреннего аудита выявляются несоответствия установленным требованиям, затем разрабатываются и осуществляются корректирующие действия для устранения причин выявленных несоответствий;
д) внутренний аудит является действенным инструментом отладки системы на стадии ее внедрения: проведение аудитов на стадии внедрения и подготовки системы менеджмента к сертификации помогает «запустить» систему и выявить, где система даёт сбои.
Целью внутренних аудитов не является поиск и наказание виновных. Необходимо донести этот факт до всего персонала организации, поскольку защитная реакция на любые проявления внешнего контроля не способствует получению объективной информации. Опасаясь возможного наказания, сотрудники могут скрывать или искажать необходимые сведения, и в этом случае результаты аудита не предоставят объективной информации о функционировании системы. Важно, чтобы такой подход не был просто декларацией о намерениях. Обманув доверие людей однажды, трудно завоевать его в будущем.
3.3 Контрольные вопросы и задания
Перечислите принципы, которыми должны руководствоваться аудиторы при проведении аудита.
Какие принципы относятся к процессу поверки?
Что обеспечивает регулярное проведение внутренних аудитов?
Какова цель проведения внутренних аудитов?
Лекция 4 Менеджмент программы аудита
4.1 Программа аудита
Программа аудита (рис. 4.1) может включать один или нескольких аудитов, запланированных на конкретные сроки. Однако программа аудита представляет собой не просто годовой график аудитов, а все виды деятельности, необходимые для планирования и организации аудитов, а также предоставления ресурсов, обеспечивающих их результативное и эффективное выполнение в конкретные сроки.
Рисунок 4.1 – Определение программа аудита по требованиям ISO 19011:2002
В программе аудита должны быть определены:
цели и объём программы,
ответственность по программе аудита в целом и по отдельным аудитам,
процедуры, в соответствии с которыми должны проводиться аудиты.
Руководство организации должно назначить лиц, ответственных за менеджмент программы аудита, и предоставить им полномочия необходимые для установления программы аудита, обеспечения необходимыми ресурсами, реализации, мониторинга, анализа и улучшения программы.
В ответственность лиц, осуществляющих менеджмент программы аудита, входит:
определение целей и объема программы аудита, а также процедур, в соответствии с которыми должен осуществляться внутренний аудит;
определение ответственности при проведении аудитов (руководителя аудиторской группы, аудиторов, стажёров и технических экспертов);
обеспечение ресурсами, необходимыми для планирования, реализации, мониторинга и улучшения программы аудитов;
обеспечение выполнения программы аудита и ведения соответствующих записей по программе аудита;
мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.
Рисунок 4.2 иллюстрирует применение цикла PDCA к менеджменту программы аудита.
Рисунок 4.2 ‑ Применение цикла PDCA к менеджменту программы аудита
В крупных организациях уже на стадии разработки и внедрения системы менеджмента целесообразно предусмотреть создание службы внутреннего аудита. Создание такой службы отвечает интересам организации и является свидетельством понимания руководством организации значения аудита системы.
Служба внутреннего аудита укомплектовывается сотрудниками, имеющими опыт практической работы и прошедшими специальное обучение.
Функции, ответственность и полномочия сотрудников устанавливаются в процедуре по внутреннему аудиту и должностных инструкциях.