Присоединение к таблице

Присоединение — более сложный способ доступа к данным, расположенным вне текущего файла базы данных Access. Присоединение таблицы позволяет просматривать и модифицировать данные из другой системы, не копируя эти данные. Присоединяемая таблица хранится вне Access, в исходном файле. Этот способ исключает возможность неправильной перезаписи модифицированных данных для исходной программы. Вы можете присоединить базу данных Access к таблицам, имеющим следующие форматы файлов:

Paradox 3.x	FoxPro 2.x
dBase III и IV	Btrieve
SQL	Другие базы данных Access

Чтобы присоединить таблицу, хранящуюся вне базы данных Access, выполните такую последовательность действий:

1. Откройте окно базы данных или переключитесь в него, если оно уже открыто.

2. Из меню Файл выберите команду Присоединить таблицу. На экране появится диалоговое окно Присоединение.

3. Выберите формат файла, а затем щелкните на кнопке ОК. На экране появится диалоговое окно, в котором нужно выбрать файл.

4. Выберите файл, который нужно присоединить, и щелкните на кнопке Присоединение. Access отобразит диалоговое окно Выбор индексного файла.

5. Задайте индексный файл, относящийся к присоединяемой таблице, а затем щелкните на кнопке Выбрать (можно выбрать несколько индексных файлов или не выбрать ни одного).

6. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы выйти из диалогового окна Выбор индексного файла. Access присоединит указанную таблицу.

7. Для того чтобы сообщить об успешном окончании операции присоединения таблицы, Access отобразит на экране диалоговое окно с соответствующим сообщением. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть это диалоговое окно. Щелкнув на кнопке Закрыть, выйдите из диалогового окна Выбор файла. Присоединенная таблица появится в окне базы данных в корешке Таблица.

Присоединяя таблицы к базе данных Access, не забывайте следующее.

• Если присоединенная таблица была перенесена в другое место, необходимо удалить старые связи таблицы и присоединить таблицу заново.

• Несмотря на то, что вы не можете изменить структуру присоединенной таблицы, для нее можно установить следующие свойства полей Access: формат, количество знаков после запятой, маску ввода, заголовок и описание.

• Если присоединяемая таблица защищена паролем, Access спросит его у вас во время присоединения.

• Для присоединяемой таблицы можно создать форму и установить следующие дополнительные свойства: Условие на значение, Сообщение об ошибке, если вводимое поле не удовлетворяет условию на значение, и Значение по умолчанию.

Изменение структуры таблицы

Изменяя свойства таблицы, можно изменить ее структуру в соответствии с вашими потребностями. Изменение способа отображения таблицы никак не влияет на ее данные. Например, уменьшение ширины столбца в режиме отображения таблицы не отсекает данные в таблице и не изменяет заданную ширину поля. Используя команды меню Формат, можно выполнять следующие действия:

• Изменять шрифт.

• Изменять высоту строк и столбцов.

• Отображать и убирать столбцы.

• Фиксировать столбцы (столбцы слева остаются на экране, в то время как вы прокручиваете содержимое экрана вправо)

• Включать и выключать линии сетки.

Вышеперечисленные задачи также можно решить, выделив нужный столбец или строку и щелкнув правой кнопкой мыши для отображения контекстного меню. Вы также можете изменить ширину столбца или высоту строки, перетаскивая в нужное положение линию сетки в заголовке или в столбце маркировки записи. Для того чтобы изменить порядок следования столбцов в таблице, выделите столбец и перетащите его в новое место.

Когда вы закрываете таблицу, Access спрашивает, хотите ли вы сохранить сделанные в структуре таблицы изменения. Выберите Да для сохранения изменений, Нет—если вы не хотите записывать сделанные изменения, или Отмена — для возврата в таблицу.

Чтобы изменить структуру всех таблиц данных, в меню Вид выберите директиву Настройка. Когда Access отобразит диалоговое окно Настройка, выберите категорию Таблица. Обратите внимание, что вы можете задать первоначальные установки ширины столбцов, высоты строк, типов шрифтов и наличия или отсутствия линий сетки для всех таблиц данных.

Для того чтобы изменить положение поля, выполните такую последовательность действий:

1. В режиме таблицы щелкните на заголовке поля, чтобы выделить нужный столбец.

2. Снова щелкните на заголовке поля и удерживайте левую кнопку мыши нажатой. Слева от столбца Access отобразит вертикальный прямоугольник (область выделения).

3. Перетащите поле (столбец) на новое место. АС переместит вертикальный прямоугольник, чтобы показать место, где будет вставлен столбец, и отобразит прямоугольник под ним (рис. 29.16).

4. Чтобы вставить поле в нужное место таблицы, отпустите левую кнопку мыши.

5. Щелкните в любом месте таблицы, чтобы убрать выделение.

Для того, чтобы изменить ширину столбца, выполните следующие действия:

1. В режиме таблицы установите указатель мыши в строку заголовка поля, на линии между полями, размер которых вы хотите изменить. Указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки.

2. Тащите линию до тех пор, пока столбец не достигнет нужной ширины, а затем отпустите кнопку мыши.