2.5. Подготовка и проведение делового совещания (собрания)

Цель: изучить порядок подготовки делового совещания (плана-наряда, собрания) и овладеть методикой его проведения.

Задания

1. Ознакомиться с порядком подготовки и проведения делового совещания (собрания).

2. Подготовить конспект и проект постановления совещания по одной из примерных тем:

– «Итоги работы молочного комплекса и задачи коллектива по повышению качества молока»;

– «О ходе подготовки техники к весенне-полевым работам»;

– «О повышении роли бухгалтерского аппарата во внедрении новых форм взаиморасчетов в подразделениях хозяйства»

или др. вопросы по заданию преподавателя.

Методические рекомендации по выполнению практической работы

Деловое совещание — одна из форм привлечения рабочих и служащих к управлению производством, это форма коллегиального обсуждения, поиска и принятия оптимального управленческого решения по обсуждаемому вопросу.

Процесс подготовки и проведения совещания (собрания) предусматривает определенный порядок и процедуру его проведения. Он включает в себя проработку следующих вопросов:

1. Определение «повестки дня». Обычно она сформулирована заранее в плане работы или формулируется руководителем исходя из сложившейся производственной ситуации (возникшей проблеме), для решения которой необходимо узнать мнение других, выработать коллективное решение.

2. Выбор дня, места и времени проведения. Если в хозяйстве имеется план согласования работы администрации и общественных организаций, то это совещание проводится в соответствии с утвержденным планом. Если такого плана нет, то надо иметь в виду, что рабочие совещания могут проходить в рабочее время, но, как правило, через 1-1,5 часа после начала работы или до конца рабочего дня. Общие собрания и совещания с большим числом участников лучше проводить во второй половине рабочего дня и к концу недели. О собрании извещают объявлением за 3-5 дней до начала, о совещании извещают лично каждого.

3. Определение участников совещания.

На совещании должны присутствовать только лица, от которых зависит решение обсуждаемого вопроса или компетентные решать поставленные вопросы.

4. Определение докладчика и состава комиссии, выступающих.

Для раскрытия существа вопроса, возникшей ситуации, проблем, для определения задач и резервов по ее решению необходимо определить докладчика, человека наиболее компетентного по данному вопросу. Вместе с тем для изучения состояния дел и подготовки проекта решения назначается комиссия в необходимом количестве в зависимости от важности и значимости обсуждаемого вопроса. Кроме того, до собрания рекомендуется переговорить с 2-3 членами коллектива, которые бы подготовились и выступили по обсуждаемому вопросу.

5. Подготовка состава президиума, комиссии по подработке проекта решения, секретариата, ведущего.

Деловое производственное совещание ведет руководитель коллектива, а при проведении собрания может вести один из членов коллектива. В таких случаях надо заранее подготовить человека, знакомого с процедурой проведения собрания. Президиум, комиссия и секретарь могут быть подготовлены заранее и предложены собранию или выдвигаются в ходе самого собрания. При проведении деловых совещаний президиум не избирается.

6. Организация регистрации участников.

Надо заранее продумать и поручить кому-то зарегистрировать участников совещания (собрания), а в хозяйствах при проведении общих собраний список участников прилагается к протоколу. Кроме того, регистрация позволяет определить, есть ли кворум (необходимое количество) для начала собрания (совещания).

7. Порядок проведения собрания (совещания):

1) – Товарищи! На собрание должно прибыть ___ чел., прибыло ___ чел. Кворум для проведения собрания есть (нет). Какие будут предложения по открытию собрания?

– Кто за то, чтобы собрание открыть, прошу голосовать. Кто против? Кто воздержался? Принято единогласно (или по числу голосующих).

2) – Для ведения собрания необходимо избрать рабочий президиум. Какие будут предложения по количественному составу?

Голосование:

– Кто за, прошу голосовать! Кто против? Кто воздержался? Решение: избрать президиум из ____ человек.

‑ Прошу персонально. (Или: – Слово по составу президиума предоставляется _________ ).

‑ Будут ли дополнения, отводы?

Голосование.

– Членов президиума прошу занять свои места в президиуме.

3) Ведущий:

‑ Продолжаем работу собрания. Предлагается следующая повестка дня: (зачитывается).

‑ Какие будут мнения по предложенной повестке дня?

Голосование.

‑ Нам необходимо утвердить регламент работы. Предлагается следующий порядок (зачитывает). Доклад ___ мин, выступающим ___ мин, перерыв через 1,5 часа, справка в конце собрания 3 мин. Какие будут предложения по регламенту работы? (С учетом предложений голосования).

‑ Слово для доклада «...» (название доклада) предоставляется _____ (Ф.И.О., занимаемая должность).

4) – Доклад окончен. Какие будут вопросы к докладчику? У кого возникнут вопросы, есть предложение задавать в письменном виде.

5) – Нам необходимо избрать рабочие органы собрания: секретариат и комиссию по подработке проекта решения (счетную комиссию).

– Слово по составу секретариата предоставляется товарищу ______ (ведущий предложит сам или записывает предложение из зала).

Голосование.

Аналогично по составу комиссии.

– Секретариату прошу занять свое место. Сбор членов комиссии за _________ (Ф.,И.,О.).

6) – Переходим к обсуждению доклада. Слово для выступления предоставляется __________ (Ф.,И.,О., должность).

И так до тех пор, пока все выступят (или внесут предложения о прекращении прений).

7) – Слово для заключения предоставляется _________ (Ф.,И.,О. докладчика).

8) – Слово для оглашения проекта решения предоставляется _______.

9) – Какие будут дополнения, изменения, замечания к предложенному проекту решения?

Голосование по каждому дополнению, изменению.

Голосование в целом за проект решения.

– Повестка дня исчерпана (или переходим ко второму вопросу). Какие будут замечания по ведению собрания? Справки?

– На этом собрание считаю закрытым.

8. Организация выполнения решения.

Хорошо подготовленное решение всегда имеет ответственных лиц за выполнение конкретных мероприятий, сроки их выполнения. Поэтому руководитель должен проконтролировать сам или через своих помощников их выполнение в соответствующие сроки, сделать необходимые распоряжения, при необходимости выполнить какие-то действия. На очередном собрании (совещании) всегда первым пунктом должна стоять информация руководителя или должностного лица о выполнении ранее принятого постановления собрания (совещания).

Порядок выполнения задания

1. Совместно с группой или преподавателем определяется повестка проведения совещания (собрания).

2. Изучается и конспектируется процесс подготовки и проведения собрания (совещания).

3. Поручаются роли студентам группы: докладчика, ведущего, членов комиссии, секретариата, выступающих.

4. Проводится деловая игра по разработанному сценарию.

5. Преподаватель проводит оценку действий каждого студента-участника.