Підприємство:

Тов “алмар”

Головний бухгалтер М.П. Чорна

Бухгалтер Н.М. Іваненко

Фінансовий менеджер П.П. Кравченко

Менеджер відділу збуту С.К. Сердюк

Контрагент:

Дп “Донмаш”

Головний бухгалтер Г.М. Петриченко

Бухгалтер О.Я. Гапонова

Фінансовий менеджер В.П. Дергільов

Менеджер відділу постачань М.К. Меркушева

М.П.

М.П.

10.2. Організація обліку розрахунків з покупцями та замовниками

Документування розрахунків з покупцями. Розрахунки підприємств з покупцями та замовниками виникають по операціях продажу товарів, здійснення робіт, надання послуг, що є основними видами діяльності підприємства. Оскільки розрахунки за товарними операціями включають в собі одночасно двосторонній рух і грошових коштів, і товарів, робіт, послуг, то й документи при проведенні розрахункових операцій поділяються на дві складові: фінансові та товарно-розрахункові (рис. 10.11.).

Рис. 10.10. Первинні документи по розрахунках за товари, роботи, послуги

Бланки фінансових документів мають відповідати формі, затвердженій НБУ. Тому в наказі про облікову політику стосовно них слід вказувати лише спосіб створення: ручний чи машинний.

Що стосується товарно-розрахункових документів, то вони можуть мати як стандартний вигляд у формі затверджених бланків, так і бланки, модифіковані самим підприємством. В якості додаткових реквізитів можна рекомендувати розміщення на бланках документів логотипу підприємства, фірмового знаку, попередження про умови проведення оплати, можливості надання знижок, бонусів і таке інше.

Застосування таких особливих відзнак на бланках первинних документів сприятиме закріпленню іміджу підприємства, а також зниженню можливостей зловживань з документами, їх заміни та підробок.

У відношенні товарно-розрахункових документів в обліковій політиці необхідно зазначати окрім способу створення (ручний, машинний або автоматизований), ще й форму документів.

Також серед документів, що створюються самим підприємством здебільшого з контрольною метою, слід назвати спеціалізовані реєстри: виписаних та отриманих документів.

В реєстрі виписаних документів (за видами: рахунки, платіжні доручення, накладні і т.п.) зазначається дата створення документу та номер присвоєного йому індивідуального коду. Такі реєстри запобігають зловживанням з приводу безконтрольної виписки документів та вживання їх не в інтересах підприємства. Вести реєстри виписаних документів доцільно в межах місяця (для великих та середніх підприємств) та в межах року або кварталу (для малих підприємств). У такий спосіб зручно відстежити наскрізну нумерацію документів у відповідному періоді.

Реєстр виписаних рахунків ТОВ “АЛМАР” у вересні 2009 р.

(назва підприємства) (місяць)

№ з/п	Контрагент	Дата документу	Зміст операції	Сума
1	ДП “Донмаш”	14.09.09	За оренду в серпні 2004р.	180-00
2	ТОВ “Корунд”	15.09.09	За торговельні вітрини	2 400-00
3	АТ “Техніка”	16.09.09	За ремонт принтера	80-00
	РАЗОМ:			2 660-00

Виконавець __________ бухгалтер розрахункового сектору Н.М. Іваненко

Загальна тривалість складання документу повинна бути мінімальною, тому необхідно обмежити число осіб, що беруть участь в його складанні, встановити раціональну послідовність складання у графіку руху. На кожен документ складають оперограму або документограму (табл. 10.2 та 10.3).

Зведені графіки руху документів значно відрізняються від індивідуальних. У них планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних працівників до бухгалтерії, до передавання в архів. У цих графіках не відображують порядок складання документа. Зведені графіки руху документів по розрахунках з покупцями – це таблиці, де у підметі вказано назву всіх первинних та зведених документів, облікових регістрів та форм звітності, а у присудку – служби, структурні підрозділи, особи, які працюватимуть над документом, строки обробки (передавання), види процесів обробки і т.п.

Приклад зведеного графіку документообороту за розрахунками з покупцями і замовниками для підприємств наведений у додатку Є.

Схема побудови рахунків для обліку розрахунків з покупцями і замовниками

Застосування комп'ютерної техніки вносить значні зміни в організацію та технологію бухгалтерського обліку, що обумовлені зміною способів обробки первинних облікових даних, високою швидкістю надання звітної інформації через раціональне упорядкування облікових даних, одноразове їхнє одержання і багаторазову передачу і використання. Огляд наявних на українському ринку комп'ютерних програм свідчить, що в практичній обліковій роботі підприємства використовують програми, які хоча і відрізняються виконанням, способами настроювання, інтерфейсом, але побудовані за однією моделлю: уніфікація і представлення даних відображається в системі рахунків методом подвійного запису, ускладнюється і доповнюється спеціальними функціями, що необхідні для відображення специфіки операцій за різними ділянками обліку.

Таблиця 10.2. Оперограма (документограма) рахунку на оплату товарів

№ п/п	Найменування роботи	Виконавці
		Менед-жер з прода-жів	Началь-ник відідлу збуту	Бухгал-тер	Опера-тор АСУ
1	Складання рахунку
2	Перевірка найменування товарів, їх кількості та ціни продажу
3	Реєстрація рахунку у реєстрі виписаних документів, присвоєння йому номеру
4	Завірення рахунку підписом та печаткою
5	Відправлення документу адресатові через засоби електронного зв’язку
6	Реєстрація підтвердження про отримання рахунку

В цих умовах набувають великого значення бухгалтерські рахунки, оскільки вони є першим і єдиним інструментом, що містить інформацію про певний факт фінансово-господарської діяльності підприємства. Від того, наскільки вірною буде ця інформація, залежатиме можливість наступного її використання, гнучкість та мобільність всієї автоматизованої інформаційної системи управління.

Кожне підприємство, формуючи власну автоматизовану інформаційну систему, вільне обирати кількість та назви рахунків за бажанням, необхідністю та технічними можливостями. Обмеженнями може бути лише законодавчо затверджений план рахунків та вимога стосовно обов’язкового затвердження робочого плану рахунків підприємства в наказі про облікову політику.

Таблиця 10.3. Оперограма (документограма) відаткової накладної

№ п/п	Найменування роботи	Виконавці
		менеджер з продажів	начальник відідлу збуту	бухгалтер	матеріально-відповідальна особа	оператор АСУ
1	Виписка накладної на замовлення покупця
2	Перевірка найменування товарів, їх кількості та ціни продажу
3	Реєстрація накладної у реєстрі виписаних документів, присвоєння їй номеру
4	Контроль надходження оплати за товар
5	Передача накладної на склад для видачі (відвантаження) товару
6	Завірення накладної підписом та печаткою
7	Відправлення електронного варіанту накладної адресатові через засоби електронного зв’язку (за домовленістю)
8	Реєстрація підтвердження про отримання товарів та накладної (другий примірник)

Для накопичення інформації про розрахунки з покупцями та замовниками Планом рахунків активу, капіталу, зобов’язань та господарських операцій передбачено активний рахунок 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками”, який має три субрахунки:

361 “Розрахунки з вітчизняними покупцями та замовниками”;

362 “Розрахунки з іноземними покупцями та замовниками”;

363 “Розрахунки з учасниками промислово-фінансових груп”.

В разі застосування розрахунків з покупцями та замовниками на умовах попередньої оплати товарів, робіт, послуг, авансові платежі, які вже надійшли на поточний рахунок підприємства, обліковують на пасивному рахунку 681 “Аванси отримані”. Аналітику до цього рахунку можна вести в розрізі валюти платежів, контрагентів, первинних документів. Особливу увагу треба приділяти перевірці сальдо цього рахунку з метою недопущеня дублювання записів відносно оплати по рахунку 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками”, не припускати відображення відвантаження товарів за дебетом цього рахунку, а також непроведення (або несвоєчасного проведення) взаємозаліку заборгованості між цими рахунками.

Крім того, необхідно окремо обліковувати тих покупців та замовників, заборгованість яких вже перейшла до групи сумнівної, та за якою створено резерв сумнівних боргів. Для цього передбачено спеціальний контрактивний рахунок 38 “Резерв сумнівних боргів”, облік на якому обов’язково ведеться в розрізі контрагентів і дати нарахування (донарахування) суми резерву сумнівних боргів.

Якщо заборгованість визнано безнадійною до отримання, її необхідно списати з основного рахунку 36 “Розрахунки з покупцями та замовниками” й зарахувати на активний позабалансовий рахунок 071 “Списана дебіторська заборгованість”. Сума списаної безнадійної дебіторської заборгованості обліковується на позабалансовому рахунку протягом не менше трьох років з дати списання для спостереження за можливістю її стягнення у випадках зміни фінансового та майнового стану боржника.

Для обліку розрахунків з покупцями робочі рахунки можна будувати за такою схемою (рис. 10.12):

Рис. 10.12. Схема побудови аналітичного субрахунку розрахунків

Перші три цифри коду субрахунку – визначають вид розрахунків (код субрахунку у відповідності із затвердженим Планом рахунків).

Наступні дві цифри коду субрахунку – визначають вид валюти розрахунків (у випадку, якщо підприємство здійснює зовнішньоекономічну діяльність).

Наступні дві цифри коду субрахунку – визначають предмет здійснюваних розрахунків за видами діяльності підприємства (наприклад, розрахунки з покупцями за реалізовані товари, за надані консультаційні послуги, за перевезення вантажів, за операційну оренду і т.п.).

Аналітичний облік розрахунків з покупцями та замовниками повинен давати інформацію про розрахунки, в першу чергу, в розрізі контрагентів, оскільки перекривати заборгованість одному контрагенту за рахунок заборгованості іншого не можна. Інші ступені аналітики формуються в залежності від умов проведення розрахунків та їхнього обсягу: за країнами контрагентів, за валютою розрахунків, за контрактами, за первинними документами, за предметом розрахункових операцій.

Найбільш зручним способом реєстрації інформації про розрахунки в облікових регістрах є лінійно-позиційний. Його реалізація можлива за наявності раціонально побудованого та докладного аналітичного обліку, регістром якого може виступати Аркуш-розшифровка розрахунків з контрагентами, наведений нижче.