Документы: понятие, виды, реквизиты
Виды документов и порядок работы с ними.
1. Понятие, виды, функции документов.
Док-т (от лат. «documentum») – переводится как образец, доказательство, свидетельство. Корни слова уходят в европейский язык, где оно означает жест вытянутых рук и связан с получением и передачей чего-либо. Изначально это слово имело значение «поучаю», и в этом значении его использовали Цезарь, Цицерон. Поздне слово приобрело юридическое значение и рассматривалось как «письменное доказательство» (доказательство, подчёркнутое из книг, официальных записей), а также имело значение письменного свидетельства. Слово «документ» заимствован всеми европейскими языками. В русском языке оно появилось в эпоху Петра I, заимствовавшего его из немецкого и польского языка, и воспринималось оно как письменное свидетельство.
В нач. 20 века слово «документ» имело значения:
1. Любая бумага, составленная в законном порядке и могущая служить доказательством прав на что-либо, или выполнением каких-либо обязанностей (условий, договоров, долговых обязательств).
2. Любое письменное свидетельство.
Также появился термин «документация», что означало подготовку использования документальных доказательств, полномочий. В конце 19 века наблюдается тенденция к снижению границ понятия документов, сначала им обозначили любой предмет, служащий для получения доказательств, потом – письменное свидетельство, подтверждающее определённые правовые отношения.
С нач. 20 века снова происходит расширение понятия «документ» (его расширил известный бельгийский ученый, основоположник документации как науки, Поль Отле (1868-1964)). Он подразумевал под документом: 1. Любой источник информации, передачу человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материальной форме или нематериальной форме (это: радио, теле-передачи, театральные представления).
2. Это материальные объекты, зафиксированная информация, собранные человеком для какой-либо коллекции (как искусственные предметы, созданные человеком, так и природные, технические, находящиеся в музеях). Сегодняшнее понимание документа:
1. В широком смысле слова – это способ передачи информации.
2. В узком смысле – это юридический, исторический документ (акт приёма-передачи, акт выполненных работ и т.д.), летописи (с 1950 г.).
Документация – информация, носитель, способ передачи.
В официальной терминологии существует узкий, широкий, самый широкий смысл документа. Узкий смысл – это деловая бумага, письменное удостоверение, исторический источник. В широком смысле (использовался в 1960е, 1970е годы) – это материальный объект, содержащий информацию для её распространения в пространстве и времени. В самом широком смысле (1980-1990е годы), документ – это любой материальный объект, несущий информацию (это и письменные документы, и кинофильмы, и архитектурные сооружения, исторические реликвии и т.д.). Документ также определяется как информация, коммуникация. В 1990е годы документ определялся как носитель социальной информации.
Понятие документа постоянно меняются. Существует Закон «Об информации, информатизации и защите информации», в нём есть определение документа, его найти и записать!
Признаки документа: наличие в информации смыслового содержания; 2. Стабильная вещественная, материальная форма, долговременное хранение. 3. Функциональная предназначенность для передачи в пространстве и во времени.