2. Документальное оформление поступления и расходования материально-производственных запасов

Первичные документы по поступлению и расходованию материально-производственных запасов являются основой организации материального учета.

Первичные документы по движению материалов должны содержать все необходимые реквизиты, подписи лиц, совершивших операции, коды соответствующих объектов учета.

Поступающие в организацию материальные ценности оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и сопроводительные документы – платежное поручение, счет-фактуру (ф. № 88), товаротранспортные накладные, спецификации, квитанции и др.

Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, передают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления.

В случае обнаружения при приемке материалов недостачи или порчи составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к поставщику или транспортной организации.

Все поступающие на приобретаемые товарно-материальные ценности документы направляют в службу снабжения организации, где работники проверяют соответствующие данные первичных документов с договорами поставок по ассортименту, количеству, ценам, срокам отгрузки и т.п. Документы регистрируют в специальном журнале учета поступающих грузов (ф. М-1) и сверяют с данными бухгалтерского учета.

После регистрации в журнале счета поставщиков с приложением к ним документами передают на склад для оприходования ступивших материалов в складском учете. Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Основными документами, которыми оформляют отпуск товарно-материальных ценностей, являются накладные и лимитно-заборные ведомости. Разовый отпуск материалов для потребности или перемещения внутри организации производится на основании накладной (ф. № 264-АПК), а отпуск на сторону – по товарно-транспортным накладным в зависимости от вида материалов. Для отпуска систематически потребляемых материалов в организации применяют лимитно-заборные ведомости (ф. №261-IK).

Отпуск семян, минеральных удобрений, топлива, строительных других материалов оформляют лимитно-заборными ведомостями, а запасных частей – специализированными лимитно-заборными ведомостями. Списание на посев семян оформляют также.

На основании накладных, лимитно-заборных ведомостей минеральные удобрения, ядохимикаты отпускаются со склада в местах их потребления (отделения, фермы, цеха и др.). При расходовании их списывают на основании «Акта об использовании минерных, органических и бактериальных удобрений, ядохимикатов гербицидов (ф. № 262-АПК).

Списание на затраты израсходованных на производство нефтепродуктов производят на основании путевых и учетных листов предварительно обобщенных в накопительных ведомостях ).№301-АПК).

Отпуск материалов сторонним организациям оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывают в двух экземплярах.

Вместо первичных документов по расходу материалов при перевозке в организации своим автотранспортом можно использовать путевые листы.

Материальные ценности, поступившие от переработки продукции организацией АПК, промышленных и обслуживающих производств, приходуют на основании отчета о переработке продукции (ф. № 180-АПК) с приложенными к нему оправдательными документами.

В организациях АПК из-за разнообразных условий поступления, хранения и расходования полученной продукции приходится использовать многочисленные формы первичных документов.

Рассмотрим основные особенности в организации документального оформления поступления и расходования продукции, полученной от сельскохозяйственного производства по отраслям.

В отрасли растениеводства продукция поступает в сжатые сроки уборки при различных погодных условиях, поэтому заранее должны быть подготовлены места приемки и хранения продукции, проверено состояние весовых измерительных приборов, а также проинструктированы все материально ответственные лица – заведующие токами, весовщики, кладовщики, сторожа и др.

Главный бухгалтер должен обеспечить все подразделения бланками первичного учета, пронумеровать их и определить обязанности каждого материально ответственного лица.

Учет зерновой продукции ведется по следующим документам: реестры отправки зерна и другой продукции с поля (ф. № 161-АПК); путевка на вывоз продукции с поля (ф. № 164-АПК); применяются также талоны и специальные реестры.

Документы учета продукции определяют руководитель и главный бухгалтер в зависимости от уборочной площади, наличия техники и других условий.

Наиболее прогрессивным является учет урожая зерновых с помощью талонов, но требует четкой организации работы всех лиц, связанных с учетом движения зерна (комбайнеров, шоферов, заведующих токами, весовщиков и др.), и соответственно строгого соблюдения документооборота.

Главный бухгалтер заранее, до начала уборки, проводит организационную работу по подготовке талонов, которые изготавливают на разноцветной бумаге, нумеруют, заполняют необходимые реквизиты и др. Талоны применяют раздельно для шоферов (ф. № 165-АПК) и комбайнеров (ф. №165а-АПК). Каждый талон предназначается для учета одного бункера зерна, отправляемого от комбайна, подписывается главным бухгалтером и скрепляется печатью. Их регистрируют по видам в журнале учета выданных талонов (ф. № 188) и выдают каждому комбайнеру, шоферу (трактористу), занятому на уборке зерна, под расписку в указанном журнале. В период уборки комбайнер и шофер производят обмен талонами.

Зерно, поступившее на ток или склад, обязательно взвешивают, и на основании талонов комбайнера данные записывают в реестр приема зерна от шофера (ф. № 165в-АПК). Этот реестр ведется в одном экземпляре и постоянно находится у шофера.

Весовщик на основании талона комбайнера и реестра шофера после взвешивания зерна записывает данные в реестр приема зерна весовщиком (ф. № 166-АПК), который тоже ведется в одном экземпляре.

Заведующие токами ведут учет поступившего зерна в ведомости движения зерна и другой продукции (ф. № 167-АПК), которую заполняют по реестру весовщики (ф. № 166-АПК) и в книге складского учета (ф. № 40).

После окончания рабочего дня заведующий током (весовщик) подсчитывает в реестре приема зерна общую массу зерна в день и отдельно по каждому комбайнеру.

Шофер на основании своего реестра приема зерна записывает ежедневно количество перевезенного зерна в путевой лист и в конце дня сдает эти документы диспетчеру или в бухгалтерию организации.

Комбайнер после окончания смены передает заведующему током (весовщику) все талоны, полученные от шофера. От заведующего током комбайнер получает выписку из реестра о намолоте зерна и убранной площади, предварительно сверив количество отправленных от комбайна и принятых на току бункеров зерна в течение дня. Затем все талоны вместе с ведомостью движения зерна и другой продукции (ф. № 167-АПК) и реестр приема зерна весовщиком (ф. № 166-АПК) ежедневно передают в бухгалтерию, где производят записи в бухгалтерских регистрах. ,. Зерно, поступившее на ток, доводят до соответствующей кондиции (сушат, сортируют), и результат процесса сортировки отражают в акте на сортировку и сушку продукции растениеводства (ф. № 169-АПК).

Затем зерно отправляют на хлебоприемные пункты, и на каждую партию зерна выписывают товаротранспортную накладную на отправку-приемку зерна, семян масличных культур и трав (ф. № 190-АПК), а также сортовое удостоверение. Накладные регистрируют в реестре документов на выбытие продукции (ф. № 163-АПК).

В случае расхождения между массой зерна, показанной в накладной, и массой, фактически принятой на хлебопекарном пункте, составляется акт. О расхождениях сообщают руководителю организации для принятия соответствующих мер.

При отправке зерна с тока на склады организации отправляемую партию выписывают накладную (внутрихозяйственного назначения) (ф. № 264-АПК).

Сводным документом о поступлении и расходовании зерновой продукции в целом по организации является «Сводная ведомость движения зерна».

Учет продукции овощеводства, садоводства, картофеля и бахчевых культур ведется в дневнике поступления сельскохозяйственной продукции (ф. № 168-АПК) по каждому подразделению (бригада, звено и т.п.). Ежедневно дневники (ф. № 168-АПК) с приложенными накладными, путевками, актами сдают в бухгалтерию организации.

Если на пунктах сортировки, сушки и переработки производились хозяйственные операции, то все изменения записывают в книгу (карточки) складского учета и своевременно составляют акты на сортировку, переработку овощей и фруктов, в которых указывают наименование, количество и сорт продукции, тару, в которую она упакована, а также приводят данные об отходах (отдельно используемых и не пригодных к использованию).

При отправке овощей и фруктов на заготовительные пункты на каждую партию составляют товаротранспортные накладные (на отправку-приемку овощей, плодов, ягод и других культур) (ф.№ 193-АПК).

В специализированных организациях для оприходования продукции садоводства, виноградарства, цитрусовых и других культур применяется специальный документ – дневник поступления продукции садоводства (ф. № 171-АПК), в овощеводческих хозяйствах закрытого грунта – дневник поступления продукции закрытого фунта (ф. № 170-АПК).

Учет кормов. Продукция растениеводства – это не только продукты питания, но и корма для животных в виде скошенной зеленой травы, ботвы, листьев, полученных при уборке корнеплодов и овощей. Учету подлежат корма, заготавливаемые впрок (сено, солома, силос, сенаж, корнеплоды и др.), а также корма, потребляемые скотом при выпасе. Количество их определяют главный агроном, главный зоотехник организации расчетным порядком (взвешиванием, обмером), на основании чего составляют следующие документы:

1. Ведомость учета расхода кормов (ф. № 175-АПК), в которой записывают количество, вид и название скошенной зеленой массы трав, ботву корнеплодов, капустный лист и др.

2. Акт на оприходование пастбищных кормов (ф. № 173-АПК). В нем указывают скормленные скоту корма без их предварительной уборки (выпаса).

3. Акт приема грубых и сочных кормов (ф. № 172-АПК) на заготовленное сено, солому, силос и сочные корма. Заготовленные грубые и сочные корма принимает комиссия, в которую входят главный агроном, главный зоотехник, специалисты и заведующий участком.

Все принятые по актам корма закрепляются за материально ответственными лицами.

Перемещение кормов внутри организации оформляется накладными (внутрихозяйственного назначения) (ф. № 264-АПК).

Корма со складов и мест хранения для скармливания животным отпускают по ведомости учета расхода кормов (ф. № 175-АПК). Данные из ведомости записывают в журнал учета расхода кормов (ф. № 303-АПК).

В отрасли животноводства получают разнообразную продукцию: молоко, шерсть, яйцо, пух-перо и другую продукцию.

Первичным документом по учету молока является журнал учета надоя молока (ф. № 176-АПК), который хранится на ферме и ведется в одном экземпляре в течение 15 дней заведующим фермой (бригадиром) или старшей дояркой. В нем записывают фамилии доярок, количество обслуживаемых коров, количество надоенного за каждую дойку молока и определяют процент содержания жира. Ежедневно доярка или мастер машинного доения своей подписью подтверждают правильность сделанных записей.

Часть молока отправляют на заготовительные пункты, пункты переработки, маслодельные и сыроваренные заводы. В качестве сопроводительного документа выписывают и товаро-транспортную накладную на отправку-приемку молока и молочных продуктов (ф.№ 192-АПК).

Отправку молока в детские учреждения, на общественное питание и другие пункты отражают в накладных или лимитно-заборных картах (ведомостях). Расход молока на выпойку молодняка записывают в ведомости расхода кормов.

Ежедневно данные из первичных документов по поступлению и расходованию молока составляют в двух экземплярах в сводную ведомость учета движения молока (ф. № 178-АПК). По окончании отчетного периода один экземпляр ведомости вместе с журналом учета надоя молока (по приходу), расходные документы (по расходу) представляют в бухгалтерию. Второй экземпляр ведомости оставляют на ферме.

Если в организации будет организовано поступление молока домашних животных от граждан, проживающих на территории организации, с последующей продажей его государству, то такое молоко принимается на учет по книжке учета приемки (закупки) молока от граждан (ф. № 95в) или журналу учета приемки (закупки) молока от граждан (ф. № 177-АПК).

Учет шерсти с учетом ее качества и количества в период стрижки овец отражается в акте настрига и приемки шерсти (ф. № 181-АПК), который составляется в трех экземплярах. По одному акту приходуется шерсть на складе, второй акт остается у бригадира и третий передают зоотехнику для составления отчета о стрижке. В специализированных овцеводческих организациях ежедневно составляется дневник поступления и отправки шерсти по кипам, сортименту, качеству с указанием процента выхода чистого волокна.

Учет яиц и другой продукции животноводства производится по дневникам поступления сельскохозяйственной продукции (ф. № 168-АПК). По каждому виду продукции ведут отдельный дневник с заполнением соответствующих реквизитов.

В птицеводческих организациях применяют специализированную документацию, например, акт на сортировку яиц в цехе инкубации (ф. № 188-АПК), отчет по складу-холодильнику (ф. № 189-АПК).

Отправка продукции в производство по накладным. Все первичные и сводные документы по учету продукции животноводства сдаются в бухгалтерию в сроки, предусмотренные планом (графиком) документооборота.