6 Приклад виконання контрольної роботи

1.Створення форм для перегляду і введення даних

Запустіть програму Microsoft Access. У вікні , що з'явилося , Microsoft Access виберіть ім'я файлу Бібліотека.mdb Відчиняється вікно бази даних, у якому відображені всі компоненти БД:

Перейдіть на вкладку Форми і створіть прості форми для кожної з таблиць. Спробуйте декілька різноманітних типів форм (простая, ленточная, в столбец) і виберіть для себе найбільш зручну. Введіть нові дані в таблиці, використовуючи форми.

Рисунок 2 Проста форма для перегляду і ввода інформациї

2.Створення форм з підпорядкованою формою

Створимо форму, що включає в себе дані з декількох таблиць. Створимо форму, що для кожного читача виводить список книг, що у нього на руках, з вказівкою автора книги, назви книги, дати видачі і дати повернення. Крім того, створимо поле, що обчислюється, - Пеня. Пеня нараховується у розмірі одного відсотка від вартості книги за кожний прострочений день. Підрахуємо також загальну суму пені для кожного читача. Форма буде мати підпорядковану форму зі списком книг читача. Дані в підпорядковану форму будуть братися з запиту Список1, який вже створено в попередньому пункті.

Початковий макет форми створимо за допомогою Мастера форм, а потім поліпшимо його за допомогою Конструктора.

Виконайте такі операції для створення форми майстром форм:

1. У вікні бази даних виберіть вкладку «Формы» і клацніть на кнопці Создать.

2. У вікні Новая форма у списку: «Выберите в качестве источника данних таблицу или запрос» розкрийте список таблиць і виберіть таблицю Читачі. Потім в іншому полі виберіть Мастер форм і клацніть на кнопці ОК.

3. З'явилося вікно Создание форм. З списку Доступные поля перенесіть у список Выбранные поля поля NB, Прізвище, Кафедра і Телефон. Потім в іншому полі розкрийте список таблиць та запитів, виберіть запит Список1. Його поля з'являться у списку Доступные поля, перенесіть у список Выбранные поля всі поля запиту.

4. У наступному вікні необхідно вибрати тип зображенняу даних. Виберіть «по Читачі», тому що головною формою буде форма, що показує зведення про читачів. Відзначте перемикач Подчиненные формы, щоб інші дані були вставлені у підпорядковану форму, і клацніть на кнопці Далее

5. У наступному вікні виберіть вид підпорядкованої форми. Тому що нам зручніше усього було б бачити дані про книги, що читаються, поданими у вигляді таблиці, відзначте перемикач «ленточний» або “табличный” і клацніть на кнопці Далее.

6. Виберіть стиль для головної форми. Стиль показується у вікні вибору відразу ж, як тільки ви відзначите один із них. Клацніть на кнопці Далее.

7. У наступному вікні необхідно задати імена форм - головної і підпорядкованої. Access створив дві форми, пов'язані один з одною. Але ви можете коректувати їх у режимі конструктора незалежно один від іншого, а також користуватися підпорядкованою формою не залежно від головної. Дайте головній формі ім'я Читачі, а підпорядкованій – Список1. Клацніть на кнопці Готово і ви побачите на екрані створену форму.

На наступному кроку поліпшимо створену форму за допомогою Конструктора форм.

Створимо тепер форму, де не тільки нараховується пеня за прострочені книги, але й обчислюється загальна сума пені для кожного читача.

Приклад такої форми, приведений на рисунку 3, створений Конструктором форм:

а)додано поле “Усього пені”, що обчислюється, у підпорядкованій формі;

б) у головну форму Читачі додано поле, що бере дані з поля “Усього пені” підпорядкованої форми та відображає їх.

Далі йде докладний опис перерахованих пунктів.

а) Відчиніть підпорядковану форму Список1 у режимі конструктора. В області Примечание формы створіть нове поле, що обчислюється. Дайте йому ім'я “Усього пені” та у вікні Свойства для графи Данные задайте формулу: =Sum([Пеня]) , по якій буде підсумовуватися пеня для кожного читача. Збережіть зроблені зміни і відчиніть форму для перегляду. Створене поле не видно, тому що підпорядкована форма Список1 подана у табличному виді, що не передбачає зображення яких-небудь інших полів, крім табличних. Проте, поле у формі є присутнім і обчислення проводяться.

б) Нарешті, створимо поле, що обчислюється, у формі Читачі, що буде показувати нам дані, обчислені в полі Усього пені форми Список1.

Для цього відкрийте форму Читачі у режимі конструктора і додайте елемент керування Текстове поле як на рисунку 4 Відзначте створене

текстове поле, викличте правою кнопкою миші контекстне меню, виберіть Свойства та у полі Данные впишіть такий текст:

=[Forms]! [Читачі]![Список1].[Form]! [Усього пені]

Змініть текст перед цим полем і ваша нова форма готова.

Рисунок 3 Приклад форми створений Конструктором форм:

Рисунок 4. Створена форма Читачі.

Збережіть їх і відчиніть для перегляду.

3.Створення звітів для виведення даних на принтер. Перейдіть на вкладку Отчеты і створіть звіт про наявні у бібліотеці книги, упорядкований за роком видання книг.

Створимо простий звіт, що виводить на принтер список книг, згрупованих по видавництвах, і підраховує загальну вартість книг кожного видавництва. Для цього необхідно:

1. Відчиніть у вікні бази даних закладку Отчеты і клацніть на кнопці Создать (Рисунок 5).

2. У наступному вікні виберіть у якості джерела даних таблицю Книги і зазначте, що будете створювати звіт Мастером отчетов. Для переходу до наступного кроку клацніть на кнопці Далее.

3. Далі необхідно відібрати поля, що будуть відображені в звіті. Виберіть усі поля таблиці «Книги». Зауважимо, що на цьому кроку можна вибирати поля не тільки з зазначеної вище таблиці, але з будь-яких таблиць і запитів поточної бази даних. Для цього

у вікні Таблицы/запросы розкрийте список таблиць і запитів і виберіть потрібний об'єкт. Список полів обраної таблиці з'явиться у вікні Доступные поля та у вас з'явиться можливість перенести потрібні поля у вікно Отобранные поля.

4. На цьому кроку необхідно визначити чи хочете ви групувати дані в звіті за значенням якогось поля. Access часто самий пропонує поле, по якому виконувати угрупування. Виберіть поле «Видавництво».

5. Наступний екран пропонує вам вибрати порядок сортування й обчислення, що необхідно виконати для запису. Сортування можна виконувати по чотирьох полях. Виберіть у першому вікні поле «Шифр», а в другому «Рік видання». Це означає, що для кожного видавництва книги будуть упорядковані по шифру, а для кожного шифру - по року видання. Клацніть на кнопці Результати…, щоб організувати обчислення підсумкових значень для потрібних полів. Access запропонує вам усі числові поля серед відібраних у звіт. У нашому випадку будуть запропоновані поля “Рік” і “Вартість”. Для поля “Вартість” відзначте прапорці під написами Sum і Avg, щоб прорахувати сумарну і середню

6. вартості книг для кожного видавництва і по бібліотеці в цілому. Відзначте перемикач Показать данные и результаты і прапорець Вычислить проценты, якщо це необхідно.

7. Виберіть вид макета для звіту. Макет показується на екрані і ви можете вибрати його за своїм смаком.

8. Виберіть стиль звіту серед тих, що пропонуються у вікні.

9. Назвіть ваш звіт «Список книг» і клацніть на кнопці Готово.

Переглянете створений звіт і переконайтеся, що він задовольняє усім вимогам.

Створимо звіт, що виводить список читачів бібліотеки, згрупованих по кафедрах, список книг кожного читача, рахується пеня та підводиться по ній результат для кожного читача і по всіх читачах. Для створення такого звіту використовується таблиця «Читачі» і запит «Список1», створений у попередній роботі, у якому є поле «Пеня», що обчислюється. Звіт буде мати аналогічний формі вигляд, але його можна друкувати. Приклад такого звіту приведений на рисунку 6.

Для створення звіту виконайте такі дії:

1. Виберіть Мастер отчетов і таблицю Читачі.

2. Виберіть із таблиці Читачі поля Прізвище, Кафедра і Телефон. З запиту «Список1» усі його поля.

3. Тип зображення даних - «по Читачі».

4. Додати рівні угрупування - по полю Кафедра.

5. Сортувати по полю «Дата видачі», а результати підводити по полю «Пеня».

6. Виберіть вид макета і стиль.

7. Дайте звіту ім'я «Читачі» і Готово.

8. Уважно перегляньте створений звіт.

Рисунок 5. Діалогове вікно Новий звіт.

Рисунок 6. Звіт "Читачі".