Розділ 1. Історія ділового листування

З найдавніших часів людина веде листування з собі подібними. Глиняні таблички, берестяні грамоти, листи на пергаменті. Неважливо на чому, але людина намагалася висловити свої думки та сподівання за допомогою листа. Напевно вже тоді існували ділові листи, за допомогою яких людина здійснювала обмін інформацією, робила пропозиції і вела переговори.

Приступаючи до складання офіційного листа, ми ніколи не замислюємося про те, що ця практика сходить ще до сивої давнини. Мовні формули, види, різновиди офіційної кореспонденції, формуляри, способи оформлення і роботи з нею створювалися і шліфувалися століттями. Багато видів листів мають тисячолітню історію.

Ще на початку 18 століття, в Росії почали видаватися збірники зразків документів, так звані «письмовники».

Попередниками «письмовників» були «формулярники», відомі на Заході вже в 7 ст., А в Росії - з першої третини 16 століття (зокрема, «Формулярники» московської митрополичої кафедри) - опису реквізитів документа, розташованих у певній послідовності. Ранні письмовники були своєрідними підручними збірниками, «абетками-прописами»для писарів. Вони містили зразки побудови документів за визначеною схемою, шаблонні набори фраз і виразів, які були невід'ємною частиною формулярного етикету і відбивали офіційні відносини. Інший вид ранніх письмовників - «титулярники», що містили відомості про те, як записувати повний царський титул. Сферу приватних відносин і приватного листування ранні письмовникс не регламентовані.

Для актів, угод і прохань зазвичай використовували гербовий папір зі штучними клеймами і з зображенням державного герба. Деякі документи дозволялося писати на простому папері звичайного формату.

Вимоги до почерку були досить високі: він повинен був бути чітким, чистим і красивим. Колір паперу, який міг бути синій, помаранчевий та інший, автори письмовників радили вибирати обережно, щоб не піддатися докору в браку смаку.

Листи відправляли в конвертах, а конверти запечатували облатками або сургучем,

облатки були різнокольорові, тоді як сургуч здебільшого червоний. Якщо людина знаходилася в жалобі, то запечатували лист тільки чорним сургучем.

У радянський час термін «письмовник» був підданий осміянню як «Пережиток буржуазного минулого». Приватна переписка могла піддаватися огляду поштової цензури, уміння писати листи втрачалося, значення ділової кореспонденції недооцінювалася. За відсутності конкуренції, вільного підприємництва, не потрібні ні красномовство, ні вміння переконати партнера у співпраці, мало хто звертав увагу на епістолярний етикет.

Розділ 2. Класифікація ділових листів

Ділові листи являють собою офіційну кореспонденцію і застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській і комерційній діяльності.

Діловий лист – завжди офіційне повідомлення. Інформація, що міститься в діловому листі, носить протокольний характер.

Існує декілька варіантів класифікації ділових листів, в основі їх лежать різні класифікаційні ознаки.

За функціональною ознакою листи можна розділити на дві групи:

- листи, що вимагають листа-відповіді (лист-запитання; лист-прохання;лист-звернення; лист-пропозицію та ін.) Листи-відповіді повинні завжди містити індекс того листа, що став причиною для листування.

- листи, які не потребують листа-відповіді (лист-попередження; лист -нагадування; лист-запрошення та ін.)

За структурним ознаками ділові листи поділяються на регламентовані (стандартні) і нерегламентовані. Регламентований лист вирішуєтипові питання регулярних економіко-правових ситуацій і реалізується ввигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований діловий лист являє собою авторський текст, реалізується у вигляді формально-логічної розповіді чи етикетного тексту.

За тематичною ознакою проводиться умовне розрізнення між діловою й комерційною кореспонденцією. Вважається, що листування, яке оформляє економічні, правові, фінансові і всі інші форми діяльності підприємства, називається діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного постачання і збуту належить до комерційної кореспонденції.

За ознакою адресата ділові листи поділяються на звичайні та циркулярні. Циркулярний лист направляється з одного джерела в кілька адрес.

За композиційними особливостями ділові листи поділяються на одноаспектні і багатоаспектні. Одноаспектний лист розглядає одну проблему, питання,а багатоаспектний - декілька. Багатоаспектним вважається лист, що містить однотипні і різнотипні аспекти - прохання, повідомлення, пропозиції.